El recibo de sueldo digital es una solución que nació mucho antes de que el mudo colapsara ante una pandemia mundial que pasaría factura a todas las empresas que no estuvieran digitalizadas.
Según el Statista, a principios de 2020, Argentina ocupaba el tercer lugar en Latinoamérica con más usuarios en internet, con 35 millones de usuarios.
Por supuesto, esta cifra ha ido en franco ascenso gracias a la llegada del COVID-19.
Esto nos da una pequeña muestra de la importancia de la digitalización no solo en la vida cotidiana de las personas sino de las empresas.
Todas las empresas que no habían dado el salto a la Transformación Digital de sus negocios, previo a la pandemia, lo tuvieron que hacer de forma irrefutable durante la contingencia mundial.
Cómo implementar los recibos de sueldo digital en cuarentena fue una de las consultas más recurrentes que tuvimos en los últimos meses.
Y es que el departamento de Recursos Humanos fue uno de los que más se vio afectado durante la cuarentena preventiva y obligatoria impuesta en prácticamente todos los países del mundo.
Poder seguir con los procesos correspondientes a RRHH durante la cuarentena se volvió una tarea muy complicada para las empresas que no habían digitalizado sus negocios.
Y la solución de los recibos de sueldo digitales se hizo cada vez más fuerte para todas las empresas que tenían que enviar los comprobantes de pago a sus colaboradores.
¿Qué son los Recibos de Sueldo Digitales?
Los recibos de sueldo digitales son la solución que llegó para reducir los costos en Recursos Humanos y mejorar, notablemente, sus procesos.
Se refiere a pasar a formato digital el comprobante de pago de los trabajadores, para ser enviados a través de plataformas digitales y tener acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento.
En el caso de Argentina, desde el año 2011, el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social autorizó el uso de plataformas digitales para la emisión de documentos laborales, entre ellos los recibos de sueldo.
Por lo que hoy en día es muy usado por las empresas que han decidido dar un salto a la Transformación Digital de sus procesos.
Uno de los departamentos más fáciles de digitalizar es el de Recursos Humanos, ya que existen muchas soluciones en el mercado para ello.
“Yo recomiendo empezar la digitalización del negocio con los procesos de Recursos Humanos. Su problemática está más que detectada y existen varias soluciones digitales para esto”. Javier Outeiral, CEO Cardinal Systems.
La problemática de este departamento es ampliamente conocida y específica. La distribución la firma y el archivado de su documentación es fácil de solucionar con herramientas digitales.
Esto permite que el proceso de digitalización de RRHH sea más sencillo y fácil de ejecutar, sirviendo de efecto dominó para los demás departamentos de la empresa.
Digitalizando los recibos de sueldo no solo se disminuyen los costos del departamento sino que también se maximiza la productividad.
Son muchos los beneficios que tiene digitalizar los recibos de sueldo y acá te contamos algunos.
Beneficios de la Digitalización de los Recibos de Sueldo
Ahorro de costos
Como podrás imaginar, uno de los más grandes beneficios que se obtienen al digitalizar los recibos de sueldo digitales es el ahorro de los costos.
Ya no habrá más inversión en impresoras, papeles, tinta, logística y distribución. Ahora todo se hacee d manera digital.
Se cargan en la plataforma de gestión documental los recibos de sueldo en formato PDF. Se distribuyen a los empleados. Estos recibos son firmados por los colaboradores y archivados dentro de la plataforma.
Todo este proceso sin necesidad de imprimir nada y en cuestión de minutos. Tener un departamento de Recursos Humanos 100% paperless es posible.
Automatización de procesos
Como te comentaba en el punto anterior, el proceso del envío, firma y archivado de los recibos de sueldo se hace de manera automática, disminuyendo errores humanos.
Esto hace que la confidencialidad y la seguridad de la información esté garantizada con este tipo de softwares para Recursos Humanos.
Aumento de la productividad
Varios de nuestros clientes nos han comentado cómo ha mejorado la productividad del equipo gracias a la implementación de soluciones digitales dentro de RRHH.
El tiempo que antes se empleaba en la distribución, seguimiento y archivado de los recibos de sueldo, ahora se puede destinar a tareas más estratégicas para el negocio.
Federico Tommasini, Director de Recursos Humanos de LoJack, antes de implementar Humanage, como plataforma de gestión documental, recuerda que tenían a una persona abocada exclusivamente al proceso de producción y entrega de recibos de sueldos.
“Esta persona, además, se ocupaba de imprimir dos copias de cada recibo de nuestros 600 colaboradores, los ensobraba y distribuía por correo al Interior del país.
