Los beneficios de digitalizar cualquier empresa son muchísimos, pero para las compañías que manejan gran volumen de colaboradores el cambio es inmenso.
Empresas que ofrecen Servicios de Limpieza, Seguridad, Logística, entre otros, se ven ampliamente beneficiadas con la despapelización de sus procesos.
Tener una organización 100% digital es posible, sobre todo hoy en día que contamos con muchas plataformas que facilitan la gestión de la documentación.
Recuerda que si estás comenzando el proceso de Transformación Digital de tu empresa, lo mejor es que lo hagas de manera organizada y te tomes el tiempo de hacerlo bien.
Es mejor que tardes un poco más en tener toda tu empresa digitalizada y no que lo hagas rápido y que mucha información se pierda en el camino.
Hoy te presentamos un caso de uso específico de una empresa de servicio de limpieza que decide digitalizar sus procesos de negocio.
Digitalizando Empresas de Servicio de Limpieza
Rocio Outeiral, Partner & Alliance Manager de Cardinal, nos cuenta un caso de uso para aplicar la digitalización de procesos en el área de Recursos Humanos de una empresa que ofrece Servicios de Limpieza.
La situación
Las empresas de Servicios de Limpieza suelen tener grandes nóminas con una amplia distribución geográfica.
Cuentan con diferentes Centros de Costos y Clientes a los que le dan servicio a sus distintas sucursales.
Cada colaborador se encuentra asociado a distintos Centros de Costos, distintos Clientes y, a su vez, trabajando en distintas sucursales de esos clientes.
Para poder facturar estos trabajos, y finalmente cobrarlos, es necesario presentar cierta documentación de los colaboradores que lo realizaron. Algunos ejemplos: DNI, recibo de sueldo, ART, seguro de vida, entre otros.
La problemática
Cuando esta documentación se genera, gestiona y archiva en papel se hace muy tediosa su gestión y búsqueda para poder presentar estos documentos.
Generalmente, estas compañías suelen tener personas dedicadas a este trabajo para poder llegar en tiempo y forma a presentar la documentación requerida y no influya negativamente en las finanzas de la compañía.
A esto hay que sumarle la distribución de estos documentos, ya que muchas veces se requiere que el empleado complete, genere o firme cierta documentación.
Por ende, desde la compañía hay que enviarle físicamente el papel para que este lo complete o firme y vuelva a Casa Central para que finalmente sea presentado y luego archivado.
Este proceso lleva mucho tiempo de gestión. Suele llevar días y muchas veces semanas para poder finalizarlo.
Generar el documento, enviarlo mediante una moto o bolsín, asegurarse que la persona lo complete para finalmente presentarlo, es una situación que se repite mes a mes.
A su vez, es muy importante la validez del documento que se encuentre firmado de puño y letra y no haya sido modificado o adulterado.
La solución
Con plataformas digitales especializadas en automatizar estos procesos de negocio y gestionar documentación, las empresas de Servicios de Limpieza podrían ahorrar mucho tiempo.
En pocos segundos podrían encontrar la documentación que necesitan, según el estado en el que se encuentre cada documento (es decir si fue firmado, visto, etc.).
Además, pueden tener una trazabilidad y seguimiento en tiempo real sobre cada documento y qué acciones hacen falta para terminar el proceso.
Respecto de la generación de la documentación, el mismo colaborador podría subir documentos propios como es su DNI.
También podría completar documentos a través de formularios electrónicos que solicite la compañía.
Por último, la validez legal de los documentos es algo fundamental, es por eso que es necesario poder brindar a los colaboradores una firma digital o electrónica, según la conveniencia de cada compañía, para poder darle una validez legal a ese documento y poder corroborar que el mismo no fue modificado.
Todos estos puntos se traducen en:
- Disminución importante en los tiempos de gestión.
- Aumento en la productividad del equipo de RRHH.
- Mejor acceso y distribución de la información.
- Ahorro en los costes.
Sobran los motivos para lanzarse a digitalizar todos los procesos de negocio. Pero es importante que lo hagas de manera organizada y priorizando procesos.
No olvides capacitar al equipo sobre las nuevas plataformas con las que trabajarán después de la despapelización. Esto determinará el éxito o el fracaso de la transformación.
Si este caso de uso sobre digitalización de empresas de servicio de limpieza te convenció de digitalizar tus procesos, bienvenido al #TeamPaperless. El camino a partir de ahora será mucho más sencillo.
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