Las auditorías externas e internas permiten que una organización opere de manera eficiente y segura. Gracias a este minucioso trabajo se cuida la salud financiera de la empresa y se cumple con las regulaciones.
Si bien hay diferencias entre auditorías externas e internas, ambas evidencian cómo se están llevando los procesos y el aprovechamiento de los recursos. Sin embargo, sus objetivos pueden ser distintos.
Es por ello que ahondaremos en los tipos de auditorías y sus diferencias. Aún mejor, sabrás cómo el uso de un gestor documental facilita esta labor.
¿Para qué se realizan las auditorías externas e internas en salud y construcción?
Una auditoría es básicamente una inspección de libros de cuentas y verificación de procedimientos. Dependiendo de los objetivos, puede realizarse a lo interno o a través de auditores independientes. Más adelante veremos este punto en detalle.
Sin embargo, a pesar de las diferencias, el procedimiento de auditoría implica analizar las operaciones, finanzas y administración de una organización. De ahí que se deba considerar no sólo cumplir con las auditorías externas sino establecer auditorías internas de forma complementaria.
En el área de salud y construcción esto es vital. Las auditorías externas e internas no son procedimientos que chocan, por el contrario; permiten contar con un análisis integral que ayude a cumplir lo reglamentado y mejorar aspectos clave de la organización que apunten a la calidad y seguridad.
Veámos cómo suele transcurrir una auditoría.
Pasos generales de una auditoría
Un proceso de auditoría generalmente cumple y sigue los siguientes pasos:
- Definir los términos de la auditoría. Se establece el alcance (áreas o departamentos a ser evaluados) y los objetivos (generales o específicos).
- Planificar la auditoría. Se fija el tiempo que durará este ejercicio y la metodología; así como los departamentos involucrados. En esta fase, se debe realizar una reunión previa con los empleados que serán entrevistados o cuyo trabajo será revisado. Así se organizará el tiempo y la disponibilidad de los mismos para atender al auditor.
- Compilar información. El auditor se ocupa de recabar evidencias por medio de: entrevistas, observación, documentos, informes, entre otros; mismos que sirven para la comprobación de algún proceso o cumplimiento de un requisito.
- Informe de resultados. Los hallazgos se publican en un informe, con base en la evidencia recolectada. El auditor desglosa cada hallazgo, por lo que señalará las incongruencias, problemas encontrados, los aspectos positivos y aquellos que pueden mejorar. Al final se indicarán las acciones correctivas necesarias y propuestas.
- Comunicar los informes. El documento se hace llegar a la Alta Dirección, a los empleados y a los profesionales involucrados.
Tipos de auditorías
De acuerdo al objetivo perseguido y quién lleve a cabo la auditoría, existen dos tipos:
Auditoría interna
Este tipo de auditoría se realiza por interés de la organización para conocer mejor sus propios procesos financieros y operativos. Es recomendable porque ayuda a tomar decisiones estratégicas ante procesos complejos.
Éstas revisiones de las finanzas y de los protocolos de la empresa son ejecutadas por personal interno de la compañía y tienen diferentes enfoques.
En ese sentido, existen distintos tipos de auditoría interna como: auditoría financiera, administrativa, operacional; también hay auditoría de calidad, auditoría de cumplimiento, auditoría de tecnologías de la información, entre otros.
Auditoría externa
En el caso de la auditoría externa, la evaluación de las finanzas u operaciones de una compañía es realizada por un contador o equipo externo sin vínculo con la empresa.
Este tipo de auditoría tiene la finalidad de validar los estados financieros de la empresa por interés de inversionistas, prestamistas u otras entidades con relación comercial o interés por la empresa.
Al igual que en las auditorías internas, las auditorías externas tienen una clasificación. Pueden ser: auditoría de cumplimiento y auditoría operativa.
Diferencias y similitudes entre auditoría interna y externa
Partiendo de las características de cada tipo de auditoría, hay cuatro factores que hacen la diferencia entre auditorías externas e internas y son:
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Empleador
En la auditoría externa, el encargado trabaja para una firma de auditoría, mientras que en la auditoría interna el auditor trabaja para la dirección de la empresa y los hallazgos se reportan directamente a ésta.
Lo anterior hace que este sea distinto que en la auditoría externa, donde los resultados son entregados a quien haya contratado el servicio.
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Objetivo
En una auditoría externa se busca validar los informes financieros de la compañía ante algún ente interesado externo, sea gubernamental o comercial.
En el caso de la auditoría interna, el objetivo es evaluar si los procesos de la empresa funcionan correctamente e identificar oportunidades de mejora.
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Calificaciones del auditor
La auditoría externa es llevada a cabo por un contador público autorizado. En cambio, con una auditoría interna, la empresa puede valerse de cualquier profesional del área financiera u operativa, con competencias para éste tipo de procedimientos.
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Momento
Por año fiscal, la auditoría externa se lleva a cabo una vez. Si se trata de una empresa u otro ente con intenciones comerciales, la auditoría se hace a demanda.
En el caso de la auditoría interna, ésta se realiza a discreción de la empresa; por lo que pueden darse más de un tipo de auditoría en un año.
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Tipo de informe
No existe un formato definitivo para presentar los resultados de una auditoría interna. En cambio, para la auditoría externa existen ciertas reglas para elaborar el documento y son:
- Párrafo que identifica los documentos analizados, con una breve referencia a la normatividad en auditoría. De existir alguna limitación al momento de llevar a cabo el ejercicio, se especifica en este apartado.
- Párrafo con los estados financieros de la empresa.
- Párrafo con la opinión de la auditoría: favorable, con salvedades, desfavorable o denegada, en caso de no tener suficiente información suministrada por parte de la empresa.
- Párrafo de cierre.
Conclusiones
Durante auditorías externas e internas, las operaciones y procesos de la empresa quedan respaldados en todo tipo de archivos: documentos legales, transacciones, informes, entre otros.
Con la implementación de un gestor documental como Humanage, todos los archivos de la empresa se encuentran digitalizados y en un solo lugar. Podrás consultarlos con facilidad, de forma rápida y segura, gracias a la automatización de los procesos.
Es por ello que la gestión digital de la documentación es un gran apoyo en las auditorías, ya que a través de la plataforma se proporciona acceso en línea a los auditores.
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