En la actualidad, vemos cómo empresas de diversos sectores están buscando la forma de reducir los costos operativos en cada uno de los procesos, tanto internos como externos. 

 

Además, buscan incrementar la eficiencia y la productividad del equipo.  Es así como realizan un enfoque en cada área que pueda estar afectando el rendimiento del equipo. 

 

En este caso se presenta la historia de Lojack, una empresa que decidió optimizar un sector que tiende a demandar mucho tiempo y recursos. Se trata de la confección, entrega y archivado de los recibos de sueldo de la compañía.

Casos de Éxito: La Historia de LoJack

 

Lojack decidió hacerle frente a esta eventualidad y transformar su situación. En el año 2018, comenzaron los cambios hacia la era digital de la mano de nuevas tendencias que venían surgiendo en el mercado. 

 

Fue así como pudo digitalizar el proceso del sistema de recibos de sueldo. Para esto se implementó una plataforma que se encargaría de la gestión de la documentación proveniente de Recursos Humanos. 

 

Servicio Ofrecido por Humanage 

La solución ofrecida por Cardinal Systems para LoJack fue la implementación del recibo de sueldo digital. Además, implementó la despapelización por medio de una plataforma que permite gestionar toda la documentación de la organización. 

Casos de Éxito: Antes y Después de LoJack

Pudimos ver que antes de implementar la solución de Humanage, LoJack era una empresa que invertía mucho tiempo en las tareas relacionadas con los recibos de sueldo. Además, veíamos una gran inversión en recursos para poder efectuar cada una de las tareas.

 

Luego de implementar la herramienta, logramos ver a una compañía que ha podido dar un nuevo salto y  salir de un proceso con mucha demanda de tiempo como lo es la confección y entrega de recibos de sueldos.

 

Ahora vemos a una empresa que ha podido centrarse en otro tipo de actividades y seguir impulsando la escalabilidad que buscan.

Desafíos a Implementar

El mayor desafío a considerar fue la transición de pasar de un plano físico a uno digital, y con ello hacer más eficiente el  proceso de confección, entrega y archivo de los recibos de sueldo a través de la digitalización de esta documentación.

Solución Brindada por Humanage

La solución que fue brindada a Lojack empieza desde la Plataforma Humanage que ha sido provista por Cardinal Systems. 

 

Esta plataforma se enfoca en la gestión de los documentos que han sido generados dentro del departamento de Recursos Humanos

 

Por las propiedades de la herramienta, esta permite realizar búsquedas avanzadas de toda la documentación laboral. También permite generar reportes por medio de indicadores, tener una firma electrónica y otras ventajas como tener un repositorio documental.

 

Con esta solución puedes obtener información de forma centralizada, crear formularios electrónicos de forma inmediata; descargar información de documentación laboral para presentaciones y mejorar los niveles de satisfacción de los colaboradores en la organización.

Casos de Éxito: Testimonios de LoJack

Testimonios lojack

“Hasta la implementación de esta plataforma, contábamos con una persona abocada exclusivamente al proceso de producción y entrega de recibos de sueldos. Así es como se ocupaba de imprimir dos copias de cada recibo de nuestros 600 colaboradores, los ensobraba y distribuía por correo al Interior del país.

 

En Capital Federal, se los entregaba a los jefes, y luego tenía que ocuparse de reunir las copias firmadas por los empleados para guardarlas en los legajos. En total, este procedimiento le tomaba unos 15 días, sin tener en cuenta que había que reclamarle a aquellas personas que no entregaban sus copias firmadas”, recuerda Federico Tommasini, que es el Director de Recursos Humanos de LoJack. Él también destinaba varias horas de su jornada para firmar los recibos.

 

Más allá de lo engorroso de este proceso, este sistema manual incluía ciertos peligros como los problemas de confidencialidad, porque es fácil que una persona acceda al recibo de otra.

