Uno de los principales objetivos de las empresas es reducir costos. Buscar la máxima rentabilidad con la menor cantidad de gastos posibles es el sueño de cualquier compañía.
Gracias a la tecnología y a la llegada de diversas herramientas para la digitalización que permiten optimizar tiempo y aumentar la productividad, este objetivo está siendo cada vez más alcanzable.
Pero, quizás te estás preguntando: ¿Y adquirir estas herramientas no va a aumentar mi inversión? La respuesta es sí, por supuesto. Pero recuerda que es un gasto único, que luego le verás el retorno cuando no tengas la recurrencia del gasto.
Además, al sustituir el papel por una herramienta digital que haga la misma función pero más rápido, más eficiente y más económico, reemplazarás un gasto por el otro y, en el corto plazo, verás una reducción de costos importante en el departamento.
Esta reducción no solo la verás impactada en materiales para la gestión del departamento como papel, tinta, impresoras, logística y distribución, sino en horas del colaborador, que vaya que tiene impacto en la compañía.
Uno de los departamentos que tiene más gastos, sobre todo en papel, es el de Recursos Humanos. Solo con el onboarding de empleados, ¿sabes cuántas resmas de hojas se gastan? Ni hablar de la impresión de los recibos de sueldo mes a mes.
Pero, vayamos directo al grano y conozcamos cuáles son la formas de reducir costo en el departamento de Recursos Humanos.
Reduciendo costos en RRHH
El proceso de reducción de costos puede tomarse como que la empresa está en crisis, o que no hay recursos suficientes para llevar cierto departamento.
Pero la reducción de costos en Recursos Humanos no tiene porqué ser un proceso traumático. De hecho, según Meta4, el reconocido software de Recursos Humanos, “la implantación de planes de retribución flexible o la adopción de medidas de flexibilización son algunas ideas que cualquier empresa puede considerar”.
Es por esto que, si has estado pensando en cómo reducir los costos en Recursos Humanos, te interesa seguir leyendo porque te diremos las mejores formas de hacerlo.
Recibos de sueldo digitales
Quizás has escuchado que entregar los recibos de sueldo de manera digital es completamente legal y, de hecho,es una tendencia muy marcada en los sectores de Recursos Humanos que buscan disminuir costos.
¿Cómo pueden disminuir los costos tener los recibos de sueldo digital?
Transporte y logística
Supongamos que eres una empresa de limpieza o de seguridad y tienes 5000 empleados distribuidos a lo largo y ancho de todo el territorio.
Cada mes, debes entregarles los recibos de pago de su liquidación. Pero el problema no solo está en entregarles los recibos, sino en que te los devuelvan y que a la vez estén firmados en conformidad.
Si perteneces a una de estas industrias, ya sabes cómo es de problemático este proceso si el recibo no se encuentra digitalizado.
Pero, ¡no te preocupes! La buena noticia es que siempre puedes obtener una plataforma de gestión documental que te permita la distribución y control de los recibos de sueldo digitales y sus respectivas firmas.
Si quieres conocer los tipos de firma que existen y las principales diferencias entres la firma digital y firma electrónica, puedes leer nuestro artículo al respecto.
Al contar con los recibos de sueldo digital, solo tienes que subir un archivo en formato PDF y enviárselo a tu colaborador, que lo podrá ver, y firmar, desde cualquier lugar y en cualquier momento desde cualquier dispositivo.
Ahorro en dinero, ¡y árboles!
Vayamos ahora a las matemáticas. Sigamos con el ejemplo de la empresa de seguridad o limpieza con 5000 empleados.
Una resma tiene 500 hojas. Si en cada hoja se imprime un recibo de sueldo, estamos hablando de 2.500.000 de hojas usadas, al mes, solo para imprimir los recibos de sueldo. Sin contar otras impresiones que deben realizarse dentro del departamento.
¿Cuánto gastas en papel mensualmente para imprimir, entregar y recibir firmados los recibos de sueldo? Y eso que no te he hablado de impresoras, tintas y otros elementos que también influyen en el costo.
Pero no solo hablemos del gasto en moneda, que claramente es muy importante. Imagínate los árboles que sufren por la cantidad de impresiones mensuales, si no hablar diarias.
Te dejo un dato. 16 resmas equivalen a 1 árbol. Esto quiere decir que, si tu fueras un miembro del departamento de RRHH de una empresa de seguridad o limpieza, tu departamento, y solo tu departamento, está sacrificando 312,5 árboles mensuales para entregar sus recibos de sueldo. Multiplica eso por los 12 meses del mes… Son 3750 árboles al año. ¡Es demasiado!, ¿no crees?
Parece que estás empezando a tener ganas de unirte al #TeamPaperless.
Onboarding de empleados
Este es otro de los procesos en donde se gastan muchas hojas para llevarlo a cabo. Entonces, te invito a imaginarte una plataforma donde puedas tener eforms y facilitar el proceso de onboarding del empleado.
Una plataforma donde puedas no solo hacer el proceso de onboarding donde podrás cargar, visualizar, verificar y editar cualquier información que suba el candidato, sino una herramienta donde puedas cambiar el status del candidato a empleado, todo en la nube, sin papeles. ¿Esto es un sueño?
No, te cuento que es una realidad que ya está disponible y a tu alcance. Solo tienes que tener las ganas de formar parte del team paperless.
Digitalización de historial
¿Cuánto tiempo demoras buscando información de un colaborador? ¿O quizás alguna factura que necesitas referenciar? Si tienes todo digitalizado, la respuesta debe ser 1 segundo. Si tu vida está llena de papeles, entonces un poco más que eso, ¿no?
Otra de las formas de ahorrar dinero en el departamento de Recursos Humanos es cuando digitalizas toda la documentación y la manejas a través de un gestor documental. Te estarás preguntando: ¿Y cómo ahorro dinero digitalizando? Ahí te va la respuesta.
Al tener a tu equipo de Recursos Humanos trabajando en tareas más importantes y no perdiendo tiempo buscando documentación. Esto va a aumentar la productividad del equipo, lo que se traduce como ganancia para tu empresa.
Hay equipos de RRHH que solo tienen personas para buscar información. Un gasto completamente innecesario, ¿no?
Con los gestores documentales se pueden hacer búsquedas avanzadas de documentación y, lo mejor de todo, se puede hacer Business Intelligence en RRHH a través de cruce de información e informes de gestión.
Como ves, son muchas las formas en las que puedes disminuir, sustancialmente, los costos en el departamento de RRHH. Pero no solo ahí estás haciendo un cambio, también en el medio ambiente que, al fin y al cabo, todos debes invertir ahí.
Ya es hora de que pases a ser paperless. Pero, ¡no te estreses! Es un proceso que te va gustar y que, en un futuro bastante cercano, podrás disfrutar ampliamente de sus beneficios, y el planeta también.
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Muchas gracias por compartir estos consejos para reducir los costos en RRHH. Me ha servido de mucha ayuda para mi negocio, excelente artículo e información muy útil
¡Hola Roberto! Muchas gracias a ti por el mensaje