En estos tiempos tecnológicos que vivimos, el departamento de recursos humanos también está llamado a demostrar su voluntad de innovar. El primer paso hacia ello es la introducción de la carpeta laboral digital de los empleados.
Este recurso eliminará gradualmente el papel de la oficina y, al mismo tiempo, hará que el trabajo sea más eficiente. La nueva tecnología transforma, de manera eficiente, la gestión de documentos complejos en procesos inteligentes e interdepartamentales.
En este artículo analizaremos el portafolio laboral digital de los empleados y su importancia para la organización. Además, te diremos para qué sirve y de qué forma puedes tenerla para cada uno de tus empleados.
Definamos la carpeta laboral digital
La carpeta laboral digital son bancos de datos en línea relacionados con el personal que labora en una empresa. Allí está contenida toda su documentación y datos, desde el momento en que entra a la organización hasta su salida.
Representa el punto central de contacto para todo lo que se necesita saber sobre tus empleados. Es allí, donde reposan la información básica, personal y profesional. También recoge el desempeño, logros y faltas a lo largo de su vida en la empresa.
El contenido de estos archivos a menudo se encuentra en los sistemas de información de recursos humanos, que registran los datos de los empleados y los almacenan para su fácil acceso.
Gracias a este instrumento se puede administrar y llevar un seguimiento organizado de toda la plantilla laboral de la empresa y ser la fuente de análisis del departamento.
¿Para qué sirve la carpeta digital laboral?
El factor más importante en el camino hacia la gestión moderna de documentos, es la cooperación activa entre departamentos. La carpeta laboral digital vincula todos los pasos del proceso que afectan a los empleados y personal de las organizaciones.
Con la creación, coordinación y administración de este recurso, los empleados de las diferentes áreas del departamento de recursos humanos podrán trabajar por separado, pero basándose en una información centralizada.
El acceso a la carpeta digital laboral garantiza que todos los empleados de recursos humanos tengan el mismo nivel de información. Esto permite un máximo de transparencia y facilita la gestión de documentos.
Obviamente, debe haber restricciones en diferentes accesos de acuerdo a la clase de documento. Dependiendo del tipo de usuario contará con ciertas autorizaciones de entradas al archivo.
Contar con una carpeta laboral digital de forma centralizada evita la duplicación de información y tareas. Además, brinda al personal del departamento la oportunidad de hacer el mejor uso posible de los efectos sinérgicos.
La empresa tampoco tiene que preocuparse por la protección de la información, gracias al resguardo que proporciona la seguridad y el cumplimiento de la protección de datos bajo los estándares de seguridad vigentes.
¿Cómo puedes tener una carpeta laboral digital de cada uno de tus empleados?
En la carpeta digital laboral, toda la información de los empleados se puede agrupar para gestionar y procesar los datos de forma centralizada. Todo esto se puede llevar a cabo con un software especializado de gestión documental.
Una vez que el archivo digital se llena con datos de los empleados, constituye una base eficaz para la orientación estratégica de toda la empresa.
Por ejemplo, los datos clave de asistencia e inasistencia se pueden determinar muy fácilmente. Por otro lado, las medidas preventivas para evitar fluctuaciones pueden iniciarse en una etapa temprana mediante el análisis de las evaluaciones de los empleados.
El uso de la carpeta laboral digital de empleados como herramienta estratégica, permite que el departamento asuma un papel de asesoramiento y, por tanto, crea un valor añadido considerable en la consecución de los objetivos de la empresa.
Estos son algunos de los documentos que debe contener:
- Aplicación de trabajo
Incluye el CV y la carta de presentación enviada para la solicitud original, referencias y una copia del anuncio al que respondieron.
- Educación
Documenta la educación, la capacitación y otras calificaciones junto con la información de empleos anteriores.
- Puesto asignado
Descripción completa del rol dentro de la empresa, junto con las responsabilidades. Departamento, gerente, líder de equipo, entre otros.
- Oferta de trabajo
Guarda una copia de la carta de oferta de trabajo que incluya la descripción, el salario y los beneficios. También el contrato de trabajo.
- Registros de salud
Se deben llevar registros de salud de todos los empleados bajo vigilancia sanitaria.
- Contactos de emergencia
Esta es información importante que debe localizarse fácilmente en caso de emergencias.
- Registros de entrenamiento
Capacitación en salud y seguridad, capacitación reglamentaria, capacitación en equipos.
- Nómina de sueldos
Información de nómina y beneficios (sin incluir datos bancarios)
- Desempeño
Evaluación de desempeño y revisiones.
- Renuncia o despido
Carta de renuncia o despido del empleado, según sea el caso y documentación de la entrevista de salida.
Conclusión
La carpeta laboral digital de los empleados hace que la gestión de los datos sea mucho más fácil que los archivos en papel o los múltiples sistemas que necesitan coordinación y diversas áreas de especialización.
Se puede usar no solo para consolidar la información, sino también permite que recursos humanos planifique estratégicamente, comunique información a otros departamentos, y ayude a los gerentes a acceder a los archivos sin problemas.
Integrar la carpeta laboral digital con tu sistema de recursos humanos puede garantizar que las funciones del departamento sean optimizadas, ágiles y cubra todo el ciclo de vida de los empleados, desde la contratación hasta su salida.
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