El proceso de Transformación Digital de las empresas trae consigo la despapelización del negocio de punta a punta.

Y en ese momento de digitalización, se viene el momento donde hay que elegir entre la firma digital y la firma electrónica.

Son muchas las consultas y dudas que giran en torno a este tema, y es por eso que hemos preparado este artículo que aborda las 10 preguntas típicas sobre firma digital y electrónica que nos hacen nuestros clientes.

Si este tema te interesa, te invito a descargarte nuestro ebook sobre Firma Digital Vs. Firma Electrónica: Principales diferencias entre ellas.

10 Preguntas Típicas sobre Firma Digital y Electrónica

1.¿Qué firma recomendarían para cada tipo de documento en PDF y para los recibos de sueldo?

La decisión de qué firma elegir va a depender de cada empresa que decida contratar el servicio.

Asesorarse con el departamento de legales de la empresa siempre será la mejor opción y la empresa que presta el servicio debería siempre seguir estos lineamientos.

Desde Cardinal siempre le recomendamos a nuestros clientes la firma digital ya que es una firma que se rige por el principio de no repudio, es mucho más segura y además termina siendo un beneficio que se le otorga a los empleados.

Nuestra plataforma de gestión documental, Humanage, trabaja perfectamente con ambas firmas, por lo que la decisión es tuya.

2.¿Cualquier persona puede tener firma digital?

Efectivamente, cualquier persona que desee obtener la firma digital puede hacerlo. Solo debe dirigirse a los organismos que la emiten para obtenerla con la documentación necesaria (DNI, CUIL, etc.)

3.¿Cuáles son las leyes que engloban ambas firmas?

La que rige ambas firmas es la Ley 25.506 donde el Artículo 1° menciona:

“Objeto. Se reconoce el empleo de la firma electrónica y de la firma digital y su eficacia jurídica en las condiciones que establece la presente ley”.

4.¿Las firmas tienen respaldo legal según las leyes de cada país?

Javier Outeiral, CEO de Cardial, menciona que, en general, todos los países de la región se rigen por la ley europea eIDAS donde se definen los distintos tipos de firma.

Existen tres tipos: la firma electrónica simple, la avanzada y la calificada. Y estas se adaptan a las regulaciones de cada país.

En Argentina la respalda la Ley 25.506.

5.¿Cuál es la seguridad legal de cada firma en el caso de que exista un reclamo judicial?

Las firmas digitales están respaldadas por la ley y son reconocidas legalmente, por lo que es 100% segura utilizarla.

6. ¿Cómo y dónde obtengo ambas firmas?

En el caso de la firma digital, esta debe ser emitida por una autoridad certificante oficial.

En el caso de la firma electrónica, es un acuerdo entre ambas partes donde se designa una empresa que será la responsable de emitir esta firma y ambas partes acuerdan que será válida.

7.¿Cómo firmar documentos en lote?

Hoy en día existen muchos softwares de gestión documental que permiten firmar los documentos de manera individual y en lotes.

Un ejemplo clásico de esto son los recibos de sueldo digitales, donde el firmante -empleador- necesita firmar los recibos de forma masiva para ahorrar tiempo.

Esto perfectamente se puede llevar a cabo con un gestor documental que brinde esta opción.

8.¿Cómo te das cuenta que un archivo está firmado digitalmente?

Uno de los motivos por los cuales se utilizan archivos PDF para firmar digitalmente un recibo es porque permite verificar si el archivo ha sido firmado y no ha sido adulterado.

Gerardo Dionofrio, CISO de Lakaut, en el pasado Webinar que tuvimos sobre Firma Digital Vs. Firma Electrónica nos explicaba:

“Los archivos PDF tienen un característica que es embeber dentro del archivo la firma digital. Y con el simple hecho de abrir el archivo PDF, se realiza la verificación”.

En el ejemplo que vemos en la imagen anterior, podemos observar que el mismo Acrobat Reader nos muestra la validación de la firma, asegura Dionofrio.

Además, aclara que el documento no ha sido modificado desde que se firmó, es decir, que el archivo no fue alterado.

Es una lectura directa que hace el programa donde garantiza la validez de la firma y del documento y que asegura que el documento no fue alterado, continúa el experto.

Si este archivo se hubiese modificado en su mínima expresión, por ejemplo un punto, esta verificación no se va a dar y va a indicar que el archivo fue adulterado, puntualizó el CISO de Lakaut, experto en Firma Digital.

9.¿En qué se diferencian principalmente la firma digital y la electrónica?

Existen dos diferencias grandes entre la firma digital y firma electrónica: cómo se otorga y el principio de no repudio.

La firma digital se otorga de manera presencial, está ligado a la identificación de la persona a través de huella digital, fotografía y otros métodos de verificación.

La firma electrónica se puede hacer a distancia y no tiene una verificación presencial de los datos de la persona.

Gracias a esta verificación presencial, la firma digital se vuelve más segura tanto para el que emite el certificado como para el que lo firma. Veamos un ejemplo para la segunda diferencia:

Supongamos que una empresa emite los recibos de sueldo de manera digital y que el empleado debe firmarlo.

La firma digital se rige bajo el principio de no repudio. Esto quiere decir que, en el caso de desconocimiento de firma, será el empleado, el que tenga que demostrar que esa no es su firma.

Con la firma electrónica será el empleador el que tenga que demostrar que la firma sí es del empleado.

10.¿Solo puedo usar la firma digital para los recibos de sueldo?

No, la firma digital tiene la misma validez que la firma holográfica así que puede utilizarse para distintos casos.

Acá mencionamos algunos de los casos de uso:

Recursos Humanos:

  • Onboarding de Candidatos
  • de Empleados
  • Digitales
  • Sueldo Digital

Legales:

  • Contratos de Clientes
  • Contratos de Proveedores

Cuentas por pagar:

  • Sistematización de ingreso de Facturas de proveedores

Empresas de Servicios (Telcos, Seguridad, Manpower, etc.)

  • Solicitudes de Servicios (Mercado B2C como telefónicas donde se ha aplicado la despapelización alta de solicitud de servicio)

Seguros:

  • Contratación de Seguros
  • Póliza Digital

Banca:

  • Onboarding de Clientes
  • Hipotecas y Préstamos
  • Apertura de cuentas
  • Solicitud de tarjetas de crédito
  • Operaciones COMEX
  • Póliza Digital

Salud:

  • Historia Clínica Digital
  • Prescripción Médica Digital

Logística:

  • Remitos Conformados

Financiadoras de Salud (Obras Sociales, Prepagas, ART)

  • Legajos de Afiliados

Clubes:

  • Legajos de Socios

Colegios:

  • Permisos
  • Cuaderno de comunicaciones

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