Cuando se trata de construir un negocio exitoso, hay una serie de factores que entran en juego. ¿Uno de los más importantes? La gestión eficiente de los procesos.
Esto hace referencia una serie de acciones o pasos que lleva a cabo la organización para lograr un objetivo en particular. La gestión de los procesos es la práctica de revisar y mejorar continuamente cada actividad de la empresa.
En este artículo te hablaremos sobre la gestión eficiente de los procesos, la importancia de llevarla a cabo y te brindaremos 5 tips para ponerla en práctica de la mejor manera.
Gestión empresarial
La gestión es fácil de entender pero difícil de definir de una manera universalmente aceptable. En ocasiones, se refiere al proceso para lograr las metas organizacionales.
La gestión empresarial viene a ser el conjunto de funciones diseñadas para la puesta en práctica de las actividades, empleando para ello las personas adecuadas y utilizando eficientemente los recursos. De esta manera se pueden lograr los objetivos propuestos.
Es un proceso continuo, porque una organización necesita soluciones a los problemas constantemente. Un proceso tiene un principio y un final, y la gestión comienza con la planificación, termina con el control y se reinicia con la planificación.
Importancia de una gestión eficiente de los procesos
Todos los procesos tienen una cosa en común: están diseñados para simplificar la forma en que tú y tu equipo trabajan.
Cuando todos siguen una gestión eficiente de los procesos, hay menos errores y retrasos, se reducen los esfuerzos, hay mayor productividad además el personal y los clientes se sienten más satisfechos.
Los procesos que no funcionan pueden provocar numerosos problemas. Por ejemplo:
- Quejas por parte del cliente sobre la mala calidad del producto o del mal servicio
- Frustración en el equipo laboral
- Problemas, errores y mal ejecución de los trabajos
- Aumento de los costos
- Desperdicio de recursos
- Generación de cuellos de botellas que provocan el incumplimiento de los plazos.
5 tips para lograr una gestión eficiente de los procesos en su empresa.
Contar con una gestión eficiente de los procesos puede ser una excelente manera de aumentar el valor de la empresa.
A medida que las organizaciones crecen y cambian, gradualmente se vuelven más complejas: más personas participan en las operaciones diarias, los datos se dividen entre diferentes sistemas y hay más variabilidad en lo que los clientes compran y esperan.
Esto significa que los procesos son demasiado complejos, variables y difíciles de controlar, lo que agrega costos y riesgos al negocio. Para seguir creciendo, mejorar el margen y crear una empresa escalable, estos procesos deben ser evaluados y mejorados.
A continuación te explicamos 5 tips para llevar a cabo una gestión eficiente de tus procesos.
Organización
En esta primera etapa debes establecer los procesos que vas a modificar y paralelo a ello determinar las herramientas y recursos que son necesarios para efectuarlo.
Con esto nos referimos a los materiales que vas a emplear, el tiempo que te puede tomar, el costo y las personas involucradas. También debes tener en cuenta los indicadores de medición de gestión.
Realizar seguimientos continuos
Por medio de un calendario, establece fechas para que puedas hacer ordenadamente las evaluaciones y supervisiones de esos procesos que estás sometiendo a mejora.
Toma nota de la gestión, analiza los incidentes que puedan surgir y todo lo que pueda servir para optimizarlos. Aquí puedes realizar los ajustes necesarios para seguir con el proceso.
Análisis de datos y resultados de su gestión
A partir de los indicadores que ya estableciste previamente, analiza los resultados que has obtenido. Establece comparaciones de esta información con la que tenías desde un principio.
Esto te brindará los datos necesarios con lo que podrás tomar las decisiones adecuadas sobre lo que debes continuar mejorando.
Feedback de sus colaboradores y clientes
A veces nosotros mismos no podemos darnos cuenta de cómo van caminando los procesos. Por ello, es importante escuchar las opiniones de terceros. Bien sea de clientes o colaboradores que vean desde otra perspectiva el cambio que se ha estado ejecutando.
Siempre será recomendable que tomes en cuenta la visión externa de tus clientes sobre la manera en que tu empresa lleva sus procesos, escuchar las necesidades de tu equipo también garantizara una mejora continua.
Automatización de procesos
La automatización de procesos es una excelente práctica para impulsar la eficiencia de los procesos. Optimiza los flujos de trabajo, reduce los errores, estructura el flujo de datos y, a su vez, aumenta la eficiencia del proceso.
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Conclusión
Los tiempos cambiantes que vivimos, la necesidad de lograr nuestros objetivos comerciales y mantenernos a la par de la competencia ha hecho que cada vez más empresas se encuentren inmersas en proyectos para lograr una eficiente gestión de sus procesos.
Llevada a cabo eficazmente, esta gestión se traduce para la empresa en mayor productividad, a la par que le permite crecer a pasos agigantados de la mano con la tecnología y el buen manejo de los recursos.
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