Digitalización: De la A a la Z

Desde hace ya varios años, muchas empresas han empezado a cambiar sus procesos para obtener mejores resultados.

La digitalización ha sido pilar fundamental para cualquier compañía que ha querido sumar eficiencia, rapidez, productividad y rentabilidad a su negocio.

Lo primero que se tiene que tomar en cuenta es que la digitalización es un proceso constante, que amerita tiempo y dedicación. No es algo de un solo día y se olvida.

¿Qué es la Digitalización de una Empresa?

El término digitalizar se refiere, principalmente, a procesar datos que se encuentran en formato papel a formato digital.

Estos datos pueden ser fotografías, documentación, archivos, facturas o cualquier otra información que se encuentre en papel.

Ahora bien, el proceso de digitalizar una empresa va relacionado directamente al buen uso de los recursos y al enfoque hacia la productividad.

Va mucho más allá de pasar un papel a formato digital. Tiene que ver con mejorar tiempos de gestión, aumentar productividad y automatizar procesos.

La digitalización de una empresa tiene que ver con el uso de la tecnología para poder transformar procesos que permitan obtener resultados favorables para el negocio.

Y esto es algo que ha tenido el efecto bola de nieve. A medida que han ido transcurriendo los años, cada vez existen más beneficios en la digitalización de los procesos de una empresa.

Pero acá es importante que hagamos una pausa para aclarar algo que es sumamente importante y que muchas empresas se toman a la ligera.

Digitalización: Un Proceso Constante

Muchas empresas cometen el error de pensar que el proceso de digitalización es algo que se hace un día y después se deja.

Esta premisa es la que puede sabotear por completo los beneficios de digitalizar los procesos de una empresa.

La digitalización de procesos de una empresa es algo que debe tener un seguimiento constante para poder ser adecuado a las necesidades del mercado.

Recordemos que el proceso de Transformación Digital se va renovando constantemente y con ello lo hace también la empresa y el modelo de negocio.

Es importante tomar en cuenta que existen formas de agilizar el proceso de despapelización de la empresa, el inicio de la Transformación del negocio.

Pero nunca se debe apresurar el proceso de la digitalización en sí, ya que este acompañará a la empresa por el resto de sus días.

Una de las cosas que debes tomar en cuenta con la digitalización del negocio es delimitar indicadores de éxito que te permitan medir la gestión.

Indicadores de Éxito para la Digitalización

Las métricas o indicadores de éxito son un elemento fundamental para el correcto seguimiento de cualquier proceso.

Pero, sobre todo, si te sumerges en la Transformación Digital del negocio y no le haces seguimiento a través de KPIs que te permitan medir las mejoras, entonces no estarás aprovechando del todo esta mejora en tu negocio.

Como te comentábamos al principio, la despapelización no tiene que ver solamente con digitalizar documentos en pdf.

Existen una cantidad extraordinaria de beneficios que va a tener tu negocio como, por ejemplo, la mejora en los tiempos de gestión.

Y para saber que esto realmente ha mejorado y poder optimizar los procesos, debes tener métricas e indicadores que te den luces sobre lo que debes o no debes hacer.

Lo que no se mide no se puede conocer ni mejorar, así que no dejes este elemento a un lado.

Principales Beneficios de la Digitalización

Si tienes pensado un proyecto de digitalización para tu empresa, entonces debes conocer todos los beneficios que vas a obtener de ellos.

Mejora en Logística, Almacenamiento y Distribución

Trasladar toda la documentación que tenemos en papel a formato digital tiene una larga lista de beneficios para cualquier empresa.

Pero la logística, almacenamiento y distribución de la documentación son 3 de los factores que más se benefician con esta medida.

Al tener la información en la nube, es mucho más fácil gestionar la documentación y los procesos se optimizan a gran escala.

Ahorro de costos

Este es uno de los beneficios fundamentales de la digitalización de procesos en una empresa.

¿Quién no está buscando disminuir costos sin sacrificar resultados? La digitalización de la información es una muestra irrefutable de que esto es posible.

Al digitalizar los documentos, se ve un impacto positivo en los gastos de la empresa. Adiós gastos de papel, tinta, impresión y gestión, ¡Hola digitalización!

El ahorro de costos se ve impactado en los distintos departamentos de la empresa que buscan, por ejemplo, cómo reducir los costos en recursos humanos.

