En los últimos años la despapelización ha representado un gran cambio para las empresas que optan por ella. Esto es de suma importancia por diversas razones, en primer lugar para depender cada vez menos del papel y además para optimizar procesos internos.
Cuando una compañía opta por despapelizar, transmite un mensaje rotundo y es que busca alcanzar una fase de digitalización de toda la organización. A partir de este momento se notarán una serie de beneficios y cierta fluidez que previamente no existía.
En este artículo profundizaremos acerca de cómo puedes lograr de forma exitosa tu proceso de digitalización.
¿Qué es la despapelización?
Si bien es cada vez más común escuchar de empresas que apuestan y se suman a la tendencia de la despapelización existen muchas otras que no entienden bien en qué consiste y sobre todo por qué es tan importante.
Cuando una empresa apuesta por despapelizar decide dejar de depender del papel y apuesta por la digitalización de la información de toda la organización. De esta forma, toda la documentación se encontrará en un software de gestión que se usa para almacenar y distribuirla.
Al despapelizar una empresa ahorra costos y asumen parte de la responsabilidad social al proteger el medio ambiente. ¿Cómo funciona esto? Los costos no solo están representados por las resmas de papel, también incluyen gastos de impresoras y logística.
Despapelizar a tu empresa.
Para muchas organizaciones despapelizar puede representar un verdadero desafío, y si bien al inicio puede representar algo complicado. La compañía que ofrece el servicio se encarga de ayudar a todo tu equipo a lograr una transición exitosa.
Esto puede hacerlo con un plan que comprenda distintas fases y que permita hacerlo de manera progresiva. Al establecer varias etapas a cumplir hará que tu equipo no se vea afectado por el cambio tan drástico,
Por otro lado, en el caso de Humanage de Cardinal Systems se enfoca en distintas gestiones por medio de su software de recursos humanos. A continuación te mencionamos como estas pueden aportar a tu proceso de despapelización.
Gestión de firmas digitales.
Lo primero es la gestión de firmas digitales, ya que por medio de esta se puede agilizar la administración de documentos de importancia para la organización como los recibos de sueldos. Es importante recordar que en países como Argentina la ley establece que este tipo de firmas tiene la misma validez que la firma física.
Al digitalizar las firmas de la empresa, estas traen una serie de beneficios siendo el principal la posibilidad de hacerlo desde cualquier parte en donde se tenga acceso al software de gestión. Además, con este sistema podrás contar con toda la seguridad necesaria.
Por último con la gestión de firmas digitales podrás incrementar el rendimiento de tu departamento de recursos humanos y podrás salir de grandes cantidades de papel acumulado.
Gestión Documental.
Uno de los elementos más importantes para el proceso de digitalización es el gestor documental, lo cual no es más que la plataforma en donde estará almacenada la información de valor de la compañía.
Al tener toda tu información de interés protegida y almacenada en un mismo espacio podrás impulsar una gestión más responsable de la documentación de la empresa y generar un nuevo flujo de documentos dentro la compañía.
Contar con un software de gestión documental en la actualidad se ha convertido en una de las prioridades para cualquier compañía que desea despapelizar.
Onboarding del personal.
Dentro del proceso de digitalización de la compañía entra el onboarding del personal que es la recolección de la información que se necesita de un empleado desde el momento en el que se suma a la empresa.
Recuerda que el onboarding busca hacer que el proceso de alta dentro de la organización sea lo más ágil posible y que el nuevo empleado pueda conocer toda la información de interés con respecto a su rol a cumplir.
Se busca que con el software de recursos humanos este proceso sea óptimo, ofrezca una gran experiencia al empleado que se está sumando y al ser digital no involucre el uso de papeles. Por último, esta información será almacenada dentro del sistema.
Gestión de ciclos de vida de sus empleados.
La gestión de ciclos de vida de los empleados es considerada una de las tareas más cruciales para recursos humanos, puesto que aquí se enfoca en cada uno de los trabajadores de la organización.
Resulta una tarea de suma importancia y que por supuesto reúne mucha información para la empresa, por lo que esta información debe ser cuidada y manejada con mucho cuidado.
La solución a esto es que durante el proceso de despapelización se desarrolle un plan específico para esta gestión y que este pueda lograrse de una manera efectiva. Al final esta información se encontrará resguardada dentro de tu software de gestión.
Conclusión
El despapelizar tu empresa puede representar un desafío al principio, sin embargo por medio de la digitalización esta se puede alcanzar de forma exitosa. Es aquí en donde entra la contratación de una herramienta que te agilice esto.
Un software de recursos humanos se presenta como la opción ideal. Ante esto la principal recomendación es Humanage por Cardinal Systems, ya que al ser una herramienta de recursos humanos enfocada en la digitalización se perfila como la solución para lograr una transición exitosa.
Comentarios recientes