El manejo eficaz del personal es una función fundamental de cualquier departamento de recursos humanos. Pero esto conlleva a una montaña de papeles, por lo que un plan eficiente de gestión documental te ahorrará tiempo y esfuerzo.
Una estrategia implementada correctamente protegerá los datos confidenciales, mejorará las tareas administrativas y resguardará la empresa de los riesgos. También empodera a tus equipos con información para impulsar una mejor toma de decisiones.
En este artículo te hablaremos sobre la gestión documental en el departamento de recursos humanos. Te diremos qué clase de documentos se manejan y cuál es la mejor forma de hacerlo.
Hablemos de la gestión documental
La gestión documental de recursos humanos implica manejar el ciclo de vida de los documentos, datos e información en general de los empleados.
De esta forma se garantiza el almacenamiento adecuado de los registros necesarios, el acceso controlado a los archivos e información y la eliminación oportuna del material obsoleto.
Además de ello, te permite seguir los estándares establecidos del manejo eficiente de los documentos aprobados para su creación, revisión, modificación, emisión y distribución.
También podrás ubicarlo y acceder a ellos fácilmente cuando sea necesario y seguir los protocolos de seguridad adecuados para evitar el acceso no autorizado a documentos confidenciales y registros.
En pocas palabras la gestión documental de recursos humanos, es el manejo estandarizado y sistemático de todos los documentos relacionados con la plantilla laboral de la empresa.
¿Qué clase de documentos se gestionan y almacenan desde RRHH?
El ciclo de vida del empleado empieza desde el momento que es fichado para la organización y termina con su salida, bien sea por despido o renuncia.
Durante ese trayecto se genera una innumerable cantidad de documentos, que deben gestionarse de forma adecuada para un mejor proceso operativo. A continuación te nombramos algunos.
Papeleo de reclutamiento y onboarding
Son los documentos que se generan al momento de la contratación. Los encargados de recursos humanos deben definir con precisión los términos de la vacante y mantener los registros relevantes.
Los siguientes documentos son cruciales para un reclutamiento y una incorporación exitosa:
- Descripciones de trabajo: aquí se detallan las responsabilidades principales y las calificaciones necesarias para cada rol en la organización.
- Formularios de solicitud de empleo: se recopilan los documentos de los candidatos, incluidos sus antecedentes educativos, experiencia laboral previa, información de contacto, etc.
- Cartas de oferta: se detallan las principales responsabilidades de los candidatos, su salario base, compensación y beneficios, período de prueba, entre otros.
- Formularios: De impuesto, legalidad del candidato, entre otros
Documentos de nómina
Cada organización debe documentar los registros de nómina, incluida la carta de oferta, la información personal y el estado laboral del empleado, los datos de los horarios, asistencia y los detalles de pago.
Manual del empleado
Los manuales de empleados ayudan a comprender las políticas y regulaciones de la empresa. Generalmente está dividido en partes. Describen la identidad y valores de la organización, sus normativas y beneficios, entre otras.
Documentos de formación
Todas las organizaciones deben registrar cuidadosamente los programas de capacitación relacionados con el cumplimiento para las auditorías. Además de la participación de los empleados y los logros alcanzados.
Papeleo de desempeño
Conservar la documentación relacionada con el desempeño te ayudará a llevar un registro adecuado de cada trabajador. Para las evaluaciones anuales se proporcionan formularios que documentan sus logros y recogen sus impresiones.
Documentos de salida del empleado
Al igual que la incorporación, la desvinculación implica documentos esenciales. Todo esto debe documentarse para dar por culminado el ciclo de vida del empleado en la organización.
¿Cuál es la mejor forma de llevar la gestión documental?
La mejor forma de llevar a cabo el papeleo que genera las actividades propias del departamento de recursos humanos, es por medio de un software de gestión documental.
Este software te permitirá digitalizar los documentos de tus empleados y manejarlos de forma centralizada. Los datos estarán alojados en la nube resguardados bajo todos los protocolos informáticos.
Con estos sistemas de administración de documentos podrás mantener todos tus registros en un solo lugar. Además de acceder a ellos, editarlos, compartirlos y firmarlos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Algunas de sus funcionalidades incluyen:
- Actualizar y archivar automáticamente todos los formularios y documentos en un servidor seguro basado en la nube.
- Procesamiento rápido y sencillo de nuevos solicitantes e incorporación de nuevos empleados
- Almacenar y gestionar de forma segura los archivos de los empleados en carpetas digitales que garantizan la separación de los documentos clave.
Conclusión
Los departamentos de recursos humanos generan una montaña de datos y papeles. Todo, desde las revisiones de los empleados hasta las políticas de la empresa, debe rastrearse, almacenarse y actualizarse periódicamente.
El profesional de recursos humanos, está familiarizado con los desafíos de lidiar con este exceso de archivos que a veces es abrumador. La buena noticia es que hay formas de manejarlo de manera efectiva.
El software de gestión documental es una solución digital que ayuda a los departamentos de recursos humanos a procesar, capturar, almacenar, administrar y rastrear documentos.
Esta herramienta sin duda alguna mejorará los procesos en tu departamento.
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