La gestión del tiempo no se trata de trabajar más, se trata de trabajar mejor. Es una actividad que funciona para todos los ámbitos de nuestra vida, desde el laboral hasta el personal. Pero gestionar nuestras actividades y horarios no es simplemente armar una lista de lo que tenemos que hacer.
Es un proceso diseñado para alcanzar la eficiencia en el menor tiempo posible, sin generar sobrecarga o estrés. Si para ti esto no parece posible, entonces tranquilo, porque en los siguientes párrafos te ayudaremos a conseguir administrar tu tiempo de forma perfecta.
Importancia de la Gestión del Tiempo
Poder alcanzar una gestión eficiente del tiempo nos permite realizar de forma óptima nuestras actividades, acercándonos más a nuestros objetivos. Implementarla es imperativo y sus resultados son inmediatos y comprobables.
Lograr gestionar nuestros tiempo nos ayuda a aprovechar cada minuto de nuestra jornada laboral. Implementar estrategias para administrar nuestro tiempo te ayuda a que el trabajo no se te acumule y a que tus objetivos sean alcanzados debidamente.
Ventajas de una Buena Gestión del Tiempo
Muchos de los problemas que acarrea una empresa se deben a la falta de organización. Este déficit en la jerarquización de sus actividades les obstaculiza el éxito y desarrollo. Eliminar este factor de desorganización trae consigo beneficios como:
Disminuyen los Niveles de Estrés
La presión que sienten algunas personas por no poder realizar todas las actividades que tienen asignadas, es la causa principal de estrés laboral. Esta sobrecarga de trabajo (la cual nace por la ineficiencia a la hora de administrar las tareas) es una causa de renuncia, y ya sabemos que tener un talento rotativo que sale y entra de la empresa no es beneficioso.
El estrés laboral, además, es causa de muchas enfermedades, así que no tendríamos un equipo de trabajo eficiente. Por suerte, gestionar el tiempo y las actividades ofrece un bienestar de tranquilidad, dando la satisfacción de poder cumplir a tiempo y correctamente las tareas asignadas.
Mejora el Ambiente y la Calidad del Trabajo
En la medida en la que tengamos un personal feliz, tendremos un buen ambiente laboral. Tener un equipo que está en constante movimiento e inquietud por la falta de tiempo, solo genera tensión y disminuye el trabajo en equipo.
Así que gestionar el tiempo, te permite reducir la carga laboral ofreciendo un ambiente con más tiempo para ser colaborativo y comunicativo.
Gestión del Tiempo: 6 Estrategias Efectivas para Fomentar el Bienestar Organizacional
Ahora que te hemos explicado sus ventajas e importancia, seguro tienes la duda, ¿Cómo logro gestionar el tiempo en el trabajo? La verdad es que no es una tarea difícil, solo debe ser una actividad constante. Te dejamos estas 6 estrategias infalibles:
Incorpora Metodologías Ágiles
Te has puesto a pensar, ¿Cómo sería el mundo ahora si aún nos escribiéramos por cartas y no por email? Seguro que pensaste que sería un caos de tiempo, toda información llegaría tarde.
Aunque no lo creas, muchas empresas aún afrontan estos problemas porque tienen sistemas deficientes.
Para eliminar esta deficiencia, debemos implementar metodología modernas, pensar en la tecnología para gestionar nuestro tiempo es primordial
Incluye a tu equipo de trabajo la importancia de usar los sistemas de gestión y por su puesto, introduce los sistemas de gestión a las áreas de tu empresa donde sean necesarios.
Una metodología ágil es también cortar con ciertos sistemas burocráticos que hacen todo más lento. La comunicación debe ser fluida e inmediata, colocar pasos entre un mensaje y otro, solo nos lleva a perder tiempo.
Disminuye esa pérdida de tiempo gestionando bien la forma en la que tu equipo interactúa entre sí.
Fomenta el Bienestar de Todos los Equipos
El lugar donde los equipos realizan sus actividades así como la remuneración correcta de sus logros es un deber. Si te preguntas, ¿qué tiene que ver esto con gestionar el tiempo?
Pues, que un equipo desmotivado tiende a la procrastinación y a la dispersión. Estos dos factores reducen la buena gestión del tiempo.
Al fomentar el bienestar del entorno de los equipos, nos encontramos con personas motivadas y enfocadas, lo que significa una mejor gestión de tareas.
Alienta un Ambiente Colaborativo
Tener un equipo que se apoye entre sí es gasolina para realizar las actividades a tiempo. Esto es porque si alguien por alguna razón se está quedando atrás con una entrega, esta tarea puede realizarse si recibe apoyo de su compañero.
El ambiente colaborativo elimina las cargas de trabajo y también destituye el pensamiento de :hazlo tú mismo, el cual es solo una carga y un problema para aprender a delegar tareas.
El ambiente colaborativo además, debe ser inducido desde los altos cargos. Cada líder tiene el deber de alentar a su equipo a ayudarse entre sí.
Estimula a los Equipos con Pausas Saludables
Trabajar sin descanso es trabajar mal. Estos fenómenos de agotamiento los conocen bien los escritores y correctores, quienes deben dar pausa antes de volver a leer un texto, porque sino su cerebro está muy agotado para encontrar errores.
Y así funciona nuestro cerebro humano, el agotamiento producido por un empujón de energía y actividad, nos limita a ser eficientes, lo bueno es que la solución es simple: descansar.
Es importante que la empresa cuente con espacios dispuestos para estos pequeños descansos.
Enseña la “Regla del Minuto de Oro
La Regla del Minuto fue introducida por el teólogo Masaaki Imai. En otros lugares es conocida como el Método Kaizen. Consiste en hacer una actividad en 60 segundos. La filosofía inicial de este método es comenzar a insertar un hábito en nuestras vidas usando 60 segundos al día para ello.
Sin embargo, en el trabajo se puede usar como un cronómetro y un sistema de concentración. Esto estimula la eficacia en ciertas actividades, para no postergarlas y para realizar rápido sin distracciones.
Incorporar Herramientas Digitales Que Faciliten El Trabajo y Aumenten La Productividad
Para finalizar otra estrategia que puede ayudarte a lograr una gestión efectiva del tiempo y con ella poder fomentar un bienestar a nivel organizacional, es incorporar herramientas digitales que asistan al equipo y que puedan ayudarles a aumentar la productividad.
Una herramienta que se ajusta de forma ideal es Humanage de Cardinal Systems ya que puede generar un manejo más efectivo de la documentación de la compañía.
Podrás agilizar procesos que demandan mucho tiempo como lo es la gestión de recibos de sueldos o simplemente obtendrás una mejor manejo de la documentación de la empresa lo cual en un primer plano hará que los miembros de la organización puedan enfocarse ne otras tareas.
Conclusión
A veces invertimos mucho tiempo en otros recursos cuando en realidad lo que nos afecta es nuestra pobre administración del tiempo. Para evitar estos gastos innecesarios, puedes utilizar métodos de gestión de tareas, jerarquizar actividades y estimular la concentración mediante objetivos fijos relacionados con el tiempo.
Administrar el tiempo no es hacer todo rápido por hacerlo, sino saber qué debemos hacer primero y cuáles otras cosas podemos dejar para después. La gestión eficiente de nuestro tiempo laboral debe ser un hábito y aplicarse de forma individual y grupal.
Debemos enseñar a cada miembro de la empresa a administrar su tiempo, de esta forma tendremos sinergia y eficiencia.
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