La transformación digital de los negocios ha llegado para quedarse. Y uno de los principales departamentos que tiene que correr esta ola es el de Recursos Humanos.

En el departamento de Recursos Humanos es donde empieza y termina todo; por ende, es el área que mejor organizado debe estar y, además, debe ser el que dé el ejemplo para los demás departamentos de la compañía.

Uno de los más fuertes aliados de este departamento es la digitalización. ¿Por qué es buena la digitalización de Recursos Humanos? En este post te contaremos los 10 beneficios más importantes para las empresas cuando deciden migrar todos sus documentos a la nube

10 Beneficios de la Digitalización para Recursos Humanos

Ahorro de tiempo

¿Cómo es posible ahorrar tiempo con la digitalización para Recursos Humanos? Muy sencillo: porque se simplifica la búsqueda de la documentación pertinente. De esta manera, todo el equipo de Recursos Humanos puede enfocarse en llevar a cabo otras tareas del departamento al no perder mucho tiempo en la gestión de la información.

Más seguridad en la documentación

A pesar de que muchas personas creen que la información que está en la nube está más desprotegida, esto es completamente lo opuesto.

Toda la información que se sube a la nube (de Amazon, Google, Microsoft, entre otros), está muchísimo más segura que en cualquier otro lugar ya que estas plataformas cumplen altos estándares de seguridad.

De hecho, ¿sabías que La Casa Blanca utiliza Microsoft como proveedor para guardar su información en la nube?

Operación y logística

La liquidación del sueldo mensual, vacaciones y otros pagos que deben realizarse mensualmente, es uno de los principales problemas de gestionar del departamento de Recursos Humanos.

Cuando se lleva a cabo la digitalización para Recurso Humanos, es mucho más fácil la distribución, gestión y seguimiento de la documentación como los recibos de sueldo digitales, por ejemplo.

En este apartado nos detendremos un momento y haremos doble click, ya que este es uno de los beneficios más importantes de la transformación digital del departamento de Recursos Humanos.

Recibos de sueldo digitales

Dentro de la digitalización de los documentos de RRHH se encuentran los recibos de sueldo digitales. Hoy en día, una de las mejores decisiones que pueden tomar las empresas es digitalizar sus recibos de sueldo.

¿Por qué? Muy fácil. Imagínense una empresa que tiene diferentes sedes en distintas zonas del país. Estos envían mensualmente sus recibos de sueldo a través de una empresa de logística y distribución. Al colaborador le llega el recibo, lo firma, ¿y luego? ¿Cuánto tiempo transcurre entre que el colaborador firma el recibo y el encargado de Recursos Humanos lo vuelve a tener en sus manos?

La mejor manera de que el departamento de RRHH tenga, en tiempo y forma, toda la documentación de todos los colaboradores, como los recibos de sueldo firmados cada mes, es a través de la digitalización.

Para firmar los recibos de sueldo digitales, en Argentina, hay dos tipos de firmas: la firma digital y la firma electrónica. Si quieres saber las principales diferencias entres ambas firmas, te invito a leer nuestro artículo: Firma Digital Vs. Firma Electrónica: Principales Diferencias Entre Ambas.

Ahorro de dinero

Muy relacionado a los puntos anteriores está el tema del dinero. Hace unos meses nos contactó una empresa que estaba destinando 8 personas de su departamento de Recursos Humanos para la búsqueda y gestión del legajo de los colaboradores.

Todo esto conlleva un costo operativo muy alto para la empresa, sin incluir el precio de la tinta, la impresora, el papel, y un sin fin de etcéteras.

Esto no pasaría si tuvieran el legajo digital, que les permite buscar de manera rápida y fácil, toda la información del colaborador.

Onboarding de colaboradores más sencillo

El proceso de onboarding de los colaboradores es mucho más fácil gracias a la digitalización. Por ejemplo, con la creación de formularios electrónicos que permiten obtener información de forma inmediata del colaborador y guardarla de manera digital para su posterior utilización.

Automatización de procesos

Como era de imaginarse, la automatización de procesos es uno de los más grandes beneficios de la digitalización de Recursos Humanos. Tener todo en una única plataforma de gestión documental permite automatizar procesos que antes lo tenía que hacer, de manera manual, el equipo de RRHH.

Además, plataformas como Humanage permiten crear alertas de documentación pendiente por firmar, tanto por el empleado como por el empleador, simplificando la gestión.

Información en un solo lugar

Poder tener toda la información en un solo lugar y conseguir todo lo que buscas es el sueño hecho realidad de cualquier miembro del equipo de Recursos Humanos.

De esta manera no solo se simplifica la búsqueda de la documentación pertinente, sino que se disminuye el riesgo de perder información del legajo por estar guardada en carpetas equivocadas, por ejemplo.

Generar indicadores de manera rápida y efectiva

Ya que toda la información está digitalizada, se pueden generar informes con indicadores de éxito como % de recibos de sueldos firmados, % de información recolectada, % de colaboradores que falta por tomar vacaciones, entre otros.

Esta opción es parametrizable y aplicable a cualquier tipo de negocio.

Acceso a la información desde cualquier lugar

Ya que toda la información es digital, esto contribuye a que no existan trabas a la hora de manejar la información. Todo el equipo de RRHH podrá acceder a la información, y el colaborador también, sin necesidad de estar en la oficina.

Despapelización

Este es uno de los puntos más importantes. No solo porque engloba los 9 puntos anteriores sino que, además, contribuye con el medio ambiente.

¿Sabías que 16 resmas de papel equivalen a 1 árbol? ¿Por qué seguir usando papel si podemos pasar al mundo digital y aprovechar sus múltiples beneficios?

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