La procrastinación en el lugar de trabajo es un fenómeno en el que las personas posponen innecesariamente las tareas relacionadas con sus ocupaciones.
Es más frecuente de lo que parece y puede generar serios problemas tanto para los empleados mismos, como para sus empleadores y la organización en general.
En este artículo te hablaremos sobre la procrastinación en los colaboradores. Qué es y qué puedes hacer para evitarlo. Además te diremos las consecuencias que puede tener si no tomas acciones al respecto.
El problema de la procrastinación
Cuando los colaboradores procrastinan, no se ocupan de sus tareas laborales importantes y en cambio, dedican tiempo a actividades no relacionadas con el trabajo.
Esto puede incluir tomar descansos más largos de lo permitido, chatear con colegas durante períodos prolongados, hacer cosas personales o navegar por Internet, por ejemplo.
Algunas formas de procrastinación en el trabajo pueden ser menos obvias, como que los empleados dediquen tiempo a tareas que son fáciles y no tan presionadas.
Como encargado de un negocio, esto puede hacerte sentir un poco agitado. Lo último que deseas es que los empleados pasen una cantidad excesiva de tiempo procrastinando, ya que esto puede tener un impacto grave en la empresa.
¿Cómo evitar la procrastinación?
Si el problema de posponer sus responsabilidades se agrava y está comenzando a hacerse sentir, es necesario que tomes medidas al respecto. En primer lugar debes identificar el problema, qué hace que los colaboradores posterguen sus actividades.
A continuación te dejamos algunas estrategias que puedes poner en práctica.
Evita distracciones
Cuando ciertos elementos como el teléfono están en tu escritorio, puede ser fácil levantarlos y distraerte del trabajo. Guárdalo si no lo necesitas y elimina cualquier desorden.
Si el entorno que te rodea te distrae, trata de encontrar formas de limitarlo.
Fija objetivos
Establece metas concretas y objetivos medibles a tus colaboradores. Enséñales a visualizar el sentimiento positivo y lograr alcanzar las metas y terminar proyectos puede ayudar a animarlos y completarlos.
Piensa en los objetivos que desean alcanzar y los pasos para llegar allí. Imagina que logren estos objetivos mientras se esfuerzan por terminar los proyectos y mantenerse concentrado en la tarea.
Divide el tiempo laboral en lapsos de tiempo-trabajo
Las jornadas largas de trabajo pueden resultar tediosas. Esto hace que los colaboradores comiencen a aburrirse y pospongan sus obligaciones cotidianas. Lo mismo ocurre con los proyectos que suelen ser muy largos.
Divide el trabajo en pasos pequeños y manejables y esboza un plan aproximado de lo que implica el proyecto. Identifica los primeros pasos que necesitas dar y agrega otros a medida que avanza, para evitar sentirse abrumado y estancado al principio.
Recomienda dormir bien
Puedes sentirte más concentrado y motivado en el trabajo si mantienes un estilo de vida saludable. Diles a tus colaboradores que cuidar su mente y cuerpo les permite generar más energía y sentirse comprometidos.
Dormir lo necesario. Lo mejor es dormir de siete a ocho horas cada noche para que el cerebro descanse lo suficiente. Esto permitirá que se concentren más fácilmente en las tareas.
Compromete a los empleados
Los empleados de hoy quieren estar involucrados en su trabajo, entusiasmados con la organización para la que trabajan, tener un sentido de pertenencia y tener flexibilidad en cuanto a horarios y ubicación.
Genera un ambiente productivo
Tus colaboradores pueden sentirse más productivos si trabajan en un entorno en el que se sientan cómodos. Puedes mejorar el entorno de las oficinas colocando más plantas, incorporando iluminación adicional o decorando para lograr una sensación más positiva.
Por otro lado, muchas personas se sienten más productivas y enfocadas durante ciertos períodos de tiempo a lo largo del día. Pueden realizar las tareas más demandantes durante sus momentos productivos y las más simples, como responder correos electrónicos, cuando seas menos productivo.
Incentívalos
Ofrece incentivos a los empleados que terminan el trabajo antes de tiempo. Conviértelo en una competencia real, recordando que la procrastinación se trata, en última instancia, de motivación.
Los premios mejoran los niveles de satisfacción y estrés entre los trabajadores y, al mismo tiempo, aumentan su rendimiento y logros.
Consecuencias de la procrastinación excesiva de los empleados
La procrastinación en el lugar de trabajo se asocia con varios efectos negativos, tanto para las personas que la practican como para quienes las contratan.
Esto conduce a una productividad reducida y un peor desempeño entre los empleados, lo que puede dar lugar a un trabajo de baja calidad. Del mismo modo, puede interferir con la colaboración y el trabajo de los equipos, lo que genera problemas como la reducción de la motivación y la productividad.
También generar varios problemas para los empleados, lo que indirectamente reduce aún más su desempeño y también hacerlos menos felices en el trabajo y, por lo tanto, más interesados en cambiar de empresa.
Además, la procrastinación entre gerentes y ejecutivos puede generar otros problemas. Por ejemplo, la postergación de decisiones entre las personas en posiciones de liderazgo puede afectar negativamente la conducta de los empleados.
Conclusión
Puedes reducir la procrastinación de los empleados mediante el uso de técnicas adecuadas, que pueden ser implementadas por la gerencia, por los empleados o por ambos conjuntamente.
Las técnicas que utilices deben adaptarse a las necesidades y preferencias de los empleados, y apoyarlos tanto como sea posible en lugar de antagonizarlos.
Además, es importante comprender que el hecho de que un empleado posponga una tarea o participe en una actividad no relacionada con el trabajo no significa que esté posponiendo las cosas, y tales comportamientos a menudo pueden ser beneficiosos tanto para el empleado como para su empleador.
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