Búsquedas eficientes de información

Por lo general, los gestores documentales que hoy en día están disponibles en el mercado, permiten búsquedas rápidas y eficientes de la información.

En el caso de los departamentos de Recursos Humanos, existen muchos mitos sobre la digitalización de sus procesos, sin embargo, ahí es donde más se evidencia el cambio que genera la transformación digital.

Estanislao Coloma, Jefe de Administración y Finanzas en BBT, comenta que desde que implementaron una solución digital para los recibos de sueldo, los cambios han sido inmediatos:

“No hay que estar detrás del envío de recibos, el coordinador de cada sucursal no tiene que estar detrás de las firmas de los empleados, tampoco del envío de todos los recibos a Sede Central para posteriormente ser archivados”.

Además asegura que buscar la información de cada empleado es mucho más fácil y efectivo.

Máxima organización de la documentación

Este punto está muy relacionado al anterior. ¿Cuántas veces has pasado horas buscando un documento que se traspapeló o que se archivó de manera equivocada?

Esto ya no es más un problema cuando se decide digitalizar la documentación de las compañías.

La documentación en la nube, además, fomenta los entornos colaborativos y permite acceder a la información en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.

Mayor productividad

Tener la documentación digitalizada no solo permite realizar una gestión más eficiente de la documentación.

También permite generar nuevos modelos de negocio, como fue el caso del Grupo Clarín, que luego de digitalizar todas sus ediciones publicaciones desde 1945 hasta 1993, les permitió comercializar nuevos productos.

Pero además, lograron que los periodistas incrementaran su productividad al poder buscar la información en la nube, desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Pero más adelante podremos ver el Caso de Estudio del Grupo Clarín.

Accesibilidad a la información

Siguiendo con el ejemplo del Grupo Clarín, otro de los beneficios que encontraron al digitalizar sus ediciones pasadas fue el acceso a la información.

Más allá de poder hacerlo desde cualquier dispositivo móvil, sin la necesidad de ir al Archivo de la empresa, varios periodistas podían acceder a la vez a la misma información.

Algo que, antes de la digitalización de los archivos, no era posible. Ya que si un periodista sacaba algo del archivo, otro no podría acceder a él hasta ser devuelto al archivo.

Conservación de la información

Para que un documento se conserve de manera óptima a lo largo del tiempo, es importante mantenerlo en ciertas condiciones.

Esto se traduce en espacio y dinero que se gasta, hoy en día de manera innecesaria, teniendo soluciones como la digitalización para este tipo de labores.

Si decides llevar a cabo la digitalización de documentos de archivos, podrás garantizar que la información dure por siempre.

Garantiza la seguridad y confidencialidad de la información

La seguridad y confidencialidad de la información, sobre todo en el departamento de Recursos Humanos y Finanzas es vital.

Tener la documentación digitalizada permite un mayor control y seguridad de la información. Por ende, una mejor gestión de la misma.

Automatización de procesos

Hacer los procesos más fáciles y eficientes es uno de los objetivos principales de la digitalización.

Y la automatización ayuda a que esto suceda. No más errores humanos ni procesos manuales que disminuyen la productividad del equipo.

Por ejemplo, la digitalización en las empresas que ofrecen servicios de limpieza o logística resulta una solución muy buena por el tipo de industria.

Este tipo de empresas tienen una gran cantidad de empleados, distribuidos en distintos puntos. Por lo que entregar, por ejemplo, los recibos de sueldo puede llegar a ser un problema.

Con la información digitalizada y contando con un gestor documental, el envío de los recibos de sueldo digitales o cualquier comunicación a sus empleados lo pueden realizar de manera automática, rápida y muy segura.

Si te interesa conocer los beneficios de la digitalización de procesos en Recursos Humanos, te invito a leer el siguiente artículo de blog que habla en detalle sobre el tema.

Ayuda al medio ambiente

Por supuesto, no podíamos dejar por fuera el impacto al medio ambiente que resulta de ser una organización digital.

Se estima que 1 resma de hojas equivale a la tala de 16 árboles. Es demasiado, ¿no te parece?

Es por eso que ser una empresa paperless es cada vez más importante, no solo para tener mejores procesos y mayor productividad. Sino también es nuestro granito de arena a un mundo más sustentable.

Iniciar el proceso de digitalización no es un proceso complicado, pero si se hace de manera estratégica y pensada, tendrá mejores resultados.

