Como parte de la digitalización y la innovación dentro de las empresas muchas toman en consideración la opción de invertir en un sistema de gestión documental digital, ya que al ser una herramienta que almacena y distribuye la información de la compañía ésta impulsa el orden dentro de la misma.

Al ver todo lo que tiene para aportar muchas organizaciones lo toman como la primera opción para esta transición y dan prioridad a la despapelización. Esto con el propósito de proteger, almacenar y sacar mayor provecho a toda la información de la compañía.

Te invitamos a leer un poco más en este artículo para conocer más acerca de este increíble sistema. 

¿Qué es un sistema de gestión documental digital?

Sistema De Gestión Documental Digital

Un sistema de gestión documental digital es una herramienta desarrollada para proteger, almacenar y distribuir la información y documentación de una empresa. Es una solución al establecimiento del orden a los documentos de la organización.

Respondiendo esta herramienta a una de las principales necesidades de las empresas en la actualidad. Por medio de esta herramienta podrás obtener grandes beneficios como la despapelización, ahorro en costos operativos y el incremento en la productividad del equipo.

Es necesario entender que por medio de este proceso crearás una nueva manera en la que se va a desarrollar la información dentro de la organización, trayendo con esta nueva metodología más orden. 

¿Qué puedes hacer con un sistema de gestión documental?

Sistema De Gestión Documental Digital Qué hacer

Contrario a lo que muchos pueden pensar son muchas las cosas que puedes realizar con un gestor documental, ya que parte del impacto que esta herramienta genera no solo es directo en la información.

Esta herramienta genera efectos en asuntos como el flujo de trabajo, la productividad del equipo, las finanzas de la compañía e inclusive en la cultura de la organización. Entendiendo esto, te presentamos 5 cosas que puedes hacer con un sistema de gestión documental. 

Centralización de la información.

Lo primero que puedes hacer es la centralización de la información, con esto hacemos referencia a la oportunidad de tener toda la información de valor de la organización en un mismo espacio y por supuesto totalmente protegida.

De esta forma podrás encontrar tanto la información más antigua como la más actualizada de la organización y distribuirla para lo que sea requerido. Siendo esto una de las características más atractivas de la herramienta. 

Seguridad de datos.

Otro de los atractivos que tiene el sistema de gestión documental es la seguridad de los datos, uno de los puntos más importantes para las empresas. Esta herramienta si bien es gestionada por prácticamente cualquier empleado, te permite brindar seguridad.

Además, la herramienta está diseñada para respaldar y proteger ante ataques la información de valor como los datos de cada empleado o la información contable de la compañía. 

Mejorar los flujos de trabajo.

Como mencionamos con anterioridad a lo largo de este artículo, el impacto de la herramienta no es solo directamente sobre la información y la documentación de la compañía, sus beneficios van más allá.

Una de las formas en las que impacta es mejorando los flujos de trabajo, pues, con la digitalización de la información el trabajador ya no tendrá que acudir a procesos manuales que demanden tiempo y podrá acceder a la información que necesite.

Colaboración documental.

Además de tener toda tu información almacenada y protegida en un mismo espacio, otra ventaja increíble es poder impulsar la colaboración de todos los empleados ya que cada uno tendrá acceso a la documentación en la nube.

De esta forma cada empleado podrá tener acceso y compartir con cualquier otro la documentación que necesite enviar en el momento. Impulsado así la colaboración y el trabajo en equipo. 

Reducción de costos.

Como mencionamos en otro apartado de este artículo uno de los atractivos más grandes que ofrece el sistema de gestión documental es la posibilidad de reducir costos operativos para la empresa que contrata esta solución.

La forma en la que ahorra tiene que ver con los costos operativos que suelen verse en el día a día. Algunos de los costos que se reducen tienen que ver con la impresión y confección de documentos de valor. 

Conclusión

Es muy grande el impacto que ofrece el sistema de gestión documental, a lo largo de todo este artículo hemos podido ver cómo aporta beneficios y ayuda a la compañía en diferentes áreas.

Ante esto, te proponemos la implementación de un sistema con estas características, en Cardinal Systems hemos desarrollado Humanage. Un software de gestión documental con almacenamiento en la nube que ayudará a la distribución y almacenamiento de la información de tu empresa.

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