Cuando las empresas deciden dar el paso hacia la despapelización de su empresa, quieren que sea un proceso rápido y ágil.
El tiempo que te tome digitalizar los procesos va a depender de muchos factores: cantidad de papeles, de procesos y la disposición del equipo para llevar a cabo esta tarea.
Lo que tienes que tener siempre presente es que no debes sacrificar calidad por rapidez. Estos procesos están pensados para mejorar la gestión en cuanto se implemente.
Pero si te apresuras y tratas de hacerlo a las corridas, las cosas pueden salir mal.
Así que, si quieres que tu proceso de despapelización de la empresa sea ágil pero también efectivo y sostenible en el tiempo, te invito a que sigas leyendo.
Despapelización de tu Empresa: Tips para Agilizarla
Arma un plan
El proceso de despapelización de tu empresa debe ser tomado, y llevado, como un proyecto.
La idea es que traces objetivos y responsables de cada una de las acciones que se llevarán a cabo para poder hacerlo de manera organizada y efectiva.
Al determinar responsables y tareas, será mucho más sencillo hacer seguimiento de las acciones a llevar a cabo y estimar bien los tiempos.
Organiza la información
Para poder iniciar el proceso de despapelización, es importante que organices la información que vayas a digitalizar.
Cualquier empresa que vaya a realizar el proceso de digitalizar la documentación deberá seguir un patrón y solo lo puedes determinar tú.
Involucra a toda la empresa
La despapelización viene ligada al uso de herramientas digitales que van a permitir la gestión de la documentación de manera más eficiente.
Es por esto que involucrar a toda la empresa es muy importante en el éxito, o fracaso, del proceso de despapelización.
De ser necesario, arma capacitaciones para que todos puedan adaptarse al cambio que está por llegar para que sea mucho más fácil el proceso.
Ve por partes
Despapelizar todos los procesos de la empresa al mismo tiempo puede ser una decisión que ponga en riesgo el éxito de la misión.
Lo más recomendables es que comiences por departamentos que sean más “fáciles” de digitalizar y que ya existan varias soluciones en el mercado para ello.
Un buen departamento para comenzar es el de Recursos Humanos. La digitalización en esta área ya se viene gestando desde hace bastante tiempo.
Existen muchas soluciones para gestionar la documentación de RRHH de manera digital, como por ejemplo Humanage.
El éxito de la digitalización de un departamento va a generar un efecto dominó sobre los demás departamentos y va a impulsar la despapelización completa de la empresa.
Busca un aliado
No des nada por sentado. Averigua, infórmate y busca la mejor solución para la compañía.
Hoy en día existen muchas empresas en el mercado que ofrecen servicios de digitalización para las empresas.
Pero, como todo, no todas cumplen con los estándares de calidad ni con los tiempos de gestión que tu empresa necesita.
Por eso, más allá de buscar un proveedor que te brinde un servicio, mi consejo es que busques un socio estratégico que te ayude a conseguir los objetivos de tu empresa.
Que entienda tu negocio, que se comprometa contigo y con la empresa, y de esta manera te aseguro que el proceso será rápido, eficiente y sostenible.
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