Por eso, acá te dejo 10 sencillos pasos para comenzar a digitalizar los procesos de tu negocio.

Cómo digitalizar una empresa en 10 sencillos pasos

Analiza el entorno

Uno de los primeros pasos para comenzar cualquier proyecto es analizar el entorno y la situación actual de la empresa.

De esta manera podrás determinar qué tienes, qué te falta y así armar un plan de acción para digitalizar tu negocio.

No dejes nada por fuera a la hora de hacer este análisis. Inclusive es bueno que sepas si tu competencia ha digitalizado sus procesos, y de allí poder guiar tu proceso interno.

Determina un equipo

Ha quedado demostrado que si la directiva de una compañía acompaña el proceso de digitalización, el éxito puede estar asegurado.

Como todo proyecto, una de las mejores prácticas que puedes llevar a cabo es elegir un team de digitalización que pueda hacer seguimiento, determinar tareas y hacer que la digitalización sea una realidad para tu negocio.

Diseña una estrategia

Una vez que hayas determinado el equipo que llevará a cabo la valiosa tarea de digitalizar los procesos de negocio, diseña una estrategia.

Determina pasos a seguir, acciones, tiempos de ejecución y responsables. Hazlo con calma, por partes y proyectado a futuro, recuerda que la digitalización es un proceso constante que no para.

Selecciona la nube

Javier Outeiral, CEO de Cardinal Systems, afirma que, a la hora de contratar servicios en la nube, “es importante pedirle al proveedor del servicio, las credenciales que aseguren que la Plataforma opera en Datacenters seguros y que el proveedor suscribe e implementa los procedimientos relacionados a la protección de datos personales”.

Esta es la única forma de asegurar que la nube va a ser un lugar seguro donde podremos depositar toda la documentación de la empresa.

Hazlo por partes

Uno de los mejores consejos que te puedo dar a la hora de digitalizar los procesos de tu empresa es que lo hagas por partes.

Comienza por departamentos y ve logrando pequeñas batallas que te permitan motivar al equipo y ver resultados inmediatos.

Digitalizar todos los procesos a la vez puede ser abrumador y perjudicial para el feliz término del proyecto.

Así que ve con calma, recuerda que este viaje está hecho para que lo disfrutes y veas resultados sólidos en el tiempo.

Haz capacitaciones internas

La capacitación constante va a ser uno de los mejores aliados para el éxito del proceso de transformación digital de la empresa.

Recuerda que al digitalizar la documentación, la gestión comenzará a ser de manera digital, por lo que será necesario el uso de plataformas nuevas para una buena gestión.

Es importante que capacites no solo al equipo ejecutor, sino a toda la empresa, para que pueda manejar la nueva tecnología que se ofrece y no la rechace por desconocimiento.

Trasladar la estrategia al negocio

Con la digitalización de procesos, tu modelo de negocio se volverá sustentable y sostenible en el tiempo.

Es por esto que, cuando estés iniciando el proceso de digitalizar la documentación de tu negocio, debes trasladar la estrategia al negocio.

Ver de qué manera vas a mejorar los procesos y de qué manera esto va a impactar en tus ventas. Aprovecha al máximo la digitalización para que optimices resultados con menos recursos.

Mide y analiza resultados

Como cada una de las acciones que llevamos a cabo, medir y analizar los resultados de la digitalización es un must que te permitirá evaluar la estrategia y hacer cambios si es necesario.

No olvides marcar KPIs por determinados períodos de tiempo, recopilar la información y luego analizar si el camino que estás tomando es el mejor.

Aplica las mejoras

Es probable que apenas comiences el proceso de digitalización de tu negocio, marques ciertos objetivos y acciones que no saldrán como se espera.

Por eso la importancia del punto anterior. Eso te va a permitir redireccionar el rumbo de tu estrategia y lograr los mejores resultados posibles gracias a la digitalización.

Consigue socios digitales

Existen muchas empresas de digitalización de documentos que te pueden ayudar a dar el paso a la Transformación Digital de tu negocio.

El precio de la digitalización va a variar según el aliado que consigas para esta labor. Pero este no puede ser el único punto por el que te debes guiar para comenzar.

A la hora de elegir un proveedor, es muy importante conseguir un socio estratégico que entienda nuestro negocio, nos ayude a mejorar y nos acompañe en todo momento.

