El departamento de Recursos Humanos de una empresa es uno de los que más papeles debe gestionar en su día a día.
Entre contratos, políticas de privacidad, pedido de vacaciones, recibos de sueldo, entre otros documentos necesarios para su gestión, el papel es protagonista en su día a día.
Es por esto que podría pensarse que despapelizar los procesos de Recurso Humanos podría ser una tarea titánica. Pero esto no es así.
Con el debido tratamiento de la documentación, existen herramientas que permiten sistematizar y automatizar patrones de comportamiento de todos los documentos del legajo.
¿Qué significa esto? ¡Muy sencillo! Que sí existe una forma de digitalizar toda la documentación de Recursos Humanos y gestionarla orientada a resultados y aumento de la productividad del departamento.
Si te interesa despapelizar el departamento de Recursos Humanos de tu organización, te invito a seguir leyendo este artículo.
Recursos Humanos Sin Papeles: 5 Formas de Lograrlo
Para lograr un departamento de RRHH 100% paperless y más eficiente, donde la despapelización se haga de punta a punta, es necesario tomar en cuenta todos los procesos por los que diariamente el departamento se enfrenta.
Veremos 5 formas de lograr la digitalización del departamento sin mucho esfuerzo.
Concientización y Adaptación al Cambio
El primer paso para esta Transformación Digital de Recursos Humanos es la concientización del problema, pero sobre todo de la solución.
En el proceso de despapelización, no solo es importante que estén capacitados los miembros del departamento de RRHH. Es muy importante que toda la organización forme parte del cambio.
Tanto los de Recursos Humanos como los demás colaboradores, tendrán que aprender a trabajar con toda la documentación en la nube.
Y, seguramente, tendrán que comenzar a trabajar en plataformas que permiten el proceso de despapelización de Recursos Humanos. Así que es un trabajo de todos.
Firma Electrónica y Firma Digital
En Argentina, existen dos tipos de firma: la electrónica y la digital. Cada una de ellas tiene distintos beneficios para la organización.
Uno de los primeros pasos para lograr un departamento de Recursos Humanos sin papeles, es necesario que tanto el firmante -empleador- como los firmadores – colaboradores- cuenten con una firma digital.
De esta manera, cualquier documentación que debe ser validada, por una firma, tanto por el empleado como por el empleador, se podrá hacer de manera digital.
Este es uno de los procesos más fáciles de gestionar pero que muchas veces frenan a las empresas que desean digitalizar el departamento de Recursos Humanos.
Si quieres conocer las diferencias entre una firma y la otra, te invito a descargarte este ebook que te dará mucha información sobre el tema.
Gestor Documental
Un gestor documental puede ser el aliado perfecto para cualquier departamento de Recursos Humanos que busque la despapelización, de punta a punta, de su área.
Es el que le va a permitir gestionar toda la documentación laboral que se genera en la relación entre el empleador, RRHH y el empleado.
Hoy en día existen varias opciones, unas más completas que otras. Lo más importante es que elijas una plataforma que te permita gestionar distintos tipos documentales, que trabaje tanto con la firma digital como la electrónica, y que sea de fácil uso para todos los involucrados.
Onboarding Digital
Los tiempos que transcurren nos han demostrado que la adaptación al cambio debe ser una de las primera acciones que tome cualquier organización para poder sobrevivir a las nuevas tendencias.
Hoy en día, los departamentos de Recursos Humanos han tenido que acelerar su proceso de Transformación Digital para poder enfrentar los cambios que llegaron.
Uno de los problemas con los que la mayoría se consiguió fue: ¿cómo ingresar un nuevo colaborador a la empresa sin que tenga que hacerlo en persona y sin contacto físico con el departamento de Recursos Humanos?
Y fue allí donde el Onboarding Digital tomó cada vez más fuerza, demostrando que absolutamente todos los procesos de Recursos Humanos se pueden despapelizar sin problema alguno.
Lo importante es contar con un software de gestión de RRHH que ayude a gestionar toda la documentación de manera fácil y eficiente.
Herramientas Tecnológicas
Toda Transformación Digital de los negocios debe tener herramientas tecnológicas que ayuden a llevar todos los procesos de manero online.
No solo el software de gestión documental es importante. También es importante que el departamento de recursos humano cuente con distintas herramientas tecnológicas para conseguir los objetivos.
Por ejemplo, manejo de Linkedin para reclutamiento y selección, sistemas corporativos o de liquidación, entre otros.
Y tú, ¿ya comenzaste con la Transformación Digital de tu negocio?
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