Todas las empresas manejan grandes cantidades de información de valor, sin embargo, muchas de estas se ven complicadas al no saber cómo gestionarla. Ante esta necesidad nace el  repositorio documental, el cual en un principio funcionaba de manera física.

En la actualidad esto ha cambiado radicalmente, pues, gracias a la innovación y la implementación de la tecnología en las diversas empresas esto ha podido trasladarse al panorama digital que traiga soluciones reales a las organización.

De aquí nace el concepto de repositorio documental digital. Te invitamos a seguir leyendo para conocer más acerca de esta alternativa y cómo puede beneficiar a tu compañía. 

¿Qué es un repositorio documental?

repositorio documental

Se conoce como repositorio documental al espacio en donde está almacenada y protegida la información de valor de la compañía. Además en este espacio es donde deben acudir los empleados que necesiten un tipo de información específica.

El objetivo de estos repositorios es preservar la documentación y además hacer que esta se encuentre organizada de la mejor manera y al acceso de cualquier trabajador de la organización, de manera que pueda ser el centro de distribución y mantenga a su vez el orden requerido.

En la actualidad gracias a los software de recursos humanos existe la posibilidad de que cualquier empresa que cuente con un sistema de este tipo pueda tener en su poder su propio repositorio y sobre todo pueda manejar su información de manera responsable.

Repositorio documental y su influencia en la gestión documental

El rol que juega el repositorio documental es determinante para cualquier compañía, ya que al momento de este parte la gestión responsable de la documentación empresarial. Al ser el centro de la información, su influencia impacta directamente en la forma en la que se distribuye la documentación valiosa.

Tomando en cuenta esto, podemos decir que el primer paso de una gestión eficiente de los documentos parte de contar con un buen repositorio documental. Es vital que toda la información se encuentre centralizada y al acceso de todos.

Por otro lado, al momento de contratar el software que te ayudará a realizar la gestión documental, considera elementos como la indexación de los documentos y la adaptación de soluciones modulares para futuros documentos. 

¿Cómo digitalizar tus documentos para hacer un repositorio documental?

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Sabemos que la digitalización de los documentos facilita la forma de conservarlos , su acceso y la forma en la que será distribuida. Esto es ideal para la información que tiene mucho tiempo en la organización y con el tiempo tiende a deteriorarse.

Entendiendo la importancia de la digitalización de documentos te explicaremos cómo puedes iniciar esta transición en tu compañía:

  • Realiza un inventario de toda la documentación para conocer de manera exacta en que sector debe ser clasificada y que rol juega dentro de la empresa.
  • Lo siguiente es auditar cuál de esa información es realmente valiosa para la compañía y cuál está siendo prescindible.
  • Genera un criterio para clasificar los archivos y sepas cuales deben estar en un grupo y cuáles en otro.
  • Establece un plan en varias fases para ir digitalizando y cargando a la herramienta cada uno de los documentos. 
  • Define el espacio de almacenamiento e impulsa la clasificación con fechas, para no hacer de la transición algo tan abrupto para tu equipo. 

Beneficios de la digitalización de documentos.

Ya conoces lo que es el repositorio documental y cómo funciona. Seguramente te estés preguntando qué beneficio puede traerle a tu empresa y por qué deberías de contratar alguno.

A continuación te mencionamos algunos de los beneficios que obtendrá tu compañía desde el momento en el que decide apostar por la digitalización de documentos:

  • Proteges los datos de la compañía:  Al contar con una herramienta de este tipo podrás pasar los documentos del plano físico en donde están expuestos al deterioro a un plano digital en donde podrás tenerlos conservados por el tiempo que desees.
  • Incremento de la productividad:  Por medio de la digitalización el departamento de recursos humanos no tendrá que hacer toda la gestión vinculada al papeleo que debía hacer con anterioridad, además de la automatización de diversas tareas y el trabajo colaborativo. 
  • Centralización de la información: Con todos tus documentos digitalizados podrás mantenerlos almacenados en el mismo espacio y al acceso de todo el que la esté necesitando. 

Ventajas de los repositorios documentales.

Por último, una vez has decidido optar por la digitalización de la documentación de tu compañía debes conocer cuales son las ventajas de contar con un repositorio documental. Ya que esto es pieza fundamental para la implementación de la herramienta.

Conoce cuales son las ventajas que obtendrás al momento de implementar el repositorio documental:

  • Mayor seguridad y confidencialidad: Desde el momento en que se implementa el sistema y comienzas a trabajar en tu repositorio documental uno de las principales ventajas que se obtiene es el incremento de seguridad y confidencialidad. Almacenar en la Nube, como Azure, garantiza la máxima seguridad de la documentación y la información. 
  • Uso responsable de los recursos: Con esto evitarás errores como el duplicado de la información o la mala clasificación de los documentos, impulsando así más orden y responsabilidad dentro de la organización. 
  • Búsquedas personalizadas: Al tener tanta información almacenada muchas veces se dificulta la posibilidad de encontrar la documentación que necesitamos en el momento. Un repositorio documental te permite realizar las búsqueda basada en criterios personalizados para hacerla más precisa. 

Conclusión

Es un hecho que el uso de la tecnología trae diversos beneficios para la empresas, por eso incentivamos a iniciar la transición hacia la digitalización y dejar atrás la documentación física de la empresa.

Ante esto contratar una herramienta como Humanage by Cardinal Systems se perfila como la opción ideal al mostrar un sistema integral, además de contar con un equipo de especialistas listos para ayudar a tu compañía a lograr este cambio de manera exitosa.

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