El mundo cambia y nosotros nos adaptamos a él. Antes, en el departamento de recursos humanos de cualquier empresa, nos encontrábamos con montañas de papel. Esto se ha dejado a un lado gracias al fenómeno de la digitalización.
En el artículo de hoy nos enfocaremos en el “recibo electrónico” y cómo su implementación salvó al área de RRHH y administración de las empresas. Aunque esto ya tiene varios años vigente, ahora más que nunca muchas empresas están más interesadas en digitalizar toda su administración.
Si te interesa y quieres saber más del tema, sigue leyendo porque te explicamos paso por paso.
Recibo Electrónico: Una Nueva Realidad para RRHH
El recibo electrónico es el epítome de eficiencia para recursos humanos. Si te nombramos el proceso de crear un recibo de sueldo de forma tradicional, te aburrirás a mitad de la oración.
El cambio para recursos humanos empieza con la aplicación de nuevas herramientas digitales. En el caso de Argentina, para poder hacer eficiente el proceso de entregar, guardar y crear un recibo electrónico es importante contar con una: firma digital o electrónica y con un gestor documental.
Para Recursos Humanos, el recibo electrónico significa un avance entre la relación del departamento con los empleados. A sus empleados ofrece beneficios como: confidencialidad, omnicanalidad y compliance.
Estos nuevos términos y herramientas llegaron para facilitar los procesos a recursos humanos. ¿Lo positivo? Ahorro de tiempo, costos y eliminación de margen de errores.
Olvídate de esa idea de que un recibo de sueldo se pueda perder o haya que imprimir dos veces por errores.
El Covid-19 y la Transformación Digital
Si bien la legalidad de una firma digital existe en la argentina desde el 2001, algunas empresas no se atrevían a hacerlo. Pero el Covid-19 nos dejó claro que la necesidad es la madre de la creación.
Ahora cada vez más empresas migran a los recibos digitales porque no es necesario ir a una oficina para hacerlo.
Paula Belén Gonzalez, CEO de Levira Internacional, afirma que el COVID-19 marca un antes y un después en las compañías tradicionales ya que “se han visto obligadas a desarrollar o perfeccionar su canal digital para poder seguir compitiendo con el resto”.
Este primer paso empieza con la creación de un sistema que permita mantener el área de administración y recursos humanos en el ámbito digital. No es necesario ser tangibles para ser eficientes. Así que Recursos Humanos enfrenta el reto de usar lo digital a su favor.
La comunicación entre empleados es más efectiva e inmediata cuando lo hacemos a través de los canales digitales. Ahorramos tiempo en entregar recibos de sueldo. Primero, ya no tenemos que dedicar más de un día del mes para crear, firmar y entregar los recibos.
Si perteneces al área de recursos humanos de una empresa, entenderás lo difícil que sería seguir de forma tradicional con los recibos y tener empleados que hacen teletrabajo. Toda una pesadilla. ¿Recuerdas los problemas de Los Recibos de Sueldo en Papel?
El Problema de los Recibos en Papel
El problema de los recibos en papel en realidad no es solo uno. Nos encontramos con un sistema arcaico que promueve el consumo excesivo de papel (esto no deja bien a tu empresa en ámbitos ecológicos).
También nos resta tiempo y dinero. Si una empresa resume el gasto que tiene en papel al año podrá entender que ese dinero puede invertirse en otra área.
El papel también es proclive a dañarse con facilidad. Los recibos en papel también tienen la desventaja de tener que ser transportados hasta la persona que los recibirá, esto se traduce en perder tiempo.
Ya te contamos las desventajas de seguir usando papel, ahora hablemos de lo importante: hablarte de cómo implementar el recibo electrónico.
Recibo Electrónico: Una Solución Integral
Estamos en una época donde lo digital se hace imperativo. Dudar de pasar a tu empresa a los digital es negarte al avance.
Para que un recibo electrónico sea eficiente, necesitamos contar con una herramienta que tenga todo lo que necesitamos para hacerlo. Para ello debemos implementar en nuestra empresa un gestor documental.
