El offboarding de los empleados es el proceso de desvincularlos de su puesto dentro de una empresa. Es una práctica utilizada tanto para los que optan por irse como para aquellos que son despedidos.
Para que el proceso se lleve a cabo de forma eficiente deben seguirse ciertos parámetros y tener un correcto registro y organización de todos los datos del empleado.
En este artículo te hablaremos sobre el offboarding de los empleados y las buenas prácticas que debes tener en cuenta para realizarlo de forma correcta.
El necesario proceso de offboarding
Si bien el proceso de onboarding hace referencia a la incorporación de los trabajadores a una empresa, el offboarding de los empleados se refiere a la desvinculación de la organización, lo que brinda un marco estructurado al dejar un puesto.
Un buen programa de offboarding debe:
- Minimizar las interrupciones dentro de la empresa
- Proteger la información confidencial de la empresa
- Obtener feedback del empleado saliente
- Proporcionar al empleado, otras alternativas o servicios de reubicación, si es necesario
Igualmente, un programa de offboarding bien planificado y fluido es clave para mantener:
- La reputación de la compañía
- La seguridad de datos
- La cultura de una empresa positiva
El offboarding exitoso permite que el empleador y el empleado saliente mantengan una relación de respeto mutuo durante y después del final de la vinculo laboral.
¿Qué puede facilitar el offboarding?
El offboarding de los empleados no es algo a lo que todos los empleadores presten mucha atención. Pero es importante, ya que puede ofrecer una idea del por qué los empleados se van y cómo se puede mejorar su experiencia, para evitar la rotación de personal.
Además, un proceso de offboarding estructurado ayuda a construir nexos y garantizar que tu empresa mantenga una reputación positiva en el mercado.
Existen ciertos elementos claves que facilitan este proceso, tanto para el empleado como para el empleador y uno de ellos es el correcto registro de los datos e información de la persona.
Sin duda, el registro de datos
Contar con una base de datos organizada, completa y estructurada te permitirá realizar el proceso de offboarding de los empleados de una manera más diligente, rápida y sin problemas.
Recuerda que la salida de un empleado, en muchas ocasiones genera ciertos inconvenientes en la organización y si a ello, le sumas un deficiente proceso de desincorporación, el problema puede ser aún mayor.
De ello dependerá que se agilicen los demás procesos que genera el offboarding, como por ejemplo, la desvinculación en cada uno de los entes donde el empleado reciba algún beneficio o incluso sea más rápido el proceso de pago para la liquidación.
¿Qué datos debes tener para poder generar un proceso adecuado?
Estos son algunos de los datos e información que debes tener preparado para cuando el empleado renuncie o sea despedido de la empresa:
Datos personales
Los datos personales son la información básica de los empleados: nombre, teléfono, dirección, referencias, entre otros. Todos estos datos deben estar contenidos en el currículo que previamente entregó y en el sistema.
Check de procesos y tareas a cargo del empleado
Durante el onboarding el futuro empleado debe pasar por ciertas pruebas y test que de ser aprobadas harán que obtenga el cargo. Todas ellas, debidamente certificadas por los encargados correspondientes. En su expediente debe estar anexado el contrato laboral donde se especifican la descripción del cargo y funciones.
Pormenores contables
Los pormenores contables hacen referencia al sueldo asignado, bonificaciones, pagos extras, seguro médico y otros beneficios. Igualmente se debe especificar todas las deducciones con sus respectivas descripción. Cualquier otra característica relacionada a su sueldo también se debe tener en cuenta.
Datos de contacto y accesos del empleado
Siempre es importante contar con alguna información de contacto del empleado por si en el futuro necesitas comunicarte con él. Igualmente es necesario tener sus usuarios y claves a los sistemas que tenía acceso.
Datos de contacto y accesos de los clientes a cargo del empleado
Debes hacerte cargo y trasladar toda la responsabilidad que manejaba ese trabajador a otra persona o al nuevo reemplazo. Para ello necesitas los datos e información de todos los clientes que atendía el empleado.
¿Cómo facilitar todo el proceso de offboarding de los empleados y el traspaso de información?
La mejor forma de facilitar todo el proceso de offboarding de los empleados y el traspaso de su información, es utilizando soluciones tecnológicas que te permitan tener todo debidamente digitalizado y organizado en un solo lugar.
Las herramientas adecuadas, como las plataformas de software de recursos humanos o las plataformas de adopción digital, por ejemplo, pueden agregar automatización en áreas clave de este proceso.
Estos recursos pueden ayudarte a crear un proceso de offboarding bien estructurado. Existen diferentes tipos, que van desde checklist, software de gestión documental, hasta sistemas especializados y chatbots.
Conclusión
Invertir en el proceso de culminación laboral con un empleado sin problemas, no solo garantizará que tu logística sea segura, sino que también ayudará a mejorar las tasas de retención de empleados existentes y disminuirá la rotación.
El offboarding garantiza que se aborden todos los detalles laborales de cada empleado que se retira. De esta manera, las empresas poseen toda la información disponible y no tendrán necesidad de utilizar más tiempo y recursos en la gestión de desvinculación de un empleado.
Contar con un correcto registro de datos es vital en este proceso. Para ello es necesario disponer de un software que te permita digitalizar la información y manejarlo desde un solo sistema de fácil acceso todos los datos de tus empleados.
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