La documentación de los colaboradores de una empresa es la información más valiosa que el departamento de RRHH puede tener. Es también conocido como legajo de personal y es la huella de cada una de las personas dentro de la organización.

¿Cuántos documentos puede tener la carpeta de cada uno de los colaboradores de una empresa? ¡Muchos! Desde la planilla de ingreso, datos personales, documentación de identidad, dirección de domicilio, obra social, prepaga, entre muchos otros, incluso más específicos y complejos, dependiendo del tipo de empresa.

Uno de los deberes del departamento de recursos humanos es mantener y actualizar estos registros. Desafortunadamente, las empresas que dependen del papeleo enfrentan un verdadero obstáculo con los archivos físicos, ya que requieren mucho trabajo y tiempo para su gestión.

Hoy en día, con la Transformación Digital de RRHH, una de las soluciones para la  gestión de este tipo de documentación laboral es el Legajo Digital. Por esta razón, se está convirtiendo en una prioridad estratégica para cualquier negocio.

En este artículo te hablaremos sobre el legajo de personal, qué es y cómo hacerlo de  manera correcta. Además, te comentamos los beneficios que te brinda llevar estos documentos de forma digital y cómo el software Humanage de Cardinal System puede ayudarte en ese proceso.    

¿Qué es un legajo de personal?

El legajo de personal es el registro general de la documentación de los empleados. Contiene un historial desde la solicitud de empleo, documentos personales, hasta el cierre de su ciclo de vida con la carta de despido o renuncia.

 No hace falta decir que el archivo de personal es altamente confidencial. El acceso debe estar limitado exclusivamente a ciertos miembros del departamento de recursos humanos y su gerente exclusivamente.

Al tener toda esta información almacenada en un solo lugar podrás encontrarla y tenerla a la mano. Deberías ahorrar tiempo al buscar cualquier detalle que necesitas del empleado.

¿Cómo hacer un legajo de personal?

El contenido del legajo de personal varía de una empresa a otra. Una lista de verificación te ayudará a administrar las carpetas de los empleados mientras sigue un proceso sólido de documentación.

1. Comienza con la documentación laboral y los estados de relación.

Al llegar un nuevo empleado, Recursos Humanos se encarga de generar una carpeta, la cual debe contener toda la información relevante del trabajador, para la empresa. En la medida que corre el tiempo se generan más documentos que deben ser anexados a esta carpeta.

Una lista rápida incluye (pero no se limita a):

  • Solicitud de empleo, currículum y carta de presentación
  • Verificación de empleo y cartas de oferta firmadas
  • Información de contacto en caso de emergencia
  • Evaluaciones de desempeño
  • Información de compensación y documentos de retención de impuestos
  • Referencias personales y comerciales
  • Formularios de terminación y una transcripción de la entrevista de salida, si se lleva a cabo.

¿Por qué tienes que incluir todos estos documentos en el legajo de personal? ¡Es la ley! Las leyes varían de un país a otro y también cambian con el tiempo.

Existen otros documentos que pueden ir o no dentro del archivo del empleado. Estos son:

    • Expedientes médicos o documentos relacionados, protegidos por la Ley de Seguros Médicos. Estos pueden estar en un archivo médico separado.
    • Información o quejas confidenciales de investigación de recursos humanos
  • Verificaciones de antecedentes, referencias, antecedentes penales e informes de crédito
  • Números de seguridad social
  • Formularios de beneficios para empleados
  • Verificación de empleo y cartas de oferta firmadas

2. Realiza una lista de verificación y establécelo como una tabla de contenido

Una lista de verificación da estructura a cada archivo y lo mantiene organizado. Es por eso que debes ordenarlo como una tabla de contenido. Todo seguirá el mismo orden, no perderás tiempo buscando alguna documentación específica. Sabrás exactamente dónde encontrarlo.

Documentos del legajo de personal

Qué es el Legajo Digital

Cuando hablamos de legajo digital nos referimos a la digitalización de los documentos laborales de los colaboradores con el fin de gestionarlos de manera más eficiente.

¿Cuántas veces te ha pasado que inviertes muchas horas buscando un documento de un colaborador que se traspapeló en la carpeta de otro colaborador?, o ¿cuánto tiempo inviertes en presentar informes necesarios para el cobro de una factura?

Si tienes el legajo digitalizado, seguramente el tiempo que inviertes en esto es mínimo. Mientras que si tienes toda la documentación en papel, la gestión debe ser bastante engorrosa.

