Una Organización Digital es toda aquella que ha logrado digitalizar todos sus procesos, servicios y toda su gestión organizacional. Es decir, una empresa paperless.
Hoy en día, las empresas han tenido que migrar rápidamente a lo digital para seguir operando en una situación sin precedentes.
Las ventas se han tenido que cerrar de manera digital, la atención al cliente ha tenido que ser por esta vía. Y, por supuesto, el pago a proveedores y colaboradores no se quedó atrás. ¡Todo digitalizado de la noche a la mañana!
Pero, ¿Cómo se puede hacer esto en tu organización? Si quieres tener una empresa digital, te conviene seguir leyendo el artículo.
¿Qué Es una Organización Digital?
Como te mencionaba al principio, una empresa digital es aquella que ha logrado digitalizar todos sus procesos de manera efectiva.
Cuando decimos sus procesos, nos referimos a todos ellos. La idea de una organización digital se refiere a la despapelización de punta a punta.
Debido al cambio rotundo de las necesidades y deseos de los clientes, las compañías han tenido que dar un giro inmenso en la forma en la que manejaban las cosas.
El cliente de hoy está saturado de información, con ganas de tener todo en el momento y acostumbrado de tener todo a un clic de distancia.
Todo esto ha obligado a las empresas a replantearse sus modelos de negocio y analizar de qué forma pueden adaptarse a las nuevas demandas del consumidor.
Y, por supuesto, la Transformación Digital es el principal aliado de cualquier organización que desee mantenerse viva en el mercado.
Organización Digital: Características Principales
Si quieres reconocer rápidamente una organización digital, te puedes guiar por las siguientes características:
- La experiencia de usuario es una de sus preocupaciones principales.
- Constantemente optimizan sus procesos.
- Son muy flexibles y saben que los cambios son naturales en la era digital.
- La toma de decisiones es rápida orientada a objetivos.
- Se basan en datos para elegir el mejor camino para continuar.
- Apoyan su estrategia en diferentes herramientas digitales que facilitan el proceso.
- Han redefinido sus procesos operacionales para adaptarlos a lo nuevo.
¿Cómo Tener una Organización Digital?
Analizar las condiciones actuales
Para lograr tener una organización digital lo primero que hay que hacer es analizar las condiciones de la empresa.
Qué procesos se pueden digitalizar, cómo se hará el proceso, quiénes están implicados en la transformación, etc.
El análisis de la condición actual te dará luces claras de por dónde empezar a digitalizar tus procesos de negocio.
Transmitir la estrategia
Es importante que toda la empresa esté enterada de los cambios que se van a llevar a cabo en la organización.
No es un transformación sencilla, y para que sea exitosa es necesario que toda la empresa esté al tanto de cómo esto va a afectar su trabajo.
Lo ideal es que la estrategia sea en forma de cascada. Sea promovida y difundida por cada líder de área para que todos estén al tanto de la Transformación Digital de la empresa.
Capacitar al equipo
Por supuesto, es necesaria la capacitación al equipo. Si bien es cierto que muchos están familiarizados con el mundo digital, no podemos asumir que todos saben.
Es por esto que junto con el proceso de digitalización debe existir un plan de capacitación para que todos sepan adecuarse a las nuevas formas y se sientan cómodos en el proceso.
Plan de acción
Este tipo de cambios llevan tiempo. Por esto es necesario que hagas un cronograma de cada una de las acciones que se llevarán a cabo.
Estimar los tiempos, saber qué procesos se demorarán mientras realizas los cambios internos, qué personas estarán involucradas, etc.
Si haces una buena planificación, te aseguro que todo saldrá a la perfección y tu organización digital estará en marcha antes de lo que te imaginas.
Impacto de la organización digital
La adaptación a la tecnología ha demostrado ser un factor beneficioso en el desarrollo de los negocios. Por ello, cada vez aumenta más la necesidad de ser una organización digital.
El mundo ahora está en línea, y es necesario que las empresas también existan en el ciberespacio. Las organizaciones deben reconsiderar la idea de incorporar los nuevos cambios tecnológicos en sus estrategias tradicionales.
La digitalización ha tenido un gran impacto en el funcionamiento y el crecimiento de todas las industrias en la actualidad. Esto se debe a que permite que los sistemas de trabajo sean más fáciles y menos complicados.
Estos son algunos de los beneficios que te puede proporcionar ser una organización digital.
Mejora la tasa de satisfacción de clientes y empleados
Cuando se establece una organización digital, las empresas pueden brindar una experiencia satisfactoria para el cliente. Al ofrecer servicios más rápidos y efectivos, fomentan la lealtad y el crecimiento de los clientes.
Pero también la organización digital impacta positivamente en el desarrollo y productividad de los empleados. Para ello es necesario crear una cultura corporativa en donde sepan aprovechar los beneficios de la digitalización.
