El trabajo remoto ha pasado a ser la nueva normalidad para las empresas, aunque muchas lo recibieron con brazos abiertos, otras aún lo piensan dos veces. Sin embargo, aunque no sea del agrado de todos, parece ser cada vez más un deber.
Esta modalidad puede suponer un reto de comunicación y eficiencia para las empresas si no cuentan con la tecnología necesaria. Es precisamente esa tecnología maravillosa de la que te queremos hablar hoy.
Existen herramientas para tener un estilo de trabajo remoto organizado y bien administrado y si te quedas leyendo te contamos cada una de ellas.
Evolución del trabajo remoto
El trabajo remoto no es una realidad reciente. Desde 1979 este término viene resonando. Apareció por primera vez en un artículo de The Washintong Post titulado: Trabajar desde Casa Puede Ahorrar Gasolina. La propuesta inicial se hizo para reducir el tráfico, los embotellamientos y por supuesto el uso de combustible.
La falta de internet hacía de esta propuesta en ese entonces algo inusual, pero luego que llegó a los hogares en los años 90’s el Gobierno estadounidense se replantea el trabajo remoto y lanza un proyecto titulado Interagency Telecommuting Pilot Project, pero es apenas en 2004 cuando el Congreso de Estados Unidos impulsó un proyecto para que empleados federales trabajarán desde casa.
A partir del 2009 hasta hoy, los empleos remotos fueron desde un 9% de la población hasta un 48%. Estas cifras van en aumento en casi todos los países del mundo. El trabajo remoto es una realidad que todas las empresas deben afrontar, pero para hacerlo deben contar con herramientas que permitan lograr una eficacia, evitando problemas de comunicación.
Hoy queremos presentarte unas soluciones para el trabajo remoto mediante los gestores documentales y cómo Cardinal System los implementa.
Herramientas tecnológicas para el trabajo remoto
Software gestión de personal
Un software de gestión de personal es aquel que permite a Recursos Humanos automatizar ciertos procesos dentro del departamento. Ayuda a una gestión eficiente y es una herramienta clave en la evolución del trabajo remoto porque actividades como: almacenar datos personales de los empleados, administración de vacaciones, horarios y evaluaciones de desempeño, se pueden hacer de forma digital y automatizada.
Contar con un sistema en la nube para gestionar a tu personal, te ayuda a estar conectado con el mismo donde sea que estés, tan solo teniendo acceso a un ordenador.
Software de gestión documental.
Los softwares de gestión documental son grandes aliados para que la comunicación entre empleados y recursos humanos sea fluida e inmediata. A nivel de trabajo remoto, su esencia digital es lo que los hace tan indispensables.
Un software de gestión documental en la nube, por ejemplo, te permite tener documentos digitalizados y acceso inmediato a ellos. Es así como los recibos de sueldo y la búsqueda, envío y firma de contratos entre empresa y un colaborador en modalidad trabajo remoto, se benefician de tener un gestor documental.
Un software de gestión cuenta también con onboarding Digital, como es el caso de Humanage,que te permite crear formularios digitales para que el colaborador los complete y firme a la distancia, recibiéndolos de forma inmediata.
Soluciones para comunicación de equipos remoto
Lo primero que debes tener en cuenta en cuanto a los equipos de trabajo remoto es que estén conectados durante las horas de trabajo mediante plataformas de comunicación. Así mismo, es importante contar con aplicaciones de gestión de proyectos, en las que puedas verificar si las actividades u objetivos están siendo cumplidos.
El uso de estas herramientas digitales no es suficiente sino creas una rutina y reglas para trabajar con ellas
- Especifica reglas y horarios para las reuniones por videollamada (puedes trabajar agendas digitales de reunión con Google Calendar o Teams de Microsoft)
- Establece un solo canal de comunicación entre equipos (evita mensajería instantánea como Whatsapp)
- Si trabajas por horarios, utiliza herramientas que te permitan ver la primera y última conexión del colaborador
Este tipo de implementaciones te ayudan a tener un mejor orden y control del trabajo remoto, el cual suele verse amenazado por el factor de incertidumbre, ya que no podemos monitorear de cerca las actividades de un colaborador como lo hacemos en persona.
Soluciones para la gestión documental en el trabajo presencial
Los beneficios del gestor documental se aplican tanto para el trabajo a distancia como para el presencial. Enfocándonos en la modalidad presencial, el gestor documental nos permite hacer mejor uso de nuestros espacios gracias a la reducción de papel, mediante la digitalización.
El gestor documental también ayuda a optimizar los tiempos en la oficina, permitiendo a los empleados realizar a tiempo las tareas diarias que deben llevarse a cabo en las instalaciones específicamente. Este factor de optimización es gracias a la eliminación de tareas repetitivas como transportar un documento físico o cargar manualmente datos a un documento.
Sin duda, es un organizador e impulsor de las actividades diarias de una empresa, sea la modalidad que sea en la que esta trabaje.
Soluciones de gestión documental para modalidad mixta
El gestor documental para la modalidad mixta tiene beneficios en las dos situaciones de este tipo de trabajo.
La primera es la situación de comunicación entre el empleado de la oficina y el de la casa. Este traslado de información es más sencillo gracias a las notificaciones y los filtros con los que cuenta un gestor documental.
Con las notificaciones podemos informar sobre documentos que están por vencer, por ejemplo, y no perder tiempo intentando contactar al colaborador que está en casa, ahorrando minutos en la creación del mensaje y automatizando los recordatorios de tareas.
La otra situación del trabajo remoto es que cualquier actividad que se realice en la oficina respecto a la documentación, se puede hacer en casa con un gestor documental. Incluso, se puede hacer desde cualquier lugar con conexión a internet. No existen limitaciones físicas para acceder a tus documentos.
También te proporciona un ambiente de trabajo transparente, ya que aunque estés en trabajo remoto, se puede visualizar tu gestión de forma más sencilla.
Ventajas de un Sistema de Gestión Documental, para el trabajo remoto
El trabajo remoto supuso un reto para muchas empresas al sentir que la distancia afectaría los procesos y la comunicación entre equipos, sin embargo gracias a sistemas digitales como los gestores documentales, nos encontramos con que podemos administrar equipos de trabajo a la distancia.
El manejo, entrega y búsqueda de documentos no es solo más simple sino que lo pueden hacer los miembros de la empresa desde cualquier lugar.
Este factor de digitalización le da a tus documentos cierta característica de “omnipresencia”. No es necesario que miembros de RRRH o administrativos vayan todos los días a la oficina, ya que pueden realizar contrataciones, liquidaciones y archivado de documentos donde sea que estén.
Conclusión
El trabajo remoto no es un monstruo que amenaza con romper la estructura de tu empresa, es más bien beneficioso si sabes cómo adaptarlo. Es importante que cuentes con gestores documentales para que la administración de tu equipo no se vea amenazada por la distancia o por el manejo arcaico del papel.
Los tres pilares para que el trabajo remoto sea un éxito son: comunicación y tecnología, con esto puedes comenzar el camino hacia el home office sin ningún inconveniente.
En Cardinal System nos enfocamos en ofrecerle a las empresas ese tránsito hacia el futuro, el cual es un lugar digitalizado. Te acompañamos en todo el proceso y hacemos que cualquier compañía logre adaptarse a lo digital y usarlo en pro de su crecimiento.
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