La digitalización de la documentación de empresas de Servicios de Limpieza o de cualquier otra rubro es menester en estos tiempos.

No solo porque es evidente el aporte que esto puede llegar a ser para el medio ambiente, sino por el ahorro de costos, tiempo y gestión que vienen asociados a la despapelización.

Ser una empresa paperless hoy en día no es una tarea complicada, pero sí es algo que amerita tiempo y disposición para llevarla a cabo.

Las empresas de Servicio de Limpieza, Transporte, Logística y Seguridad comparten todas una misma problemática: la cantidad de colaboradores que tienen y la rotación en los puestos de trabajo.

¿Imaginas la cantidad de papeles que deben usar solo para gestionar la documentación laboral? ¡Demasiado!

Es por esto que para este tipo de empresas, la digitalización de la documentación es una solución para sus problemas.

¿Por Qué Digitalizar?

Las organizaciones digitales cada vez están tomando más auge en el mundo, y son las que hoy en día están liderando el mercado.

¿Por qué? ¡Muy fácil! Porque pueden enfocar el tiempo en la gestión del talento humano y la estrategia de negocio y no en papeleo.

Son muchos los beneficios de una empresa cuando deciden despapelizar sus procesos de negocio, y acá te menciono varios.

5 Beneficios de Digitalizar la Documentación de las Empresas de Servicio de Limpieza

Ahorro de Costos

Quizás este es uno de los beneficios más atractivos para cualquier tipo de negocio: ahorrar costos.

Hagamos un ejercicio de matemáticas: ¿Cuántas resmas de papel necesita una empresa de Servicio de Limpieza para poder entregar, por ejemplo, los recibos de sueldo a todos sus colaboradores?

Si tienen, por ejemplo, 5.000 empleados, y cada resma de papel tiene 500 hojas, necesitaría mínimo 10 resmas mensualmente.

Esto sin contar las impresoras, la tinta, los sobres y los costos asociados a envío y logística y sin tomar en cuenta cualquier otro documento que deba entregarse al colaborador.

Al contar con un gestor documental que permita enviar los recibos de sueldo de forma digital, el ahorro de costos es muy grande.

Maximiza la Productividad

Como te comentaba al principio, la productividad es uno de los grandes beneficios que obtienen las empresas al digitalizar toda la documentación.

Imagínate el tiempo que le puede tomar a una persona de Recursos Humanos de una empresa de Servicios de Limpieza organizar, mes a mes, la entrega, firma y retorno de los recibos de sueldo.

Recientemente, realizamos un Caso de Estudio sobre Humanage en LoJack Argentina. Su Director de Recursos Humanos, Federico Tommasin, mencionaba sobre esto:

“Hasta la implementación de esta plataforma, contábamos con una persona abocada exclusivamente al proceso de producción y entrega de recibos de sueldos. Así es como se ocupaba de imprimir dos copias de cada recibo de nuestros 600 colaboradores, los ensobraba y distribuía por correo al Interior del país.

En Capital Federal, se los entregaba a los jefes, y luego tenía que ocuparse de reunir las copias firmadas por los empleados para guardarlas en los legajos. En total, este procedimiento le tomaba unos 15 días, sin tener en cuenta que había que reclamarle a aquellas personas que no entregaban sus copias firmadas”.

Con plataformas como la mencionada, el equipo de Recursos Humanos puede ahorrarse 15 días de gestión de papeleo para enfocarse en conseguir otros objetivos de la empresa.

Fomenta los Entornos Colaborativos

Al estar disponible la información para todos, a cualquier hora, en cualquier momento y a través de cualquier dispositivo, es más fácil fomentar los entornos colaborativos.

Digitalizar procesos permite que más de una persona pueda trabajar sobre el mismo documento, por lo que permite que haya una conexión entre más de dos departamentos.

Ayuda al Medio Ambiente

Por supuesto, la despapelización es una solución Eco Friendly. ¿Sabías que 1 árbol equivale a 16 resmas de papel?

¿Recuerdas el ejemplo inicial? Esto quiere decir que una empresa de Servicios de Limpieza con aproximadamente 5.000 colaboradores usa, casi, un árbol al mes solo para entregar los recibos de sueldo. Impresionante, ¿no?

Esto quiere decir que mientras más rápido despapelices tus procesos, más rápido podrás aportar tu granito de arena al mundo.

Automatiza Procesos

La automatización de procesos hoy en día es una realidad que permite mejorar tiempos de gestión pero además minimiza errores.

La única forma de automatizar procesos es a través de la despapelización de punta a punta de la documentación de la empresa.

Con esto podrás ahorrar mucho tiempo y podrás agilizar procesos que antes demoraban
más de lo necesario.

Y tu, ¿Ya te decidiste a digitalizar toda la documentación de tu empresa?

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