El término Business Intelligence viene sonando desde hace un tiempo en el mundo empresarial. Pero, ¿a qué se refiere y cómo contribuye al área de Recursos Humanos?

¿Qué es el Business Intelligence?

Business intelligence (BI) se refiere al uso de distintas herramientas, aplicaciones y técnicas de recopilación de datos, convertidos en información, que luego serán organizados, analizados y utilizados para la toma de decisiones inteligentes dentro de la organización.

La importancia del BI dentro de la organización es que permite analizar la información para hacer una toma de decisiones inteligentes que conllevan a acciones, basada en datos, alineadas a la estrategia de la empresa.

El departamento de Recursos Humanos es una de las áreas estratégicas dentro de cualquier organización. Básicamente porque el capital humano que pertenece a nuestra organización ejerce un papel diferenciador y generador de oportunidades para la empresa. Así que RRHH es uno de los departamentos donde el Business Intelligence debe ser un must.

¿Cómo aplicar Business Intelligence en Recursos Humanos?

El Business Intelligence tiene varias aplicaciones en Recursos Humanos. En primer lugar preventivo. ¿En qué sentido? ¡Muy sencillo! Gracias a la recopilación y manejo de la información, el departamento de RRHH puede prevenir situaciones que en futuro pudieran presentar problemas graves para la organización. Nuestro especialista en Business Intelligence, Leonardo Prada, nos da un ejemplo:

Caso de uso preventivo

Ana es la encargada de recursos humanos de una empresa de transporte que tiene 5 sucursales a lo largo y ancho del territorio.

Uno de los requisitos principales para manejar un autobús es tener la licencia de conducir al día. Y el departamento de Recursos Humanos tiene que velar porque todos los colaboradores tengan sus papeles vigentes.

Juan, chofer del autobús número 25, se encuentra en la ruta y es detenido por una patrulla de policías para una revisión de rutina. El policía le pide los papeles a Juan, y cuando revisa su licencia de conducir, se da cuenta que tiene dos semanas vencida.

A Juan le quitan el permiso de conducir y a la empresa de transporte le ponen una multa bastante elevada por incurrir en un delito de tránsito.

¿Cómo pudo haber evitado este problema el departamento de Recursos Humanos? Teniendo la información de cada uno de sus colaboradores en una base de datos, con alarmas de fechas de vencimiento cercanas de documentación importante como la licencia de conducir.

Existen plataformas que hoy en día facilitan el trabajo del departamento de RRHH y que utilizan Business Intelligence para la gestión de la información. Por ejemplo, Humanage es una plataforma que permite gestionar toda la documentación laboral de los colaboradores en un solo lugar.

Si la empresa de transporte hubiese contado con esta solución, a Ana, la encargada de Recursos Humanos, le hubiese llegado una notificación, semanas antes de la fecha de vencimiento de la licencia de Juan, avisándole que el documento estaba por vencerse y que debía ser actualizada lo antes posible.

Ana hubiese gestionado el proceso con Juan y se habrían evitado la multa para la empresa y la suspensión temporal de Juan.

Con el manejo apropiado de la información, el business intelligence previene problemas como estos en cualquier organización.

Acá dejamos un ejemplo de cómo luciría un informe, utilizando Business Intelligence para RRHH, de la gestión de los documentos con Humanage

Otra de las aplicaciones del Business Intelligence en Recursos Humanos es la estratégica, ya que logra traducir miles de datos en información para la gestión estratégica de los objetivos de la empresa.

Caso de uso estratégico

Uno de los principales dolores de cabeza del departamento de Recursos Humanos es obtener la devolución, firmada, de los recibos de sueldo mes a mes, por ejemplo.

Uno de los KPIs que se tienen dentro del departamento de RRHH es mantener toda la documentación al día. Por ende, necesitan que todos los colaboradores firmen, en tiempo y forma, los recibos de sueldo.

Humanage, además de ser una plataforma que permite la entrega de dichos recibos de manera digital, también proporciona la firma digital, o la firma electrónica, para gestionar esta documentación.

Si quieres saber las principales diferencias entre la firma digital y la firma electrónica, te invitamos a leer nuestro artículo sobre el tema.

Además, gracias al Business Intelligence y al análisis de los datos, se pueden crear informes sobre el número de empleados que firmaron en conformidad, en disconformidad, quiénes han firmado y quiénes no.

Además, bloquea los recibos de sueldo digitales más recientes para que el colaborador no los pueda ver y solo pueda acceder a ellos una vez que hay firmado los recibos anteriores que tenga pendiente por firmar.

De esta manera, el departamento de Recursos Humanos se vuelve más eficiente y puede mantener el legajo digital de los colaboradores al día. Y en el caso de que exista alguna auditoría, poder presentar toda la información sin riesgo alguno.

Beneficios del Business Intelligence para recursos humanos

Anteriormente, pudiste ver dos ejemplos claros de aplicación de business intelligence en el departamento de recursos humanos

Pero son varios los beneficios a la hora de analizar la información que se tiene y aplicarla al plan estratégico de la empresa. Acá te mencionamos algunos más:

  • Reducción de costos en los procesos de Recursos Humanos
  • Gestión eficiente de la información de los colaboradores
  • Mejorar la relación entre empleado y empleador
  • Mayor eficiencia a la hora de gestionar la documentación
  • Aumento de la productividad
  • Control de absentismo

Como ves, son muchos los beneficios que tiene el Business Intelligence en Recursos Humanos. Contar con una herramienta que te permita no solo gestionar la documentación del departamento sino también que te brinde la opción de generar indicadores, alarmas y hasta informes de gestión, puede ser tu mejor aliado para poder aplicar correctamente el BI en tu empresa.

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