Algunos procedimientos son complejos, causan estrés al llevarse a cabo y cuando se realizan manualmente, pueden generar errores potenciales, problemas de cumplimiento y pérdida de datos. Afortunadamente existen muchos procesos de recursos humanos que puedes automatizar.
La tecnología te ofrece herramientas con las que puedes digitalizar estas tareas. Te brinda formas más fáciles, ágiles y eficientes de administrar y hacerlo de manera asequible.
En este artículo te hablaremos sobre lo que implica la automatización de los procesos de recursos humanos. Además te daremos 3 ejemplos de las tareas más comunes del departamento.
¿Que implica automatizar los procesos de recursos humanos?
Los procesos de recursos humanos puedes automatizar son variados. Esto se refiere al uso de software para completar algunas tareas y actividades propias de esta área sin esfuerzo humano.
También implica estandarizar y optimizar los flujos de trabajo para hacerlos más rápidos y aumentar su precisión y consistencia. En última instancia, se trata de crear mejores experiencias para empleados y candidatos.
Las soluciones tecnológicas disponibles en la actualidad hacen que sea relativamente fácil de lograr. A continuación te mostramos cinco pasos para crear flujos de trabajo y procesos de recursos humanos automatizados:
- Define sus objetivos en la automatización del proceso.
- Enlista todos los flujos de trabajo y tareas dentro del proceso.
- Identifica las tareas manuales que pueden (y deben) ser automatizadas.
- Elige su software de automatización.
- Configura tus automatizaciones.
¿Qué procesos de Recursos Humanos puedes automatizar?
Es importante que definas qué procesos de recursos humanos puedes automatizar, ya que el objetivo no es crear operaciones estériles o robóticas donde los empleados no tengan interacción humana. De hecho, es todo lo contrario: la automatización hace que los procesos sean más humanos.
Para la automatización, se deben distinguir entre dos tipos de actividades: aquellas que deben ser realizadas por personas y aquellas que no. Si la tarea no tiene que ser realizada por una persona, entonces debe ser automatizada.
A continuación te detallamos 3 tareas frecuentes que pueden beneficiarse bajo esta modalidad de trabajo.
Control de horario
Si estás utilizando un rastreador de tiempo manual, normalmente tus empleados ingresan sus horas después de que ya hayan ocurrido. A menudo, es el final de la semana, a través de una hoja de cálculo o escribiendo a lápiz.
Desafortunadamente, la memoria de todos no es perfecta, y este método de cronometraje tiene un riesgo sustancialmente mayor de tener números falsificados.
Hay varias opciones para el seguimiento digital del tiempo, como invertir en un reloj de tiempo biométrico o exigir que los empleados inicien sesión en un sitio web de seguimiento del tiempo que pasan en el trabajo. Luego, los datos se compilarían juntos y estarían listos para la nómina.
Gestión de nóminas
La automatización del sistema de nómina es procesada por un software. Realizar la nómina manualmente es considerablemente más lento, a menudo lleva días en lugar de horas y tiene muchas más posibilidades de producir errores.
Existen innumerables opciones disponibles en el mercado para empresas de todos los tamaños. Los beneficios de automatizar los procesos de nómina incluyen:
- Cálculos precisos: en lugar de ingresar impuestos, deducciones, horas extra, comisiones y otros elementos, la automatización calculará automáticamente todos los puntos únicos e identificará los resultados correctos.
- Registros de nómina: las leyes exigen ciertas especificaciones, deducciones, beneficios e impuestos en los pagos de cada empleado. Tener items registrados digitalmente ahorra mucho tiempo, esfuerzo y agiliza su elaboración.
- Mejor gestión del tiempo: reduce los errores de registrar manualmente las horas trabajadas o las solicitudes de tiempo libre, evitando pagar de más o de menos a tus empleados.
Firmas y traspaso de documentos
Es un problema común: las revisiones y firmas de los empleados se pasan por alto cuando los asuntos más urgentes requieren la atención de la gerencia.
A partir de ahí, se olvidan durante semanas, o incluso meses. Este es uno de los procesos de recursos humanos puedes automatizar con herramientas tecnológicas que te ayudarán a realizar un seguimiento de estos documentos.
Puede enviarte notificaciones en caso de que no esté listo y necesite posponerlas brevemente. Sin falta, se le seguirá recordando, lo que te hará mantenerte al día con el cronograma de revisión de tus empleados.
Además de ello, te permiten que sean firmados digitalmente contando con todas las regulaciones legales de la región donde se esté efectuando dicho proceso.
Onboarding/offboarding del empleado
El departamento de recursos humanos pasa incontables horas tratando de recopilar todos los datos necesarios para los procesos de reclutamiento onboarding y offboarding.
Durante este proceso, deben mantener una gran cantidad de papeleo, incluido el currículum del nuevo empleado, la descripción del trabajo, los formularios de impuestos y similares. Todo esto genera montañas de papel.
La automatización puede mejorar sustancialmente la experiencia al reducir el error humano, evitar la pérdida de papeleo, gracias al digitalización, y mejorar la visibilidad del estado de la contratación entre departamentos.
Además, tener una aplicación de IA integrada a la solución de automatización hace que el proceso sea mucho más interactivo, donde el chatbot puede guiar a los nuevos empleados sobre cómo completar la información.
Conclusiones
Los equipos de recursos humanos están desempeñando un papel cada vez más importante en el impulso de la estrategia comercial. Eso requiere acceso a los datos y lo que es más importante, la capacidad de transformar la información en conocimientos.
Contar con un software de gestión documental que digitaliza toda la documentación del ciclo de vida de los empleados y te brinde la capacidad para automatizar ciertos procesos de recursos humanos es un buen comienzo.
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