Hoy en día, con el auge de la Transformación Digital de RRHH, uno de los principales elementos que se utilizan para un mejor rendimiento en el departamento es el gestor documental.

Los gestores documentales buscan facilitar la vida de los miembros del departamento con una organización, búsqueda y disposición de los documentos laborales mucho más eficiente.

Pero, además de esto, algunos gestores documentales permiten hacer búsquedas avanzadas de la documentación laboral, a través de campos personalizables que se adaptan a la necesidad de cada empresa.

Hoy te contaremos todo lo que tienes que saber sobre gestión documental y despapelización.

Qué Es un Gestor Documental

Un gestor documental es una plataforma creada para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos que se generan dentro de una empresa.

Cada documento tiene su lógica y un flujo distinto por el cual se desenvuelve correctamente, y el trabajo del gestor documental es ser la herramienta para que todo esté organizado, accesible y con el orden que ha determinado cada compañía.

La organización y buena disposición de la documentación laboral es una de las prioridades número uno en cualquier empresa que busca mejorar su rendimiento.

Es por esto que los documentos en papel están pasando a un segundo plano y las organizaciones están migrando a un mundo más paperless.

Según datos aportados por Tic Portal, un sitio web especialista en tecnologías de la información y la comunicación, alrededor del 15% de los documentos se almacenan mal en el mundo.

Por ello, contar con un gestor documental se ha vuelto una necesidad inminente para cualquier empresa.

Beneficios de Tener un Gestor Documental

Uno de los principales beneficios de contar con un gestor documental es la organización de la información.

En este punto empezaremos por los beneficios para cualquier empresa y luego iremos a profundidad a detallarlo por industria. Porque, cada sector tiene una necesidad distinta y puede tener un uso distinto de la herramienta.

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Los principales beneficios son:

1.Digitalización de los documentos

Uno de los beneficios de contar con un gestor documental es tener todos la información de manera digital; es decir, lograr la despapelización de punta a punta, por lo menos en el departamento de Recursos Humanos

Esto es muy importante, entre otras cosas, porque permite que los documentos se mantengan en perfecto estado y no se vean afectados por agua, humedad, fuego, etc.

Además del evidente ahorro de costos que trae consigo la digitalización de procesos.

2. Búsquedas avanzadas

Por supuesto, al tener digitalizada toda la documentación laboral de tus colaboradores, fácilmente podrás buscar mucho más rápido lo que estás necesitando.

Pero, además de esto, herramientas como Humanage te permiten hacer búsquedas avanzadas por distintos filtros para optimizar los resultados. Pero de esto hablaremos bien más adelante.

3. Mejora el rendimiento del equipo

Tener toda la documentación digitalizada y automatizada permite ahorrar tiempo, que puede ser invertido en otras tareas que antes quedaban desplazadas por tener que buscar la documentación de manera manual.

Es más importante invertir el tiempo en estrategias y en las personas que en papeleo, ¿cierto?

4. Disponibilidad de la información

Como decíamos al principio, poder disponibilizar la información en tiempo y forma desde cualquier lugar y en cualquier momento, es uno de los grandes beneficios que tienen los gestores documentales, que además fomentan los entornos colaborativos en las empresas.

Si tienes una de estas herramientas en tu empresa, entonces varias personas podrían estar trabajando en un mismo documento o con una misma información sin tener que esperar a que el otro termine.

5. Informes de gestión

Gracias a las búsquedas avanzadas y al Business Intelligence, con gestores documentales como Humanage, podrás crear informes de gestión y gráficos que te permitan observar y analizar la información de manera mucho más eficiente, para lograr las metas que siempre has deseado sin mayor dificultad.

6. Seguridad de la información

A pesar de que muchos creen que la información en la nube es mucho más vulnerable, esto es completamente lo opuesto. Nubes como Azure, Amazon o Google son utilizadas, en el caso de la de Microsoft, hasta por la Casa Blanca. ¿Qué mejor referencia de seguridad de la información que esta?

Ventajas del Gestor Documental Por Industria

Ahora, es importante destacar el valor que tiene un gestor documental para cada industria. Veamos en detalle:

Gestor Documental para Industrias de Seguridad y Limpieza

Operación y logística

La liquidación del sueldo mensual, vacaciones y otros pagos que deben realizarse mensualmente, es uno de los principales problemas de gestionar eficientemente del departamento de Recursos Humanos.

Tener el legajo digital no solo es beneficio para las industrias de seguridad y limpieza. Se ha demostrado que desde la industria pesada hasta el sector educativo se ve beneficiada con la digitalización.

Cuando se lleva a cabo la digitalización para Recurso Humanos, es mucho más fácil la distribución, gestión y seguimiento de la documentación como los recibos de sueldo digitales, o comprobantes de pago, por ejemplo.

En este apartado nos detendremos un momento y haremos doble clic, ya que este es uno de los beneficios más importantes de la transformación digital del departamento de Recursos Humanos.

Recibos de Sueldo o Comprobantes de Pago Digitales

Dentro de la digitalización de los documentos de RRHH se encuentran los recibos de sueldo digitales. Hoy en día, una de las mejores decisiones que pueden tomar las empresas es digitalizar los comprobantes de pago a sus colaboradores.