 

“Además, era sencillo que un jefe extraviara un sobre con muchos recibos. Por eso, y por los ahorros de costos y aumento de la agilidad, implementamos este sistema que a mí me permite en 5 minutos firmar la totalidad de los recibos de sueldo y, al instante, se envía un correo electrónico a cada empleado avisando que su recibo de sueldo digital está disponible para ser revisado y firmado digitalmente a través de cualquier dispositivo y desde cualquier lugar”, describe. 

 

“Entre otros detalles, Humanage permite saber qué recibos fueron firmados o no, y cuáles fueron firmados con disconformidad.

 

Además, la herramienta se customiza a medida de la organización tanto en cuanto al diseño de la interfaz como en cuestiones que tienen que ser propiamente con el recibo de sueldo. Al estar alojada en la nube, configurar la herramienta lleva un par de días, y la empresa no necesita adquirir hardware ni software. 

 

“Tampoco debe ocuparse del mantenimiento, por lo que no tiene ningún tipo de costos ocultos”, detalla Javier Outeiral, CEO de Cardinal. Y agrega que esta plataforma puede ser utilizada ya sea por emprendimientos con un solo empleado hasta por corporaciones con miles de colaboradores.

Casos de Éxito: Beneficios de Utilizar Humanage en LoJack

Al momento en el que LoJack decidió usar Humanage obtuvo una serie de beneficios increíbles como:

 

  • Poder ver a la empresa con procesos automatizados y mucho más rápidos.
  • Ahorro en costos operativos en un sector que demanda muchos recursos.
  • Ahorro de tiempo en procesos que tomaban mucho tiempo y el aumento de la productividad de los empleados.
  • Un cambio de mentalidad total para lograr que la transición fuese mucho más efectiva. 

Agilización Procesos de Recibo de Sueldos

Los procesos internos, como la entrega de los recibos, fueron agilizados drásticamente con la implementación de la herramienta.

 

Esto se logró por medio de la digitalización del propio recibo de sueldo y cargarlo en el sistema de gestión, además se pudo contar con la implementación de una firma digital. Para que con una única firma del empleador pudiesen firmarse diversos recibos en pocos minutos. 

Una vez estos recibos han sido firmados digitalmente, son actualizados y enviados a cada miembro de la organización. Es así como cada empleado de la organización podrá consultar si su recibo ya está listo, con tan solo acceder a la herramienta.

Además cada uno de los empleados podrá tener constancia no solo del recibo del mes, también podrá ver los recibos anteriores e imprimirlos. 

Despapelización de la Empresa

Con la implementación de la nueva herramienta se obtuvo un gran ahorro en cuanto al uso de papel (1,2 resma mensual); además pudo ahorrarse costos de toner, de uso de la impresora, de sobre y también en envío de los recibos por correo.

Ahorro de Costos y Tiempo

La agilidad durante los envíos de los recibos de sueldo  incluye la recepción y devolución de las copias firmadas, permitiendo optimizar un proceso que demoraba 15 días a hacerlo en tan solo minutos.

 

La persona de Recursos Humanos, que en este caso se abocaba únicamente a esta tarea, fue designado ahora a otra posición en donde puede agregar mayor valor a la empresa y aportar a otro tipo de soluciones. 

Transparencia con los Empleados

Al implementar Humanage, otra ventaja que se obtuvo fue que impactó directamente a los empleados, ahora pueden acceder desde cualquier dispositivo al historial de sus recibos de sueldo en caso de que deseen chequear alguna información.

 

Asimismo, pueden imprimir este tipo de documentos para presentarlo en caso de que deseen obtener un crédito o por cualquier otro motivo.

Conclusión

A lo largo de la historia de LoJack hemos comprobado cómo y de qué forma la digitalización puede darle un nuevo impulso a tu organización.

 

Con este caso de éxito, puedes conocer de forma más cercana por qué es vital implementar herramientas digitales como el gestor documental o la firma digital. Además, pudimos ver cómo en esta situación se ahorraron costos, se aumentó la productividad y se agilizaron procesos.  

 

LoJack es un ejemplo de cómo una compañía puede optimizarse aún en un sector que es tan demandante no solo en tiempo, sino también en recursos. 

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