La documentación de los colaboradores de una empresa es la información más valiosa que el departamento de RRHH puede tener. El legajo de personal es la huella de cada una de las personas dentro de la organización.

¿Cuántos documentos puede tener cada carpeta de cada colaborador de una empresa? ¡Muchos! Desde la planilla de ingreso, datos personales, documentación de identidad, dirección de domicilio, obra social, prepaga, entre muchos otros, incluso más específicos y complejos, dependiendo del tipo de empresa.

Hoy en día, con la Transformación Digital de RRHH,una de las soluciones para la gestión de este tipo de documentación laboral es el Legajo Digital.

Qué es el Legajo Digital

Cuando hablamos de legajo digital nos referimos a la digitalización de los documentos laborales de los colaboradores con el fin de gestionarlos de manera más eficiente.

¿Cuántas veces te ha pasado que inviertes muchas horas buscando un documento de un colaborador que se traspapeló en la carpeta de otro colaborador?, o ¿cuánto tiempo inviertes en presentar informes necesarios para el cobro de una factura?

Si tienes el legajo digitalizado, seguramente el tiempo que inviertes en esto es mínimo. Mientras que si tienes toda la documentación en papel, la gestión debe ser bastante engorrosa.

Es por esto que muchas empresas han decidido utilizar plataformas que permitan gestionar toda la documentación laboral desde un solo lugar y de manera digital.Son muchos los beneficios de tener el legajo digital y aquí te los contamos.

Beneficios de digitalizar el legajo de los colaboradores

Ahorro en costos

Cuando se lleva a cabo la digitalización de RRHH, la inversión en papel, tinta, impresoras, y otros elementos necesarios para tener los documentos en físico, se reduce al mínimo, aliviando la presión financiera en este sentido.

Mejora el rendimiento

Ya que los miembros del departamentos de Recursos Humanos no tienen que invertir tiempo en la búsqueda, manual, de la documentación laboral de los colaboradores, el rendimiento aumenta ya que pueden invertir el tiempo en labores de mayor impacto estratégico dentro de la organización.

Automatización de procesos

Ligado al punto anterior, y gracias a la digitalización, los procesos de búsqueda de documentación del legajo pasan de ser manuales a ser automatizados, minimizando el riesgo de errores en la gestión.

Búsquedas avanzadas

Herramientas como Humanage, garantizan la gestión y la búsqueda avanzada de documentación laboral del colaborador.

Personalizar los datos de búsqueda, hacer filtros asociados a cada tipo de documento para mejor visualización de la documentación son solo algunas de las funcionalidades que tienen nuestra potente plataforma que ayuda con la Transformación Digital de RRHH.

Visualización de documentación en tiempo real

Gracias a que el gestor documental se encuentra alojado en la nube, el departamento de Recursos Humanos puede visualizar y gestionar la documentación en cualquier lugar y cualquier momento que desee.

Con el auge que ha tenido el trabajo de manera remota, el home office, entre otros; ya la documentación no sería un problema de gestionar ya que todo sería digital.

Definición de roles

Como no toda la información del legajo puede ser visualizada ni gestionada por todo el equipo de RRHH, una de las características que tiene nuestra herramienta es que se pueden personalizar los roles en la aplicación.

Ayuda al medio ambiente

El proceso de despapelización en una empresa no solo ayuda desde el punto de vista monetario. Todos debemos hacer un esfuerzo por cuidar el lugar donde vivimos. Y la digitalización y despapelización es una medida super importante para lograrlo.

¿Sabías que 1 resma de hojas equivale a un árbol?


Rocío Outeiral, Partner and Alliance Manager de Cardinal, afirma que “Humanage es la solución perfecta para todas las empresas que buscan hacer una Transformación Digital de sus negocios, ya que ayuda a gestionar la documentación de manera flexible, confiable y compliance, adaptándose a la normativa de cada país”.

“Es una plataforma self-service, y responsive, que permite que los empleados visualicen y firmen sus documentos laborales de manera fácil y rápida, generando una mayor productividad en el departamento de RRHH”, puntualizó Rocío.

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