Los recibos de sueldo digitales han tomado un mayor auge durante el panorama mundial que hemos estado atravesando los últimos meses.

Si bien es cierto que la Transformación Digital, específicamente en el departamento de Recursos Humanos, se viene implementando desde hace un tiempo, el incremento durante la pandemia ha sido evidente.

Y es que el mismo contexto mundial ha apresurado la implementación de herramientas digitales para mejorar la gestión de la documentación laboral en las empresas que aún no habían dado el salto a la Transformación Digital.

Enviar los recibos de sueldo a los colaboradores, el seguimiento para su posterior firma y luego que fueran retornados a la empresa para ser archivados se convirtió en una tarea titánica para aquellos que no habían digitalizado este proceso.

Ni hablar de la búsqueda y gestión eficiente de la información de los colaboradores que, en muchos casos, quedó encerrada, en cuarentena, en las distintas oficinas de Recursos Humanos sin mucho acceso a ellas.

Es por esto que la solución para este problema fue la digitalización de los recibos de sueldo, que permite que este proceso sea rápido y muy eficiente.

Si eres una de esas empresas que aún no lo ha implementado pero que está buscando hacerlo, acá te comento qué debes tener para empezar con el proceso de despapelización del área de Recursos Humanos.

Recibos de Sueldo Digitales: ¿Cómo empiezo?

Si estás comenzando con el proceso de Transformación Digital de Recursos Humanos, acá te dejo 5 recomendaciones que debes tomar en cuenta a la hora de digitalizar los recibos de sueldo.

Tiempo y disposición

A pesar de que la implementación de los recibos de sueldo digitales es bastante rápida, es importante que tengas tiempo y disposición para llevar a cabo el proceso.

Recuerda que este proceso conlleva un cambio cultural interno que va a necesitar que sea comunicado para que todos estén involucrados en la transformación.

Las plataformas de gestión documental suelen ser bastante sencillas de utilizar y enfocadas en la experiencia del usuario, como es el caso de Humanage.

Sin embargo, si es necesario dar capacitaciones para que todos se sientan cómodos e involucrados con el cambio, te aconsejo que lo hagas.

Para que tengas una idea, en Cardinal, el proceso de implementación de recibos de sueldo digitales más rápido se realizó en tan solo 2 días hábiles.

Este proceso fue rápido ya que la empresa que lo estaba implementando se tomó el tiempo de enviar toda la información requerida de inmediato y, de nuestro lado, la implementación se hizo en el momento.

¿Firma digital o electrónica?

En Argentina, es obligatorio que los recibos de sueldo estén firmados en conformidad por los colaboradores.

Si decides digitalizar los recibos de sueldo, es importante que elijas entre la firma digital y la firma electrónica.

Este es un tema extenso y central en torno a los recibos de sueldo digitales. Si quieres conocer las principales diferencias entre firma digital y electrónica, puedes ingresar en este link y ver el webinar completo que hicimos del tema.

Tener los recibos en formato PDF

Si tienes un proveedor de liquidación, este seguro debe darte los recibos en PDF. Este es el primer paso.

En el caso de que hoy en día no tengas los recibos de sueldo en formato PDF, te aconsejo que los tengas ya que es lo primero que vas a necesitar para poder utilizar este tipo de herramientas de gestión.

Tener toda la documentación digitalizada o digitalizarla

Este punto tiene mucho que ver con el anterior pero es un poco más abarcativo.

Otro de los procesos que puedes digitalizar es la carpeta laboral del colaborador o legajo. Y para que puedas utilizar los gestores documentales, es importante que digitalices toda esta documentación.

Plataformas como Humange permiten subir el legajo histórico del colaborador para que tengas todo el historial de manera digital.

Si lo tienes en físico, todo esto se puede digitalizar y luego subirse a la plataforma.

Elegir una plataforma/proveedor que se adapte a las necesidades de la empresa

Este paso es fundamental. La elección de una plataforma que gestione los recibos de sueldo de manera digital debe hacerse consciente de que será una relación a largo plazo.

Por lo que el proveedor, y la plataforma, deben evaluarse en profundidad y deben ajustarse a las necesidades de la empresa.

Mi consejo final, en este caso, es que evalúes a 3 o más proveedores. Hagas todas las preguntas necesarias y, al final, puedas seleccionar el que mejor encaje con su filosofía de negocio y que sea un socio estratégico en este camino de la Transformación Digital de tu empresa.

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