Ante el crecimiento del uso de la tecnología por parte de las empresas en todo el mundo hemos podido ver cómo las organizaciones se suman a la implementación de nuevas herramientas. En Argentina parte del uso de estas herramientas involucra como digitalizar una firma.
Siendo este un concepto más normalizado en el país, son cada vez más las empresas que apuestan por soluciones de este tipo. Es necesario aclarar que dentro de estas soluciones están la firma digital y la firma electrónica.
Te invitamos a seguir leyendo para conocer más acerca de estas soluciones y de que manera pueden ayudar al crecimiento de tu negocio.
Qué es la Firma Digital
La firma digital viene a sustituir a la firma holográfica dándole la validez necesaria a un documento, indicando que efectivamente este pertenece a una persona determinada. Dicha firma cuenta con tecnología atrás que permite autentificar la veracidad de la misma.
A continuación te mostramos lo que indica La Ley 25.506:
Es el resultado de aplicar a un documento digital un procedimiento matemático que requiere información de exclusivo conocimiento del firmante, encontrándose esta bajo su absoluto control.
Es decir, la firma digital sustituye a la firma hológrafa ya que una tercera parte procede a identificar al firmante con su documento de identidad.
Además, el trámite de la firma digital se hace de manera presencial y personal para brindar mayor seguridad al firmante.
La firma digital se rige bajo el principio de no repudio. ¿Qué quiere decir esto? Que se invierte la carga de la prueba.
Javier Outeiral, CEO de Cardinal Paperless Experts, lo explica con mucha claridad:
Existen muchos motivos para elegir la firma digital para tu empresa, pero siempre te aconsejamos que consultes con tu departamento de legales y con asesores especializados para que la selección de la firma vaya de la mano con las necesidades de la empresa.
¿Cómo digitalizar la firma en Argentina?
Obtener una firma digital en Argentina no resulta ser un proceso complejo, pues, desde hace algunos años el Estado promueve la idea de que cada vez más organizaciones se sumen a este sistema.
Para obtener una firma digital en Argentina deberás seguir los siguientes pasos:
- Acudir a una autoridad de registro que se encuentre certificada bajo el ministerio de modernización de Argentina.
- Establecer si quieres obtener la firma en las oficinas de la autoridad de registro (En este caso Cardinal systems) o las oficinas de quien contrata (tu empresa o negocio).
- Una vez definido el oficial de registro validará la información de los colaboradores de la compañía. Para esto deberá tomar una foto y las huellas de la persona los cuales serán validados en el ReNaPer.
- Posteriormente tomará los datos para brindar acceso y conceder las contraseñas para que se pueda firmar digitalmente el documento que lo requiera.
- Una vez terminado el proceso, para confirmarlo todo el suscriptor recibirá vía mail la confirmación de que el alta ha sido realizado de manera exitosa.
¿Cómo saber que un documento se firmó digitalmente?
En el caso de que hayas abierto un archivo en PDF en Adobe Reader vas a tener que validar las firmas que se efectúen en dicho documento. Para ello sigue los siguientes pasos:
- Paso 1: Haz clic en “Panel de firma”.
- Paso 2: En la columna de firmas, tendrás que hacer clic derecho sobre la firma que deseas validar y seleccionar “validar firma”.
- Paso 3: Haz clic en “propiedades de la firma”.
- Paso 4: Tendrás que hacer clic en “mostrar certificado de firmante”, con esto podrás verificar los datos de la firma digital.
- Paso 5: Haz clic en la pestaña “confianza”. Posterior a esto deberás corroborar todos los datos, y luego hacer clic en “agregar a certificados de confianza”.
- Paso 6: Aceptar el cambio de configuración de confianza.
- Paso 7: Haz clic en la opción “documentos certificados” y luego aceptar.
- Paso 8: Por último; validados los datos tendrás que hacer clic en cerrar.
¿Cómo digitalizar una firma con Humanage?
Cuando una empresa decide contratar humanage, la plataforma de gestión documental lo siguiente será elegir la firma digital, ya con esto podrás garantizar la máxima seguridad a quienes trabajan contigo.
Para utilizar la firma digital con humanage sigue los siguientes pasos:
- Paso 1: Deberás acceder al sistema con la contraseña que configuró en primer lugar la autoridad de registro.
- Paso 2: Selecciona el documento que necesitas firmar, al hacerlo ingresa la contraseña para la firma.
- Paso 3: Por último, se necesita la verificación por medio de un OTP. esto lo tendrás que hacer con el pin enviado. De esta forma el proceso estará hecho.
¿Qué es la Firma Electrónica?
La firma electrónica a diferencia de la firma digital no cuenta con la eficacia probatoria, lo que puede ser una limitante en gestiones como la compra o el traspaso de bienes. Si bien es mucho más sencilla de tramitar, no cuenta con el mismo peso que la firma digital.
Según la ley 25.506 esto es la firma electrónica:
“Es el conjunto de datos electrónicos integrados, ligados o asociados de manera lógica a otros datos electrónicos, utilizado por el signatario como su medio de identificación, que carezca de alguno de los requisitos legales para ser considerada firma digital.
En caso de ser desconocida la firma electrónica corresponde a quien la invoca acreditar su validez”.