En Capital Federal, se los entregaba a los jefes, y luego tenía que ocuparse de reunir las copias firmadas por los empleados para guardarlas en los legajos. En total, este procedimiento le tomaba unos 15 días, sin tener en cuenta que había que reclamarle a aquellas personas que no entregaban sus copias firmadas”, recuerda Tommasini.
Un proceso bastante largo y tedioso que fue solucionado gracias a la implementación de una herramienta que hace que los 15 días se disminuyan a 5 minutos.
Accesibilidad a la información
“Uno de los beneficios que tienen los recibos de sueldo digitales es que el empleado puede acceder desde cualquier dispositivo a todos sus recibos cuando quiera y donde quiera y gestionarlos a su conveniencia”, Rocío Outeiral Partner & Alliance Manager de Cardinal.
El acceso a la información es uno de los más grandes beneficios que se les puede dar a los colaboradores.
Poder ingresar a sus recibos desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y en cualquier momento es el escenario ideal.
Si quieren pedir un crédito, por ejemplo, que les piden los últimos recibos de sueldo, no será necesario acudir a Recursos Humanos para que se lo entregue. Él mismo podrá acceder, ver y hasta imprimir, si es necesario, la información que necesita.
Entornos colaborativos
Por supuesto, los entornos colaborativos se forman al tener este tipo de herramientas que permiten que más de una persona tenga acceso a la misma información, al mismo tiempo.
Varios miembros del equipo de RRHH, con distintos roles dentro de la plataforma, podrían estar haciendo informes de gestión, envío de recibos o revisando una información, todos en el mismo momento.
Antes, si este tipo de herramientas, si un miembro del equipo estaba usando el documento, los demás no podrían acceder a él.
Mejores tiempos de gestión
Federico Tommasini, Director de RRHH de LoJack asegura que contrató Humanage, un potente gestor documental, por el ahorro de costos y por el aumento de la agilidad:
“Implementamos este sistema que a mí me permite en 5 minutos firmar la totalidad de los recibos de sueldo y, al instante, se envía un correo electrónico a cada empleado avisando que su recibo de sueldo digital está disponible para ser revisado y firmado digitalmente a través de cualquier dispositivo y desde cualquier lugar”.
Fidelización de los colaboradores
Como decía en un punto anterior, que el empleado pueda ver su recibo de sueldo de manera digital, pero también firmarlo, archivarlo e imprimirlo es un beneficio muy grande.
Muchas empresas tienen que lidiar cada fin de mes con el sindicato que les exige tener los recibos de sueldo en tiempo y forma.
Al tener los recibos de sueldo digitales, esto ya no será un problema ya que el envío de la información a través de la plataforma es casi inmediata.
Más adelante veremos en profundidad el Caso de Estudio de BBT; pero para este punto me parece interesante resaltar una situación que recuerda su Gerente de Administración, Estanislao Coloma, relacionado a este tema:
“Los delegados sindicales solicitaban los recibos los días siguientes al pago, pero la llegada física de los mismos llevaba más días., y esto era un problema hasta la implementación de Humanage”.
Mayor seguimiento y control
Gracias a plataformas de gestión documental, el departamento de Recursos Humanos podrá tener mayor seguimiento y control de la información.
A través de este tipo de softwares de gestión, el equipo de Recursos Humanos podrá saber quién vio y firmó el recibo de sueldo.
Podrá enviar notificaciones y recordatorios a los que aún no lo han hecho y, de esta forma, tener toda la documentación al día.
¿Cómo se Firman los Recibos de Sueldo Digitales?
Para los países que exigen que los recibos de sueldo digitales deben estar firmados en conformidad por el empleado, como es el caso de Argentina, existen dos opciones: la firma digital y la firma electrónica.
Según la Ley N° 25.506 de Firma Digital:
“Se reconoce y establece las condiciones para el empleo de la firma electrónica y de la firma digital y su eficacia jurídica, y crea la Infraestructura de Firma Digital de la República Argentina”.
De acuerdo a la ley vigente, el empleador se ve obligado a utilizar la firma digital, mientras que para los colaboradores se puede aplicar la firma digital o la firma electrónica.
Por supuesto, existen diferencias entre la firma digital y la firma electrónica. Si quieres conocer en profundidad sobre este tema, te invitamos a ver nuestro Webinar sobre Firma Digital Vs. Firma Electrónica.
La decisión de qué tipo de firma elegir para tu empresa es completamente tuya. Nuestra recomendación siempre es que se consulte con el área de legales.
Ellos serán los que podrán determinar cuál es el tipo de firma que se rige bajo los estatutos de la empresa y la que más les conviene.
¿Cómo Funcionan los Recibos de Sueldo Digitales?
Para poder tener los recibos de sueldo digitalizados, el primer paso es buscar un proveedor, un socio estratégico que te brinde la solución.
