Es común ver que a medida que una empresa crece, el flujo de información y la cantidad de de documentos en papel incremente considerablemente, haciendo más complicado el almacenamiento de la documentación. Una solución ante esto es la digitalización de documentos.

Por medio de ella puedes utilizar diversas herramientas para trasladar los documentos que se encuentren en físico a uno totalmente electrónico. De esta forma, podrás protegerlos bien sea de forma local o en algún servidor en la nube.

En este artículo te hablaremos acerca de qué es la digitalización de los documentos y cómo funciona. 

Digitalización de documentos.

Digitalizacion De Documentos

La digitalización de documentos es un proceso que busca impulsar el cambio de un formato físico a uno digital, es decir, se tomarán documentos en formato analógico o “tradicional” para almacenarlo en una plataforma que permita gestionarlos.

Este proceso, anteriormente mencionado, crea datos digitalizados.No afecta la información de los documentos originales. Además, permite que estos documentos puedan ser mejor almacenados y manejados por la compañía. 

Por medio de esta herramienta podrás facilitar su conservación, acceso y uso compartido, entre otros beneficios que te mencionaremos más adelante. 

Digitalizar Vs. Escanear

Seguramente has escuchado el término digitalizar y por supuesto que también el término escanear, y a pesar de que a simple vista pareciera ser lo mismo la realidad es que no lo son.

Si bien es claro que ambos parten del mismo principio, es necesario entender que el propósito es diferente. Se puede decir que el proceso de escaneo es solo pasar por un scanner hoja por hoja y una vez esté hecho obtener esta información en un archivo genérico.

Por otro lado tenemos que el procedimiento de digitalizar se refiere a convertir información en papel a información digital con su correspondiente clasificación y que además esta resulte en búsquedas sencillas y ágiles para la recuperación y manejo de la misma. 

¿Cómo funciona la digitalización de documentos?

Digitalizacion Documentos Función

Las etapas  de la digitalización de documentos están sujetas al sistema contratado, sin embargo existen 4 fases generales que involucran al proceso de digitalización de documentos. A continuación te mencionamos cuáles son:

 

  • En la segunda etapa tenemos que comenzar a pasar toda la información hacia el formato digital, en muchas compañías, donde la información no es tanta, lo hacen de forma manual. 

 

  • En muchos sistemas por medio de la herramienta de reconocimiento de caracteres se transforma la imagen en texto. De esta forma, se crean documentos de texto que pueden ser editados y con ello poder modificar el documento a futuro.

 

  • Por último, corresponde el almacenamiento de la información para su respaldo, consulta o búsqueda del documento. Este paso es clave ya que se busca mejorar el acceso a la información.

Ventajas de digitalizar la información

Como mencionamos al principio una vez te explicamos qué es la digitalización de los documentos, al hacerlo obtendrás una serie de beneficios que impactarán de forma directa en los procedimientos internos de la compañía.

A continuación te mencionamos 5 ventajas que obtendrás, para esto te invitamos a seguir leyendo. 

Acceso rápido a los documentos

Vas a poder tener a disposición la información desde cualquier lugar y en cualquier momento, esto sin duda es una de las ventajas más grandes que tiene implementar la digitalización.

Si tienes una de estas herramientas en tu compañía, los miembros en donde se encuentren podrán acceder a ella y continuar con sus tareas sin depender de otro trabajador.

Fomenta la colaboración

Muy de la mano con lo anterior, tener toda la documentación digitalizada abre paso a poder impulsar la colaboración entre miembros del equipo, ¿De qué forma? Por medio de una herramienta como esta varios empleados pueden trabajar en conjunto, aunque se encuentren en diferentes puntos.

Al tener acceso a la información pueden enfocarse en puntos diferentes y acelerar el trabajo en equipo para alcanzar los objetivos. 

Reducción de costos

Una de las ventajas fundamentales de la digitalización de procesos en una empresa es la reducción de costos. Al lograr esta transición y almacenar en un nuevo sistema, verás una reducción en los gastos de la compañía.

Te despedirás de los gastos de papel, tinta, impresión y gestión de logística que involucra todo esto. A su vez, el ahorro de costos impactará de forma directa a los diferentes departamentos.

Recuperación de documentos

Una problemática muy común dentro de las organizaciones es la pérdida de la información, esto tiende a verse mucho en el panorama físico. Sin embargo al digitalizar todo el procedimiento una ventaja que obtendrás es poder recuperar documentos cuando creas que están perdidos.

La forma en la que esto ocurre es que al almacenar la información, no solo podrás hacerlo de forma local en tu servidor, si no que podrás también archivarlo en un espacio en la nube. 

Información centralizada

Por último, un beneficio que suele dejarse de lado es la información centralizada. Con la digitalización podrás tener toda la información de valor en un mismo espacio y es que al hacerlo podrás tener ventajas como tener flujos de trabajo más claros.

Además, al tener toda la información centralizada podrás actualizarla y distribuirla por diferentes canales, evitarás pérdida de información y hasta más control sobre su gestión. 

Despapelización con Cardinal System

Para lograr una gestión efectiva de digitalización, es necesario comenzar un proceso de despapelización, para esto te presentamos la plataforma Humanage de Cardinal Systems. Esta plataforma se enfoca en la gestión de documentos generados por el área de recursos humanos.

Por lo que puede ofrecer la herramienta, podrás almacenar la información de la compañía, distribuirla, realizar búsquedas avanzadas y generar reportes por medio de indicadores. Además podrás tener una firma digital y un repositorio en donde tendrás toda la documentación.

Por medio de esta herramienta podrás tener la información centralizada, descargarla en caso de que sea necesario e impulsar la productividad y satisfacción de los empleados.

Conclusión

Ahora que conoces este impresionante procedimiento estás frente a una gran oportunidad para poder alcanzar un cambio radical en tu compañía. Puedes comenzar a dar un paso importante en tu empresa al decidir iniciar esta transición.

Hay que analizar la actividad que estás teniendo ahora y definir de qué forma puedes comenzar el proceso de digitalización. Una vez lo identifiques, establece cómo será la transición y adonde irá dirigido después que se logre este cambio en recursos humanos. 

La digitalización llegó para generar un impacto real y duradero en las diferentes empresas, al apostar por ella los beneficios comenzarán a llegar y con ellos nuevos resultados para la compañía.

 

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