La documentación laboral representa el elemento más importante en el departamento de recursos humanos, ya que es allí donde está contenida la información de los colaboradores.
Pero estos archivos pueden exponerse a riesgos como robo, pérdida y extravío, por lo que un eficiente proceso de gestión y manejo, es la clave para mantenerla resguardada.
En este artículo te diremos cómo proteger la documentación laboral de la empresa, a qué riesgos puede estar expuesta y de qué forma debes resguardarla.
¿A qué riesgos está expuesta la documentación de la empresa?
Muchas empresas no le dan la importancia que se merece a la forma en cómo resguardan sus archivos, porque piensan que nunca les puede pasar nada. Pero los riesgos a los que está expuesta la documentación laboral, datos e información son más graves de lo que parece.
Las pequeñas empresas suelen pensar que los malos actores apuntan a organizaciones más grandes. Sin embargo, este pensamiento no se compara con la realidad, ya que el 43 % de las filtraciones de datos afectan a las pequeñas y medianas empresas.
Cuando las organizaciones no se toman en serio los peligros de seguridad de sus datos y documentación de sus colaboradores, se exponen a varios riesgos. Dos de los más comunes son los siguientes:
Pérdida y extravío de documentos
La pérdida y extravío de datos es un incidente en el que los usuarios y las aplicaciones de software destruyen, eliminan, corrompen o vuelven ilegibles los datos. Un incidente de pérdida y extravío de documentos puede ser intencional o accidental.
Este hecho hace que algunos o todos los elementos de los archivos de documentos queden inutilizables para el propietario o su aplicación de software correspondiente.
Los datos pueden perderse durante el almacenamiento, la transmisión, el procesamiento o dentro de una red. El robo o la pérdida de un dispositivo que contiene datos se consideran también parte de la pérdida de documentos.
Robo de información
El robo de información es el acto de obtener datos de forma malintencionada ubicada en bases de datos, dispositivos y servidores corporativos. Representa un riesgo significativo para las empresas y puede originarse, tanto dentro como fuera de la organización.
Pero el término puede dar la impresión de que este tipo de violación se basa en una intención maliciosa, pero no siempre es así: el robo de datos también puede ser un acto no intencional.
En otros casos, los malos actores que obtienen acceso a los sistemas de las empresas pueden acechar dentro de las redes, haciéndose pasar por un usuario legítimo durante días, semanas o años.
Al permanecer sin ser detectados, obtienen derechos de acceso a los datos cada vez más confidenciales y representan una amenaza creciente para las empresas desprevenidas.
Aprende a proteger la documentación laboral
Debido a los múltiples riesgos que puede generar no proteger tu documentación laboral, la seguridad es esencial. Puedes implementar algunas acciones y estrategias. A continuación te explicamos algunas.
Digitaliza todos los documentos
Los registros físicos pueden ser robados, dañados o maltratados. Transformar toda la documentación de los trabajadores física a formato digital te protegerá, reducirá los riesgos y garantizará una mayor seguridad de los datos.
Para ello puedes emplear el software de gestión documental para recursos humanos, Humanage de Cardinal Systems. Gracias a esta plataforma puedes digitalizar toda la documentación laboral correspondiente al ciclo de vida de los empleados.
Además, te brindan un gran número de funcionalidades y beneficios que te harán realizar tus labores cotidianas de manera más eficiente, automatizada y ágil. Lo más importante es que tus archivos estarán alojados en la nube, protegidos bajo todos los protocolos informáticos.
Guarda en la nube todos tus archivos
Almacenando tu documentación laboral en la nube podrás tenerla alojada de forma externa y podrás acceder a ella de manera segura y fácil desde cualquier lugar.
El clima actual ha demostrado la necesidad de acceso remoto y la nube ofrece esta capacidad innata. Esto te libera de tener que mantener los servidores, actualizar el software y asegurarte de que el hardware funcione correctamente.
Protege con contraseña los accesos
Debes restringir quién tiene acceso a tus sistemas, programas y demás software. No puedes permitir que cualquiera entre, ya que dejará tus sistemas vulnerables.
Cuantas menos personas tengan acceso, mejor. Si alguien deja la empresa, o si está ausente por largos períodos, puedes considerar suspender su acceso al sistema hasta que retorne nuevamente.
Recuerda que las contraseñas deben ser fuertes. Usa una combinación alfanumérica y caracteres especiales.
Utiliza un software especializado
Es probable que desees confiar en un software de seguridad de empresas con protección de datos. Contar con ello te asegura que puedes detectar más fácilmente las violaciones de datos y evitar que ocurran.
Estos sistemas están diseñados para automatizar gran parte de tus procesos de protección de datos y resguardarlo contra robos o cualquier otro intento de violación de información.
Conclusión
Los departamentos de recursos humanos deben idear una manera eficiente de gestionar y proteger la documentación laboral de sus empleados. Allí reposa información vital, confidencial e importante.
Para ello, puedes emplear diferentes estrategias como digitalizar los documentos, almacenarlos en la nube, proteger los accesos con contraseñas y emplear un software especializado de seguridad.
Cardinal Systems pone a tu disposición su plataforma de gestión documental, Humanage. Con este software no solo podrás digitalizar la documentación sino que estará alojado en la nube para mayor seguridad. Contáctanos.
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