En la actualidad gracias a la tecnología existen soluciones pensadas para la oficina y la información que se maneja de forma conjunta, una de ellas es el gestor documental. Este sistema se presenta como la gran solución para optimizar la información de tu compañía.
En este artículo conocerás lo que es un gestor documental para la oficina y cómo puedes implementarlo. Sigue leyendo para saber más.
¿Qué es un gestor documental?
Un gestor documental es un software creado para la digitalización de la información de la empresa. La manera en la que funciona es por medio de la carga de toda la data que se encuentra en físico y es almacenada en la nube.
La información almacenada en la nube estará protegida y cuidada en un mismo lugar, durando mucho más tiempo dentro de la empresa y manteniéndose más organizada.
Los gestores documentales traen consigo una serie de funcionalidades que pueden brindar soluciones valiosas, además de la administración de la información. Algunos sistemas brindan la posibilidad de automatizar algunas gestiones y tareas de complemento.
¿Cómo funciona?
La manera en la que funciona la plataforma es más sencilla de lo que puedes pensar. Lo primero es digitalizar la información que se encuentra en físico, una vez esto esté realizado se comienza a trasladar la información a un mismo espacio.
Luego la información que se encuentra almacenada en dispositivos locales debe ser cargada al servidor, posteriormente se procede con el proceso de onboarding para los usuarios y administradores.
Una vez finalizado este procedimiento, se le brinda a los colaboradores la capacitación y soporte necesario para dominar la herramienta e implementarla en sus funciones diarias.
Beneficios del gestor documental
El usar herramientas como el gestor documental trae consigo una serie de beneficios y ventajas que podrás adquirir desde la contratación del servicio. Estos beneficios van más allá del problema que soluciona el sistema.
Algunos de los beneficios impactan de manera directa en el rendimiento de los empleados, gracias a la automatización de las tareas; lo que genera un incremento en la productividad del equipo.
Por otro lado, se tienen acceso a otras ventajas como el ahorro de costos operativos, gracias a la despapelización, podrás disminuir los gastos de impresión o papelería. Tanto en el día a día como en tareas específicas como ocurre con la confección de recibos de sueldos.
Algunas herramientas ofrecen como valor añadido procesos de onboarding, prácticamente automatizados y la posibilidad de capacitar al personal a medida que se va implementando la plataforma.
Aprende a implementar un gestor documental en la empresa
Implementar un gestor documental en la empresa es uno de los cambios más importantes para cualquier compañía. Lo primero será hacerlo desde el área de recursos humanos ya que ellos serán los principales responsables de la transición.
Una vez el departamento de recursos humanos ha comenzado el proceso de transición, debe llevarlo a todos las áreas de la organización de manera escalonada por diversos motivos, ya que no solo depende de entender lo valioso de la herramienta.
Posterior a todo esto, es necesario realizar la contratación del servicio con la empresa proveedora para su implementación. Una vez se realice la adquisición del sistema, lo siguiente será la selección de la información para su escaneo y carga dentro de la plataforma.
Ya con toda la información almacenada en el sistema de la nube, lo siguiente será hacerle seguimiento a todo el equipo para evaluar que el uso de la herramienta sea el correcto y asistirlos si tienen alguna dificultad con la herramienta.
Para finalizar, es necesario recordar que recursos humanos es el principal responsable del impacto en la cultura de la empresa y por lo tanto, en este caso del uso de la tecnología, por lo que debe estar presente en cada una de las etapas para garantizar el éxito del proceso.
Conclusiones
Cada día son más las organizaciones que entienden la importancia y el valor de las herramientas tecnológicas para el crecimiento y la escalabilidad de la compañía. Es importante que al hacer este tipo de transiciones las mismas sean efectivas y con grandes resultados.
Ante esto, en el caso del gestor documental es necesario que esta nueva implementación sea progresivamente, pues, su uso al principio se deberán aplicar diversas acciones que harán de la transición más óptima
Por último, ten en cuenta la importancia de contratar una empresa que te preste el mejor sistema para lograr el proceso de despapelización de manera exitosa.
Nuestro software Humanage de Cardinal Systems permite mejorar tus procesos, a través de la digitalización de la información y despapelización para un mayor control de los procesos de RRHH. ¡Contactanos y te asesoraremos!
Comentarios recientes