La transformación digital de las empresas ha llegado para quedarse.
Uno de los departamentos que más rápido se ha tenido que adaptar a los cambios que llegan de la mano de la tecnología es el de Recursos Humanos.
Dentro de los primeros cambios que se han generado en el equipo de Recursos Humanos son los recibos de sueldo digitales.
Para la mayoría, la despapelización es un cambio inminente. No solo por el daño ambiental que causa el papel: se estima que 16 resmas de papel equivalen a un árbol; sino también por el impacto económico que representa para cualquier compañía tener los recibos en papel.
Saquemos cuentas: si sumamos el costo de almacenamiento de documentos en físico en las empresas, del papel, de la tinta, de las impresoras, de la logística para la distribución y de la organización y búsqueda de información, ¿Cuánto nos da?
Esto representa un gasto demasiado elevado para las empresas, y para el medio ambiente, que ya las compañías no están dispuestas a pagar.
Es por esto que se han apoyado mucho en la tecnología para dar un cambio radical en sus negocios.
Sobre todo en gestiones de Recursos Humanos donde los recibos de sueldo, los libros de sueldo y el legajo ahora pueden ser digitales.
En el caso de los recibos de sueldo digital, una de las principales preguntas que nos hacen las empresas cuando nos abordan para conocer las funcionalidades de Humanage, nuestra plataforma para gestionar la documentación de Recursos Humanos, es si deben elegir la firma digital o la firma electrónica.
Por eso, hoy decimos hablar sobre la transición de la firma electrónica a la firma digital y por qué debe hacerse si ya elegiste la primera para tu empresa.
Conceptos Básicos
Primero, definamos bien qué se entiende por cada una de las firmas involucradas en los recibos de sueldo digital.
Según el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos Presidencia de la Nación de Argentina, dentro de la Luna en el Artículo 5° define:
“Se entiende por firma electrónica al conjunto de datos electrónicos integrados, ligados o asociados de manera lógica a otros datos electrónicos, utilizado por el signatario como su medio de identificación, que carezca de alguno de los requisitos legales para ser considerada firma digital. En caso de ser desconocida la firma electrónica corresponde a quien la invoca acreditar su validez”.
Por otro lado, dentro de la Ley 25.506, el artículo 2°, también reza:
“Se entiende por firma digital al resultado de aplicar a un documento digital un procedimiento matemático que requiere información de exclusivo conocimiento del firmante, encontrándose ésta bajo su absoluto control. La firma digital debe ser susceptible de verificación por terceras partes, tal que dicha verificación simultáneamente permita identificar al firmante y detectar cualquier alteración del documento digital posterior a su firma”.
Principales Diferencias entre Firma Digital y Firma Electrónica
Después de haber tenido varios webinars al respecto, donde hemos conversado y resaltado las diferencias que existen entre ambas firmas, acá te dejo 3 puntos rápidos que las separan:
- La firma electrónica la emite una Autoridad No Certificada, no requiere el registro de forma presencial ni contiene datos biométricos de la persona.
- La firma digital la emite una Autoridad Certificada Licenciada, el registro es de forma presencial ya que se toman los datos biométricos de las personas e incluso se validan con el RenaPer.
- La firma digital está regida por el principio de no repudio y tiene la misma validez jurídica que los documentos firmados ológrafamente.
Si quieres conocer más, puedes ingresar a este artículo sobre Firma Digital Vs. Firma Electrónica: Principales Diferencias Entre Ambas o nuestro artículo 10 Preguntas Típicas sobre Firma Digital y Electrónica.
De la Firma Electrónica a la Firma Digital
La firma electrónica puede ser el primer paso de las empresas para poder comenzar con un proceso de cambio digital dentro de la organización.
Otorgar esta firma para los colaboradores es mucho más sencillo. Pero, desde el punto de vista de la legalidad, existen muchas aristas en torno a este tipo de firma.
Si como empresa decidiste empezar a trabajar con la firma electrónica pero luego prefieres pasar a la firma digital, no hay problema.
Plataformas como Humanage, trabajan con ambas firmas, así que el cambio no representa un problema para nadie.
La firma digital está completamente avalada por la Ley y, además, puede presentarse como un beneficio de las empresas hacia sus colaboradores, ya que este es un proceso personal, que no está atado a la compañía.
¿Qué quiero decir con esto? Que los colaboradores pueden utilizar la firma digital no solo para la firma de la documentación laboral.
Es tan legal que puede utilizarse para la compra/venta de bienes como viviendas, vehículos, entre otros.
Si bien es cierto que muchas empresas se manejan con la firma electrónica, desde Cardinal siempre recomendamos el uso de la Firma Digital.
Está regida por el principio de no repudio y, además, es una apuesta segura para las empresas que quieren dar un paso más en la Transformación Digital de su organización.
Sin embargo, es una decisión 100% de la empresa que va a contratar el servicio elegir el tipo de firma que desea integrar.
Siempre la recomendación es asesorarse con el equipo de legales para tomar la mejor decisión para la empresa.
¿Qué tipo de firma prefieres para tu empresa?
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