Una vez que hayas conseguido este socio estratégico que te acompañará en el proceso de Transformación Digital de tu negocio, viene la implementación.
No olvides capacitar, no solo al personal de Recursos Humanos que manejará la herramienta desde el lado del empleador.
También es importante que los empleados sepan cómo van a usar la herramienta, cómo ven sus recibos, cómo los firman, etc.
Entonces, la dinámica sería algo así (dependiendo del proveedor que elijas):
- Recursos Humanos carga los recibos en formato PDF en la plataforma.
- Le llega una notificación al colaborador de que tiene un documento pendiente por ver/firmar
- La persona ingresa a la plataforma con su usuario y contraseña
- Revisa que todo esté bien con su recibo.
- Procede a firmar en conformidad
Como hemos venido viendo a lo largo de este artículo, los beneficios son infinitos, y los resultados se ven a corto plazo.
Además, el proceso es muy sencillo y todos pueden llevarlo a cabo sin problema.
Por supuesto, existen muchos mitos sobre la digitalización de procesos de Recursos Humanos. La mayoría son falsos que se crean en base al desconocimiento.
No sientas temor. Ante la duda consulta, recuerda que la información es poder y puedes estar perdiendo muchos beneficios para tu negocio por miedo al cambio.
Casos de Éxito
BBT
Hace dos años BroadBandTech se dio cuenta que necesitaba digitalizar los procesos de Recursos Humanos ya que la entrega y firma de los recibos de sueldo se estaba complicando una vez que abrieron distintas sucursales.
Conscientes de esta problemática, comenzaron a buscar soluciones para su problema. Pero fue hasta el 2020, un poco forzados por la pandemia mundial, que lograron dar el paso a la digitalización del área con la solución Humanage By Cardinal.
Estanislao Coloma, Gerente de Administración de BBT fue el encargado de llevar el proyecto adelante. Dentro de su experiencia resalta:
“La mayor ventaja es la rapidez al acceso al recibo del mes. Hay un mejor control también de quién falta por firmar el recibo”.
Esto, sin duda, ha aumentado la productividad del equipo y ha hecho que este proceso se vuelva cada vez más eficiente.
““No hay que estar detrás del envío de recibos, el coordinador de cada sucursal no tiene que estar detrás de las firmas de los empleados, tampoco del envío de todos los recibos a Sede Central para posteriormente ser archivados”, puntualiza Coloma, satisfecho por el cambio que ha habido en la organización gracias a la implementación de soluciones digitales.
Si quieres conocer completo el Caso de Estudio de BBT, puedes descargarlo AQUÍ.
Grupo Familia
Para Lucía Pernera, los mitos internos que tenían sobre la digitalización de procesos de Recursos Humanos eran muchos.
Pero se alegra de haberlos podido vencer y haber implementado una solución tecnológica para poder digitalizar los recibos de sueldo.
“Lo más importante que ganamos con esta implementación fue tiempo. Este es uno de los recursos más importantes que tenemos.
En la planta, al tener horarios rotativos, teníamos una dificultad muy grande a la hora de entregar los recibos. Se imprimían y no se entregaban de manera directa, sino que se lo dábamos a los líderes. Pero teníamos que separarlos por turnos de trabajo, entregáselos, que ellos los firmarán y, lo más complejo, controlar que regresaran todos los recibos firmados y hacerle seguimiento. Así que con la implementación de Humanage ganamos tiempo que le podemos dedicar a actividades más core de la empresa”.
Pernera recuerda que era un proceso muy complejo antes de la implementación. Y que ahora, puede ocupar su tiempo en la estrategia y no en el papeleo.
Recibos de Sueldo Digitales y Algo Más
Los recibos de sueldo digitales son una solución que llegó para quedarse. Sobre todo, después de la pandemia, las empresas han tenido que apoyarse, más que nunca, de la tecnología.
Dejar sus miedos a un lado y lanzarse a un mundo nuevo, desconocido, pero inundado de posibilidades y beneficios.
Los recibos de sueldo digitales fueron el primer paso. Pero hoy en día, la digitalización de Recursos Humanos va mucho más allá.
Existen herramientas como Humanage, donde se puede gestionar todo el ciclo de vida de los colaboradores, desde el Proceso de OnBoarding de los candidatos, toda la relación laboral con el colaborador, hasta el OffBoarding del mismo.
Todo esto sin el uso de papel, ¡100% paperless!, y bajo la normativa de cada país.
No importa qué herramienta elijas para digitalizar tus procesos de recursos humanos.
Lo importante es que sigas, que busques más, que veas cómo, definitivamente, te puedes quitar el papel de tu vida y gestionar la documentación de una manera mucho más eficiente.
Las opciones están allí, solo tienes que aplicarlas a tu negocio.
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