Debes contar también con una firma digital o electrónica, sin esto no tenemos cómo avanzar en la entrega eficiente de recibos.
Tampoco tienes por qué darle tantas vueltas a la idea de si un recibo electrónico es igual de válido que uno legal, en el siguiente título te damos una explicación legal.
Aval Legal en Argentina
Hace 20 años que en Argentina se creó una Ley para Firma Digital. En el Decreto Reglamentario de la Ley 25506 se afirma “Que dicho reconocimiento constituye un elemento esencial para otorgar seguridad a las transacciones electrónicas”.
Además, fue un cambio positivo para la inclusión del país en la evolución digital. Te explicamos todos los puntos de su legalidad a continuación.
Ley 25506
Para que un recibo electrónico sea legal debe contar con una firma válida. En la Ley 25506 se contemplan una serie de artículos que nos dejan claro la validez de las firmas digitales.
En el artículo 9° se deja en claro los requisitos para que una firma digital sea válida.
ARTICULO 9º — Validez. Una firma digital es válida si cumple con los siguientes requisitos:
- a) Haber sido creada durante el período de vigencia del certificado digital válido del firmante;
- b) Ser debidamente verificada por la referencia a los datos de verificación de firma digital indicados en dicho certificado según el procedimiento de verificación correspondiente;
- c) Que dicho certificado haya sido emitido o reconocido, según el artículo 16 de la presente, por un certificador licenciado.
El propósito general de esta ley fue “la despapelización del estado”. Es un avance importante en el ámbito empresarial y también ambiental.
Código Civil y Comercial
En el Código Civil y Comercial de la Nación, podemos encontrar en el artículo 288. Sin embargo, esta inclusión no se hizo sino a partir del 2015. Aún cuando ya en el año 2011 se contaba con la ley de firma digital.
Establece que: “En los instrumentos generados por medios electrónicos, el requisito de la firma de una persona queda satisfecho si se utiliza una firma digital, que asegure indubitablemente la autoría e integridad del instrumento”.
Resolución 346/19
Ya hablamos de cómo se implementa la legalidad de la firma digital en Argentina. Pero ahora pasemos a los recibos de sueldo electrónicos y digitales.
Es aquí donde hablamos de la Resolución 346/19 en la que se contempla que: “los recibos de pago en concepto de salarios u otras remuneraciones podrán emitirse optativamente de forma electrónica. La firma digital tendrá el mismo valor que la firma hológrafa”.
Esta resolución entró en vigencia el 27 de Mayo del 2019. Con una sincronización de tiempo bastante perfecta para los cambios radicales que trajo el 2020.
Implementación en Empresas
Y ahora, ¿cómo funciona esto en las empresas? Te comentamos que es un proceso bastante sencillo y lo resumimos en tres pasos.
- Subir los sueldos: recursos humanos debe subir los recibos a la plataforma exactamente cómo los obtienen de su sistema de liquidación.
- Luego deben ser firmados por el encargado de la firma de empleador.
- Por último, a cada empleado/asalariado le llega un correo electrónico donde se le notifica que tiene un recibo nuevo para firmar.
Este proceso no toma ni 20 minutos. Así que estamos frente a la reducción de casi 8 horas dedicadas a los recibos de sueldo.
Conclusión
El papel está siendo sinónimo de atraso y gasto innecesario. La implementación de recibos electrónicos en las empresas no representa sólo un ahorro sino una mejora en las relaciones que la misma tiene con sus empleados.
Y es que es una solución que facilita los proceso a todos los encargados de Recursos Humanos. Es importante crear un ambiente de trabajo en el que ninguna actividad sencilla represente todo un reto.
Además, estamos frente a una situación mundial histórica para el ámbito digital en las empresas. No aplicar estos cambios es quedar en desventaja con nuestros competidores.
Esperamos que todo lo que te explicamos haya podido aclarar tus dudas y sea hoy el día en que te pases a lo digital.
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