Disminución de errores humanos
Una organización digital puede disminuir considerablemente los errores humanos al automatizar las tareas que antes se hacían manualmente. Esto aumenta la precisión general y reduce los procesos.
Los errores humanos enlentecen las tareas, crean conflictos internos, disminuye la moral de los empleados y hasta pueden costarle grandes sumas de dinero a la empresa.
Protección de datos
Proteger tus datos de la vulnerabilidad es un paso vital para garantizar la continuidad del negocio en el futuro; una sola brecha en la red puede tener resultados devastadores, pérdida de dinero, información y tiempo.
La nube, por ejemplo, te permite aprovechar estas innovaciones mientras protege los datos de tu empresa con la primera línea de defensa digital: el cifrado.
Aumento de rentabilidad
El objetivo de toda empresa es crecer y aumentar la rentabilidad o simplemente desaparecerá del panorama. Fomentar una organización digital es la mejor alternativa a esa rentabilidad que estás necesitando.
Una estrategia digital puede proporcionarte una hoja de ruta para lidiar con los obstáculos, las expectativas cambiantes de los clientes y el aprovechamiento de las tecnologías adecuadas para aumentar tus ingresos.
Despapelización: Deja una huella verde en el mundo
La digitalización ha traído consigo unos de los mejores beneficios para el planeta: la despapelización. Esta práctica es un buen comienzo para posicionarte como una empresa amigable con el medioambiente.
Pero la despapelización también genera otra gran cantidad de beneficios, entre ellos una mayor rentabilidad. Al digitalizar tus documentos, la empresa puede reducir la mano de obra y suministros necesarios para gestionar la documentación.
Entre otros beneficios que se desprenden producto de la despapelización, destacan:
- Calidad de datos mejorada
- Mayor eficiencia operativa
- Datos en tiempo real
- Mejor acceso a la información
- Mejor integración
- Colaboración mejorada
- Minimiza los costos
- Mayor seguridad
- Mejor trazabilidad y responsabilidad
- Respaldo de información
¿Cómo crear un plan de transformación digital?
A continuación te enumeramos 7 pasos básicos que debes seguir para crear con éxito un plan de transformación digital en tu empresa.
Paso 1: Identifica tus objetivos
Una estrategia de transformación digital debe proporcionar una comprensión clara de cuáles son tus objetivos y qué pasos se requieren para alcanzar las metas.
Paso 2: Enfócate en las necesidades del cliente y de tus empleados
La transformación digital se trata de aprovechar las herramientas para aumentar el valor de los procesos. Por lo tanto debes tener en cuenta las necesidades del cliente y los empleados en tu planificación.
Paso 3: Establece nuevos procesos
Es posible que tu enfoque de negocios no se coordine con la iniciativa de transformación digital. Por ello, la creación y adopción de nuevos procesos puede ayudar a que la organización tenga éxito.
Paso 4: Elige cuidadosamente la tecnología
No necesitas muchas herramientas de tecnología para implementar con éxito la transformación digital. En su lugar, elige la que respalde los procesos que estás optimizando y satisfaga tus necesidades.
Paso 5: Reestructura para adaptarte al cambio
Adopta ‘jerarquías flexibles’, lo que significa que los empleados tienen la oportunidad de lograr objetivos sin el tradicional control de la cadena de mando.
Paso 6: Ejecuta el plan
Es el momento de poner el plan en marcha. Pero en lugar de intentar incorporar todos tus cambios a la vez, trabaja en iteraciones. Esto significa ser flexible y ser consciente de que en cada etapa puede tomar más tiempo de lo requerido.
Paso 7: Dale seguimiento al plan
Con una planificación, observación y adaptación adecuada después de la implementación, se puede lograr la sostenibilidad a largo plazo. A medida que se implementa el plan, realiza un seguimiento y analiza el desempeño del equipo.
Ahora bien, si quieres embarcarte en el proceso de la transformación digital te presentamos el software Humanage de Cardinal Systems con el que podrás digitalizar toda la documentación del personal en el departamento de recursos humanos.
Gracias a esta plataforma de gestión documental podrás almacenar todos los datos e información de tus empleados de forma organizada, segura y eficiente, además, podrás manejar todo el ciclo de vida de tus empleados desde un solo lugar. Lo mejor de todo es que no tendrás la necesidad de utilizar ni una sola hoja de papel.
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Conclusión
Una organización digital aprovecha el uso de la tecnología para optimizar los procesos y mejorar la productividad de la empresa y la experiencia del cliente y empleados.
La puesta en práctica de soluciones tecnológicas como la de Humanage de Cardinal System, te permite una digitalización completa del departamento de recursos humanos, permitiéndote gozar de todos los beneficios que conlleva una transformación digital.
Debido a las ventajas que te brindan estas tecnologías cada vez más empresas se están uniendo al mundo digital. No digitalizar tu empresa puede hacer que sea ineficaz y terminar desapareciendo debido a las nuevas presiones del mercado.
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