Si quieres saber más sobre cómo verificar la firma digital, te invito a que ingreses acá.
¿Cómo hacer la Firma Electrónica en Argentina?
Como mencionamos anteriormente, es mucho más sencilla de gestionar frente a la firma digital. En este caso no vas a necesitar a la autoridad de registro, es decir, que solo se puede gestionar con un acuerdo previamente establecido entre el proveedor y el contratante.
Cuando se contrata este servicio, solo necesitas que el proveedor envíe a un colaborador para configurar la contraseña con la que podrás firmar. En algunos casos, ya que la firma no cuenta con la validez de la firma digital, si existe un desconocimiento por parte del trabajador, es la empresa quien deberá responder.
¿Cómo utilizar la firma electrónica en Humanage?
Una vez has tomado la decisión de contratar a humanage como el sistema para la implementación de la firma electrónica deberás hacer lo siguiente:
- El colaborador debe ingresar a la plataforma con los datos de usuario y contraseña que fueron previamente configurados.
- Lo siguiente es seleccionar el archivo que necesita firmar y que se encuentra de acuerdo con lo que está por verificar. Al hacerlo solo debes ingresar la contraseña y estará listo.
Al hacer esto obtendrás de manera segura tu documentación firmada y posteriormente estará almacenada dentro de tu gestor documental.
¡Completamente seguro y muy fácil de usar!
Qué es la Firma Electrónica
La Ley 25.506, define la firma electrónica:
“Es el conjunto de datos electrónicos integrados, ligados o asociados de manera lógica a otros datos electrónicos, utilizado por el signatario como su medio de identificación, que carezca de alguno de los requisitos legales para ser considerada firma digital. En caso de ser desconocida la firma electrónica corresponde a quien la invoca acreditar su validez”.
La firma electrónica es válida en Argentina, sin embargo, no serviría para realizar trámites como compra de bienes o servicios.
Es una firma más fácil de obtener pero no cuenta con los mismo factores de autenticación con los que cuenta la firma digital.
Cómo hacer la Firma Electrónica en Argentina
La firma electrónica en Argentina es un poco más fácil de obtener con respecto a la firma digital.
No hace falta hacerla con una Autoridad de Registro. Esta firma se obtiene con un acuerdo entre ambas partes (la empresa que quiere contratar la firma electrónica y la empresa que ofrece este servicio).
Una vez realizado este acuerdo, el colaborador solo tendría que setear una única contraseña con la que podrá firmar un recibo de sueldo, o una comunicación.
La firma electrónica no se rige por el principio de no repudio, como te comenté anteriormente.
En el caso de desconocimiento por parte del empleado, la empresa será la responsable de demostrar lo contrario.
¿Cómo utilizar la firma electrónica en Humanage?
La plataforma Humanage soporta ambas firmas: tanto la firma electrónica como la firma digital.
Incluso, existen algunos clientes que tienen una parte de sus empleados con firma electrónica y otros con firma digital.
La decisión de qué firma utilizar depende completamente de ti y tus necesidades.
Para usar la firma electrónica, el colaborador deberá ingresar a la plataforma con su usuario y contraseña.
Si tiene alguna comunicación que firmar, va a seleccionar que está conforme con lo que se le comunica, ingresará una contraseña que configuró previamente y ¡listo!
Con estos sencillos pasos, el documento habrá quedado firmado por el colaborador e inmediatamente archivado de manera digital.
Por supuesto, el uso de la firma electrónica y la firma digital en Humanage solo será posible si contratas el servicio con Cardinal.
Principales Diferencias entre la Firma Digital y Firma Electrónica.
Como hemos mencionado a lo largo del artículo existen diferencias notables entre la firma digital y la firma electrónica, sin embargo, a continuación te mencionamos las más notables:
- En primer lugar la firma digital se puede obtener exclusivamente de manera presencial, por otro lado la electrónica puede ser solicitada sin el requisito de la presencialidad.
- La firma digital permite ser verificada en más de una forma, mientras que la firma electrónica sólo puede ser verificada de una forma.
- La firma digital es válida para temas jurídicos como para la firma personal, mientras que la firma electrónica sólo es válida para la firma personal.
Por último; la firma digital es configurada y se ofrece por una autoridad certificada, mientras que la firma electrónica está compuesta por un acuerdo entre ambas partes.
Si te interesa conocer más sobre el tema, te invito a descargarte nuestro ebook sobre Firma Digital Vs. Firma Electrónica.
Beneficios de digitalizar una firma
Ya conoces lo que puede ofrecer la firma digital como hemos podido ver a lo largo de este artículo y cómo puede diferenciarse de la firma electrónica. A continuación te mencionamos cuáles son los beneficios que obtienes al digitalizar una firma.
- Puedes acelerar la despapelización de la empresa y darle validez a los documentos relevantes.
- Estimula la productividad del equipo ya que no dependen de una única persona para poder firmar, minimizando así los tiempos de espera.
- La compañía genera ahorros al no tener que gastar en papel, impresión y la confección de los recibos de sueldo o cualquier otra documentación en físico.
Cuando digitalizas una firma, bien sea por medio de la firma electrónica o la firma digital, tu empresa estará dando un salto y un avance increíble hacia la sustentabilidad y automatización.
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