Es por esto que muchas empresas han decidido utilizar plataformas que permitan gestionar toda la documentación laboral desde un solo lugar y de manera digital. Son muchos los beneficios de tener el legajo digital y aquí te los contamos.

Beneficios de digitalizar el legajo de los colaboradores

Los gerentes de recursos humanos no deben ignorar la importancia de aplicar la tecnología a sus procesos de documentación de empleados. En muchas empresas los beneficios de la digitalización se conocen desde hace tiempo.

Actualmente, existen soluciones de software de recursos humanos para el manejo de empleados, sistemas de gestión de datos y documentos, disponibles para empresas de todos los tamaños.

Con el software de gestión documental Humanage de Cardinal System puedes procesar y manejar el ciclo de vida del empleado, organizada en un único repositorio basado en la nube. Esto mantiene tus archivos totalmente seguros respaldados bajo protocolos informáticos.

A continuación te explicamos algunos beneficios que puedes obtener manejando el archivo de tus empleados con Humanage.

 Importancia del legajo de personal

Ahorro en costos

Cuando se lleva a cabo la digitalización de RRHH, la inversión en papel, tinta, impresoras, y otros elementos necesarios para tener los documentos en físico, se reduce al mínimo, aliviando la presión financiera en este sentido.

Mejora el rendimiento

Ya que los miembros del departamento de Recursos Humanos no tienen que invertir tiempo en la búsqueda, manual, de la documentación laboral de los colaboradores, el rendimiento aumenta ya que pueden invertir el tiempo en labores de mayor impacto estratégico dentro de la organización.

Automatización de procesos

Ligado al punto anterior, y gracias a la digitalización, los procesos de búsqueda de documentación del legajo pasan de ser manuales a ser automatizados, minimizando el riesgo de errores en la gestión.

Ventajas del legajo de personal

Búsquedas avanzadas

Humanage, garantizan la gestión y la búsqueda avanzada de documentación laboral del colaborador. Lo mejor de todo es que puedes acceder desde cualquier lugar y dispositivo. Solo necesitas una conexión a Internet.

Personalizar los datos de búsqueda, hacer filtros asociados a cada tipo de documento para mejor visualización de la documentación son solo algunas de las funcionalidades que tiene nuestra potente plataforma que ayuda con la Transformación Digital de RRHH.

Visualización de documentación en tiempo real

Gracias a que el gestor documental se encuentra alojado en la nube, el departamento de Recursos Humanos puede visualizar y gestionar la documentación en cualquier lugar y cualquier momento que desee.

Con el auge que ha tenido el trabajo de manera remota, el home office, entre otros; ya la documentación no sería un problema de gestionar ya que todo sería digital.

Definición de roles

Como no toda la información del legajo puede ser visualizada ni gestionada por todo el equipo de RRHH, una de las características que tiene nuestra herramienta es que se pueden personalizar los roles en la aplicación.

El legajo digitalizado ofrece más seguridad con Humanage. De esta forma, se pueden establecer autorizaciones de acceso que aseguren que solo las personas acreditadas puedan utilizar los datos de los archivos.

Ayuda al medio ambiente

El proceso de despapelización en una empresa no solo ayuda desde el punto de vista monetario. Todos debemos hacer un esfuerzo por cuidar el lugar donde vivimos. Y la digitalización y despapelización es una medida super importante para lograrlo.

Esto no solo le da a tu empresa la imagen de una organización con conciencia ambiental, sino que también le otorga un toque humano y sensible.

¿Sabías que 1 resma de hojas equivale a un árbol?

Definición del legajo de personal

Conclusión

Los empleados son el recurso más valioso en una organización. Con eso en mente, los gerentes y propietarios de negocios reconocen la importancia de tener todos los detalles de su plantilla laboral con fácil acceso y de forma segura.

Mantener los registros de los empleados no solo es necesario para cumplir con las leyes estatales y federales, sino que también es crucial para el seguimiento del desempeño de sus trabajadores..

El departamento de recursos humanos crea el legajo de personal para mantener la documentación del empleado de forma organizada y acceder a ella al momento de hacer alguna búsqueda.

Pero llevar estos archivos de forma digitalizada simplifica enormemente las tareas diarias del departamento de recursos humanos. Además de ello, agilizará los procesos y aumentará la producción.

Contar con un software de gestión documental como el de Humanage te brindará todos estos beneficios y será el comienzo para dar el gran salto hacia la digitalización de la organización.

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