Las actividades diarias de Recursos Humanos se ven favorecidas gracias a los Softwares de Gestión de Documentos. Dentro de este mundo de la digitalización de documentos y almacenamiento de información de personal en forma digital, existen diferentes tipos de softwares con funciones específicas.
Todos son importantes y esenciales cuando queremos tener una excelente gestión de la información y mejorar el rendimiento de nuestros empleados.
De acuerdo a sus funciones hemos armado el artículo de hoy, con el objetivo que sepas identificar el tipo de software que requiere cada gestión de Recursos Humanos, ¿nos acompañas a enseñarte un poco más en este artículo?
¿Qué es un Software de Gestión de Documentos?
Un software de Gestión de Documentos es aquel que nos permite la administración de información de la empresa en formato digital. Con él podemos almacenar, digitalizar, gestionar y rastrear todos los documentos de una empresa.
Se encargan de centralizar todos los archivos y se destacan por contar con sistemas de filtrado y organización que nos ayudan a acceder más rápido a lo que buscamos.
Su objetivo principal es crear una base de datos y asegurar toda la información de una empresa en un solo lugar para evitar pérdidas. Por ejemplo, en Humanage contamos con beneficios tales como:
- Control del archivado y firma de la documentación laboral.
- Firmas digitales para darle legalidad a cualquier documento sin importar el lugar donde se encuentren los colaboradores.
- Sistema de búsquedas rápidas y eficientes de los documentos.
- Almacenamiento de toda la documentación laboral en un solo lugar.
Es decir, todo lo relacionado con la información documental de la empresa lo puedes administrar con un Sistemas de Gestión de Documentos. Sin embargo, dentro de Recursos Humanos existen otras actividades que también puedes administrar de forma digital.
Lee el siguiente párrafo para que aprendas un poco más de los Sistemas de Gestión de Recursos Humanos y sus funciones.
HRMS: Human Resources Management System (Sistema de gestión de recursos humanos)
El término Sistema de Gestión de Recursos Humanos se usa para nombrar a una serie de aplicaciones de software que facilitan el trabajo diario del departamento de RRHH de toda empresa. Pero estas tres líneas no son suficientes para describir sus funciones y beneficios.
Un Sistema de Gestión de Recursos Humanos se encarga de actividades como:
Gestión del Capital Humano: Mediante el seguimiento de las actividades de los empleados y el almacenamiento de las necesidades de los mismos en archivos digitales.
PayRoll: Dentro de este sistema se lleva un control de los pagos y liquidaciones de los empleados.
Horarios y seguimiento de trabajo: Sirve para llevar un control minucioso de las horas trabajadas por los empleados y si estos están realizando los objetivos a tiempo, a fin de medir el rendimiento de los colaboradores.
Los HRMS permiten una administración de nómina minuciosa, sin embargo, agrupan actividades que encontraremos en los sistemas de gestión que te nombramos a continuación y cuyas diferencias te marcamos para dejar más claros los conceptos.
HRIS: Human Resources Information System (Sistema de información de recursos humanos)
Luego tenemos a los Sistemas de Información de Recursos Humanos que suelen confundirse con los de Gestión de Recursos Humanos.
La diferencia consiste en que los HRIS se enfocan en actividades como reclutamiento de personal, creación y exportación de reportes, organización de un workflow eficiente (esto se logra mediante la comunicación inmediata que tienen todos los departamentos a la hora de visualizar y compartir documentos).
Un HRIS también cuenta con funciones claves para la capacitación de nuevos empleados, es decir, que su foco principal está en administrar a personas y políticas de la empresa.
HCM: Human Capital Management (Gestión del capital humano)
Este Software está enfocado solo en la Gestión de Personal y todo lo que tenga que ver con su desenvolvimiento en la empresa. Es decir, te ayuda a rastrear el trabajo y horarios de tus empleados, planeación de salarios y la creación reportes de desempeño de los empleados para su posterior análisis.
Cuenta con algunas funciones del Sistemas de Información de Recursos Humanos tales como reclutamiento de personal y entrenamiento del mismo, sin embargo, estos sistemas suelen ofrecer otros beneficios como trabajar en múltiples idiomas y divisas, lo que te permite poder manejar equipos de forma remota con mucha más eficiencia.
¿Cómo funciona el Software de Gestión para RRHH?
Un Software de Gestión para RRHH tiene dos formas de usarse: remota y en la nube. Aquellos con funcionalidades remotas requieren ser instalados en un ordenador y, así mismo, también requerirán de un mantenimiento importante para que sus funcionalidades esten actualizadas.
Luego tenemos los Sistemas de Gestión de RRHH en la nube. A estos podemos acceder desde cualquier ordenador, con un usuario y contraseña, necesitando solo una conexión a internet. Este tipo de software te ofrece mayor flexibilidad a la hora de trabajar, en especial en estos tiempos de trabajo híbrido y trabajo remoto.
¿Qué debes tener en cuenta al elegir un Software de Gestión de Documentos?
Antes de embarcarte en la aventura de mejorar la gestión de la información de tu empresa con un software de Gestión de Documentos, necesitas revisar que cuente con ciertas características. Entre ellas te hablaremos sobre las más importantes:
Visibilidad del negocio
Consulta primero la trayectoria de tu proveedor de Software de gestión, así mismo, haz un paneo de los casos de éxito donde han implementado el software. En Cardinal nos enorgullece siempre mostrar los testimonios de nuestros clientes, ya que nos enfocamos en convertir sus proyectos en verdaderos Casos de Éxito.
Servicio escalables
Un software de Gestión de Documentos debe permitir a tu negocio ahorrar dinero. No debe suponer un gasto enorme cada vez que deba actualizarse, he aquí la importancia de que un Gestor Documental como Humanage se encuentre en la nube.
Al no necesitar instalarse en un ordenador, puedes adquirirlo sin comprar licencias costosas y sin invertir dinero cada vez que corresponda actualizarlo.
Adaptabilidad de procesos y tiempos
Necesitas un Software de Gestión que tenga filtros y categorías que te permitan encontrar los documentos de forma inmediata, así puedes acelerar los tiempos de espera.
También, cabe destacar que un adicional llamativo en algunos software de gestión son los diferentes plugins o extensiones que se pueden instalar según las necesidades de la empresa.
Así mismo, algunos de estos software pueden ser modificados a petición del cliente o empresa que lo usará.
Datos en tiempo real
Necesitas un Gestor de Documentos y de Información de Recursos Humanos ágil, por lo que los tiempos de actualización de información deben ser inmediatos, no menos de 1 minuto, si cargas un documento debe verse reflejado cuando la carga esté completada.
Conclusión
Los Softwares de Gestión llegaron para facilitarnos la vida. Eliminaron las tareas repetitivas que solo nos quitaban tiempo y dieron paso a la creación de empresas sostenibles, futuristas y eficientes.
En Cardinal System contamos con testimonios que aseguran cómo la productividad y los procesos de su empresa mejoraron al implementar un Sistema de Gestión de Documentos en su departamento de Recursos Humanos.
No deben suponer un temor, al contrario, debemos verlos como la mejor inversión que podemos hacer en nuestra empresa o compañía.
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