Casos de Éxito: Digitalizando Negocios

Grupo Clarín

El Grupo Clarín decidió digitalizar todas sus ediciones desde el año 1945 a 1993, logrando grandes resultados para su modelo de negocio.

Ellos eligieron de proveedor a Cardinal Systems, quienes los ayudaron a digitalizar los archivos creando una isla de digitalización en las instalaciones del grupo, para garantizar la confidencialidad y el buen mantenimiento de los documentos.

Junto al Grupo Gestión, iniciaron la digitalización de las ediciones en dos etapas. El proceso duró 3 meses en total y trajo grandes beneficios para el Grupo Clarín.

En primer lugar, Emiliano Sampere, del área de Sistemas del Grupo Clarín, aseguró que se comenzaron a comercializar nuevos servicios gracias a la digitalización de las ediciones pasadas.

Por otro lado afirmó que esta medida benefició a los periodistas:

“Desde la implementación de este sistema digital, los profesionales no deben ir personalmente al departamento de Archivo para acceder al material que necesitan para escribir sus artículos porque pueden acceder a él de forma remota, con un nombre de usuario y contraseña, a través de cualquier dispositivo con conexión a internet. Asimismo, varias personas pueden acceder al mismo material en simultáneo, desde cualquier lugar, en todo momento”.

Si quieres conocer a fondo el testimonio, te invito a que descargues el Caso de Estudio: Grupo Clarín.

LoJack

LoJack, empresa líder en temas de seguridad, decidió digitalizar los procesos de Recursos Humanos. Comenzando con los recibos de sueldo digitales.

Federico Tommasini, Director de Recursos Humanos de LoJacK recuerda cómo eran sus día antes de la digitalización de procesos de Recursos Humanos:

“Hasta la implementación de esta plataforma, contábamos con una persona abocada exclusivamente al proceso de producción y entrega de recibos de sueldos.

Así es como se ocupaba de imprimir dos copias de cada recibo de nuestros 600 colaboradores, los ensobraba y distribuía por correo al Interior del país.

En Capital Federal, se los entregaba a los jefes, y luego tenía que ocuparse de reunir las copias firmadas por los empleados para guardarlas en los legajos. En total, este procedimiento le tomaba unos 15 días, sin tener en cuenta que había que reclamarle a aquellas personas que no entregaban sus copias firmadas”.

Al darse cuenta que esto no podía seguir de esta manera, decidieron digitalizar los recibos de sueldo con Cardinal Systems y su plataforma Humanage.

“Implementamos este sistema que a mí me permite en 5 minutos firmar la totalidad de los recibos de sueldo y, al instante, se envía un correo electrónico a cada empleado avisando que su recibo de sueldo digital está disponible para ser revisado y firmado digitalmente a través de cualquier dispositivo y desde cualquier lugar”, comenta Tomassini.

Si quieres conocer más sobre la historia, descarga el Caso de Estudio: LoJack .

¿Cuánto tarda el proceso de digitalización de una empresa?

Dependiendo si se trata de digitalización de documentos o de procesos, el tiempo varía. Si hablamos de digitalización de documentos, el tiempo estará directamente relacionado a la cantidad de documentación y a la cantidad de escaners que se tengan a disposición.

En cambio, si hablamos de la digitalización de un proceso, puede durar días o semanas, según la complejidad del software.

Sin embargo, la digitalización es un proceso, un cambio grande, que dura en el tiempo y necesita constancia. Las empresas comienzan la digitalización de a poco, sector por sector, y es posible que tarden meses o años en digitalizar toda la empresa.

Estos periodos varían según la resistencia al cambio de las empresas y de los líderes que impulsen la digitalización.

El proceso de digitalización del negocio, más allá de incluir el uso de herramientas digitales que permitan una mejor gestión de la información tiene que ver con el cambio en la cultura empresarial del negocio.

Como hemos repetido ya varias veces en este artículo, la digitalización es un proceso constante que te acompañará por siempre.

La idea es que cada uno de los empleados de la empresa pueda tener un pensamiento digital, que aproveche los beneficios de la transformación digital y que cambie a la organización para siempre y permita un crecimiento sustentable del negocio.

El momento de la Transformación Digital de tu negocio es ahora, no dejes pasar más tiempo y da el paso hacia la digitalización.

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