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¿Por qué? Muy fácil. Imagínense una empresa que tiene diferentes sedes en distintas zonas del país. Estos envían mensualmente sus recibos a través de una empresa de logística y distribución. Al colaborador le llega el comprobante, lo firma, ¿y luego? ¿Cuánto tiempo transcurre entre que el colaborador firma el recibo y el encargado de Recursos Humanos lo vuelve a tener en sus manos?

La mejor manera de que el departamento de RRHH tenga, en tiempo y forma, toda la documentación de todos los colaboradores, como los recibos de sueldo firmados cada mes, es a través de la digitalización.

Ahorro de dinero

El ahorro de costos es un objetivo de absolutamente todas las empresas. Pero en este caso vamos a hablar sobre las Industrias que nos competen: Limpieza y Seguridad.

Hace unos meses nos contactó una empresa de Limpieza que estaba destinando 8 personas de su departamento de Recursos Humanos para la búsqueda y gestión de la documentación de los colaboradores.

Tenían más de 5000 colaboradores distribuidos en más de 300 empresas. Por ende, la organización de la información, gestión de permisos, control de horarios y liquidación de haberes mensual se hacía sumamente complicado.

Todo esto conlleva un costo operativo muy alto para la empresa, sin incluir el precio de la tinta, la impresora, el papel, y un sin fin de etcéteras.

Esto no pasaría si tuvieran el la información del colaborador de manera digital, que les permite buscar de manera rápida y fácil, toda la información del colaborador.

Onboarding de colaboradores más sencillo

El proceso de onboarding de los colaboradores es mucho más fácil gracias a la digitalización y a los gestores documentales. Por ejemplo, con la creación de formularios electrónicos que permiten obtener información de forma inmediata del colaborador y guardarla de manera digital para su posterior utilización.

Automatización de procesos

Como era de imaginarse, la automatización de procesos es uno de los más grandes beneficios de los gestores documentales para las industrias de Seguridad y Limpieza.

Tener todo en una única plataforma de gestión documental permite automatizar procesos que antes lo tenía que hacer, de manera manual, el equipo de RRHH.

En este sentido, cabe de nuevo el ejemplo de los recibos de sueldo digitales. Antes de la digitalización de RRHH es un proceso que debía hacerse manualmente.

Ahora, con los gestores documentales, se pueden subir los PDF sábanas de los recibos de sueldo y la herramienta, con el número de legajo, envía cada recibo a cada colaborador según corresponde.

¿Sigues haciendo este proceso de forma manual? Imagina todo el tiempo que ahorraría si tuvieras un gestor documental?

Notificación de documentos a vencer

La gestión de los documentos es la función principal de estas herramientas. Pero para las empresas de Seguridad y Limpieza una buena gestión de la información es clave para el éxito del negocio.

Las empresas de Limpieza y Seguridad tienen que tener ciertos documentos de sus colaboradores al día. Si se llegan a vencer, se pueden meter en problemas graves que pueden acarrear hasta multas y cancelaciones de contratos.

Existen gestores documentales que brindan la opción de las notificaciones de documentos por vencer. De manera que, de forma automática, el sistema le avisa al departamento de RRHH qué documentos está por vencer para que se actualicen de forma inmediata.

Búsquedas Rápidas y Eficientes con el Gestor Documental

Es evidente que uno de los objetivos principales de los gestores documentales es hacer procesos más rápidos y eficientes.

En el caso de Humanage, el software fue creado con un enfoque muy particular en hacer búsquedas avanzadas que permitan una mejor gestión de la documentación.

Por lo tanto, uno de los beneficios de Humanage es que permite que la empresa que lo contrata, pueda personalizar los metadatos, o campos por los que quiere hacer las búsquedas.

Los más utilizados en Recursos Humanos son:

  • Por grupos
  • Por número de contratación
  • Por datos que asocien al colaborador, como el documento de identidad
  • Por usuarios activos o inactivos en la plataforma (incluso acá pueden personalizar si quieren que los desvinculados puedan seguir viendo la información y por cuánto tiempo)
  • Por sucursal
  • Por ubicación
  • Por fecha (por ejemplo, de vencimientos de alguna documentación)

Con Humanage, cualquier filtro o metadato es posible. Todo dependerá del uso que le quiera dar cada empresa.

Últimas consideraciones

Los gestores documentales se crearon para beneficiar a los distintos departamentos que manejan mucho información en papel, como el de Recursos Humanos, y trasladarla al mundo digital.

La mayoría de las personas comenta que dos de las cosas en las que más influyen este tipo de gestores es en el ahorro del tiempo y en la disminución de los errores por pasar de un trabajo manual a un trabajo automatizado.

Por otro lado, la búsqueda de información que antes podía ser un eterno tormento, se convierte en una tarea muy fácil de realizar con un gestor documental como el de Humanage, que además permite personalizar los campos de búsquedas que desee el cliente.

Es impensable no tener uno de estos gestores hoy en día porque, si te pones a pensar, todo el dinero que inviertes en las resmas de hojas, la tinta, la impresión, las impresoras, y el tiempo que los departamentos, como el de RRHH, le dedican a este tema, el ahorro es inmenso para la empresa y, lo más importante, estás contribuyendo con un mundo más verde, un mundo paperless.

Entonces, ¿Qué esperas? ¿Te animas al mundo de la despapelización?

¡Te estamos esperando!

Para obtener más información sobre el gestor documental, escríbenos.



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