El onboarding digital es un término que ha tomado cada vez más auge, sobre todo en tiempos de cuarentena.
Por mucho tiempo se pensó que para hacer un buen onboarding era necesario que se hiciera en persona.
No solo por los aspectos cotidianos que se suponía eran más fáciles de transmitir en persona, sino también por la necesidad de tener la documentación firmada por el candidato que estaba por ingresar a la compañía.
El COVID-19 y la medida preventiva ante un virus desconocido, la cuarentena, dejaron en evidencia que muchos procesos que pensábamos que necesariamente se tenían que hacer de manera presencial podían hacerse, sin problema, de manera digital.
Y uno de estos procesos fue, precisamente, el onboarding digital.
Si aún no sabes bien cómo se puede digitalizar este proceso, te invito a que sigas leyendo el artículo.
Qué Es el Onboarding Digital
El onboarding digital es un proceso no presencial que permite dar de alta a un nuevo colaborador a la empresa de manera 100% digital.
Y cuando hablamos de proceso, nos referimos a cada uno de los pasos que incluye un onboarding tradicional: desde la entrega del formulario del ANSES, en el caso de Argentina, hasta las capacitaciones e inducciones determinadas por cada compañía.
Para cada uno de los requerimientos del onboarding digital pueden existir distintas plataformas que permiten llevar a cabo este proceso.
Pero, para todo lo que concierne a la documentación laboral de ingreso que necesita ser, en muchas ocasiones, firmada y autenticada por su dueño, se encuentran las herramientas de gestión documental.
Documentos del Onboarding Digital
Reciéntemente, en un artículo publicado en nuestro blog sobre Onboarding, mencionamos una serie de documentos que hoy en día pueden digitalizarse.
Los colocamos nuevamente para que veas toda la información que puedes tener digitalizada, y que podrán firmar y archivar sin ningún problema dentro del onboarding:
- Entrega de documentos (DNI, licencia de conducir, etc.)
- Descripción del cargo a ocupar
- Exámenes preocupacionales
- Información de la empresa
- Declaración jurada de domicilio a través de eforms
- Trámites de contratación
- Cultura organizacional
- Políticas y reglamentos de la empresa
- Capacitaciones
- Documentación para la entrega de indumentaria, artículos de oficina, computadoras, celulares, entre otros.
Por supuesto, la cantidad de documentos exigidos por las empresas dependerá de sus definiciones internas.
Existen varios documentos que exige la ley, pero de resto, absolutamente toda la documentación del legajo se puede digitalizar y firmar en el caso de ser necesario.
Checklist para Digitalizar el Onboarding
Si estás pensando en comenzar con el Onboarding Digital en tu empresa, te dejo una lista de cosas que debes tomar en cuenta a la hora de iniciar.
Tener tiempo y disposición:
Recuerda que este será un proceso nuevo y dependerá del tiempo y la disposición que determines para llevar a cabo el proyecto.
Tendrás que hacer definiciones iniciales, comunicar internamente que se digitalizarán los procesos, adquirir una herramienta que te ayude a gestionar la información, implementarla y ponerla en marcha.
Si es poca la disposición que hay para llevar a cabo este proceso, te aseguro que no saldrá bien. Ejecútalo como un plan y verás resultados positivos en corto plazo.
Elegir entre la firma electrónica y la firma digital:
Para poder digitalizar documentación que requiera la firma por parte de los nuevos colaboradores, vas a tener que elegir entre la firma digital o la firma electrónica.
Son varias las diferencias que existen entre ellas. Si deseas conocer más en profundidad el tema, te invito a descargar nuestro ebook sobre Firma Digital Vs. Firma electrónica: Principales diferencias entre ellas, y elijas la que mejor se adapte a tu negocio.
Crear eforms
Para obtener los datos de los nuevos colaboradores de la empresa de manera digital lo tendrás que hacer a través de los formularios electrónicos.
Para eso, es necesario que empieces a definir qué tipo de información les vas a solicitar y determinar, también, cuál debe ir firmada como declaración jurada y cuál no.
Elegir una plataforma que se adapte a las necesidades de la empresa:
Esta es una de las más importantes ya que el proveedor que elijas debe ser un socio estratégico que conozca, entienda y te ayude a definir correctamente el proceso para que le saques el mayor provecho posible.
Existen muchas plataformas disponibles en el mercado que pueden brindarte el onboarding digital. Pero no todas son iguales ni ofrecen lo mismo.
Por eso es importante que averigues bien el alcance, lo que ofrecen, las funcionalidades, protocolos de seguridad y soporte, para que tengas una buena experiencia con el onboarding digital.
Si quieres conocer más sobre los beneficios de digitalizar el Onboarding, te dejo un ebook bastante completo el tema.
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