Para entender cómo funciona una cadena de bloques o blockchain en Recursos Humanos, debemos entender su concepto. Pero antes debes saber que esta tecnología permite garantizar la gestión de datos en internet.
Indistintamente del tipo de negocio, todos requieren de la gestión documental. Contratos, nóminas, recibos de pagos, informes y una larga lista de tipos de información es manejada día tras día.
La solución ha sido la digitalización. De ahí que las compañías migren progresivamente a la gestión documental digital que les permite automatizar gran parte de los procesos de trabajo.
Sin embargo, algunos modelos de gestión digital no detectan la información duplicada. De ahí que la tecnología blockchain venga a reparar estos fallos. Ahora que sabes esto, vamos a profundizar en el uso de blockchain en Recursos Humanos.
Blockchain y la mejora en la gestión de Recursos Humanos
Dado el panorama, la tecnología siempre tiene una evolución que pretende corregir y mejorar lo hasta ahora conocido. La blockchain en Recursos Humanos llegó para optimizar la gestión documental.
Los softwares basados en blockchain comprenden desde el reconocimiento del documento, hasta su clasificación y procesamiento. De esta forma garantizan la integridad de la información y la seguridad de los datos.
¿Cómo funciona la blockchain?
Blockchain es como un libro de registro digital descentralizado, opera en una red distribuida. Esto significa que la información se almacena en múltiples computadoras.
Un sistema blockchain en gestión documental, como lo es Humanage almacena toda la información digitalizada previamente de manera segura.
Se habla de cadena de bloques porque cada bloque contiene una lista de transacciones; una vez que se llena, se sella y se vincula al bloque anterior, creando así una “cadena”.
La tecnología blockchain estuvo ligada inicialmente al intercambio de criptomonedas. De hecho, a muchos les hará ruido el término relacionado a Recursos Humanos, porque no conocen su aplicación.
Pues bien, las cadenas de bloques funcionan en cualquier entorno donde se requiera transmitir información de forma segura e inalterable.
En el contexto financiero, las entidades bancarias utilizan la tecnología, con el fin de asegurar la integridad de las transacciones económicas.
Otro ejemplo del uso de la cadena de bloques está en abastecimiento y logística. Las compañías la utilizan para garantizar la trazabilidad completa del proceso y acelerar la detección de cualquier anomalía al instante.
¿Por qué Blockchain es importante para tu empresa?
En toda empresa, la blockchain optimiza los flujos documentales. Esta tecnología permite verificar y validar los documentos que entran y salen de la organización.
Dicho de otra manera, en un sistema de archivos basado en blockchain, se constata al instante la ubicación de un documento requerido; así como quién lo creó y si fue modificado. Es decir, proporciona todo el detalle de manipulación del mismo, incluyendo día, fecha y hora.
Una de las utilidades que tiene la blockchain para las empresas es el contrato inteligente o ‘smart contract’. Estos contratos digitales incluyen una secuencia lineal de acciones y evita que cualquiera de las partes altere el documento. No hace falta un intermediario que certifique el cumplimiento de los compromisos adquiridos.
¿Cuáles son los elementos clave?
Te dejamos 5 elementos clave de blockchain en Recursos Humanos para entender su aporte:
- Inmutabilidad. Cada transacción en un bloque es verificada por algoritmos matemáticos y luego no puede modificarse ese bloque. Esto garantiza la seguridad e integridad de los datos almacenados en él.
- Trazabilidad. Cada acción realizada en el sistema para cada elemento crea una huella única. Esta se introduce en la cadena, lo que permite identificar cada archivo y su manipulación.
- Seguridad. Sólo las personas con permiso pueden descargar o modificar los documentos o información digitalizada en el sistema.
- Transparencia. La información es accesible para cualquier usuario habilitado de la organización.
- Inmediatez. La digitalización en sistemas de gestión documental permite obtener aprobaciones al instante con conexión a internet. Ideal para aquellos documentos que requieren acciones de personal que no se encuentra en planta o disperso en otras regiones.
¿Qué problemas soluciona en la gestión del capital humano?
Uno de los principales problemas que resuelve el uso de blockchain en Recursos Humanos es la duplicidad de datos. Con sistemas basados en blockchain se evita el manejo de diferentes versiones de un mismo documento. En lo que una persona modifique el archivo, automáticamente el sistema registrará la actualización.
Además, el flujo de datos en las organizaciones es complejo por su diversidad y volúmen. Gestionarlo incluso de forma híbrida (documentos físicos y digitales) conlleva una desorganización, sobretrabajo y riesgo de seguridad de los datos.
Con el enfoque de la gestión documental digital ahorras tiempo y recursos para la empresa. Esto, aunado a la seguridad, transparencia y verificación que ofrece la tecnología blockchain, se soluciona la falsificación o manipulación de datos sensibles.
Beneficios concretos en gestión de RRHH
Gracias a la tecnología blockchain en Recursos Humanos se pueden automatizar procesos y a su vez contar con un registro inalterable de datos. Entre sus beneficios están:
- Simplificación de la Nómina. Al automatizar el proceso de pago a empleados y contratistas mediante contratos inteligentes. Por ejemplo, al momento de pagar los salarios, el contrato inteligente verifica automáticamente si se han cumplido todas las condiciones. Si todo está en orden, el contrato se ejecuta automáticamente.
- Reclutamiento eficiente. Los candidatos pueden utilizar blockchain para crear credenciales digitales de sus soportes académicos y profesionales.
- Gestión de Datos de Empleados. Blockchain proporciona un método seguro y privado para almacenar los datos personales de los empleados. Además, otorga un mayor control sobre quién tiene acceso a los mismos.
- Gestión de documentos. Humanage es el gestor documental de Cardinal Systems y trabaja con tecnología blockchain. De hecho pertenece a la Blockchain Federal Argentina, una plataforma pensada para integrar servicios y aplicaciones sobre blockchain.
El uso de la tecnología blockchain en cualquier organización permite reducir la intervención manual, la duplicación o pérdida de información y optimizar los flujos de trabajo. Además, agrega una capa de seguridad en los documentos.
Conclusiones
Implementar un gestor documental con blockchain en Recursos Humanos optimiza el flujo de datos, hace más eficiente el manejo de tu plantilla y mejora la productividad.
Con todo lo que hemos planteado hoy, una de las bondades de trabajar en la nube con Humanage es dejar atrás el uso abusivo del papel. Digitaliza y automatiza todo tu flujo de datos con Cardinal Systems. Contáctanos y solicita una demostración.
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