Si trabajas en Recursos Humanos o estás iniciando, seguro has escuchado de los Applicant Tracking Systems o ATS. Estos sistemas están para agilizar los procesos de reclutamiento en las empresas.
Hoy en día se suman a la digitalización de recursos humanos como grandes aliados para descongestionar, a los selectores de candidatos, en la ardua tarea de contratación.
Pero ¿Cómo se constituye un ATS y cómo se aplica a una empresa? El artículo de hoy busca simplificar este concepto y explicarte detalladamente lo que significa este sistema y cómo beneficia a las empresas.
¿Qué es un ATS y Para qué sirve?
Un ATS es un Software de Gestión de Reclutamiento y Contratación que ayuda a Recursos Humanos en el proceso de reclutamiento y selección de personal. Permite al departamento de RRHH disminuir los tiempos de ocupación de las vacantes disponibles.
Los ATS manejan desde la publicación de la vacante, hasta el filtrado de las hojas de vida y también realizan un seguimiento minucioso a los candidatos. Es decir, el ATS obtiene el talento, analiza el potencial, realiza seguimiento a las entrevistas, evalúa todo el rendimiento y contrata. Estas funciones básicas te las describimos mejor en el siguiente párrafo.
Funciones Básicas de un ATS
El ATS ayuda a los reclutadores a ser más competitivos en los procesos de selección y conseguir un mejor talento para contratar. Sumado a este beneficio está el factor tiempo. Y es que los reclutadores pueden realizar de forma más rápida la selección, estos beneficios totales son posibles gracias a las siguientes funciones que tienen los ATS:
Automatización de Datos
Un ATS te ayuda a congregar en un solo lugar todas las fuentes de datos que tienes a tu alcance. Con fuentes de datos nos referimos a todos los portales por los cuales una persona podría hacerte llegar su curriculum.
Algunos ATS te permiten trabajar hasta con 80 fuentes de datos de selección al mismo tiempo. Esto facilita la carga de propuestas y publicación de anuncios laborales para el área de Recursos Humanos, así como evitar la pérdida de retención de información que puede surgir cuando se trabajan con muchos portales a la vez de forma manual.
Análisis de CVs
Todos los curriculums que llegan a tu ATS son filtrados. El sistema se encarga de filtrar aquellos cuyas experiencias o habilidades se complementen mejor con las vacantes. Esto se realiza mediante sistema de preguntas y respuestas.
Algunos ATS aplican las Killer Questions, que son una serie de preguntas diseñadas para filtrar al candidato que busca la empresa y así poder descartar a aquellos cuyos resultados en las pruebas no son satisfactorios.
Generación de Base de Datos
El proceso de búsqueda de talento desde cero toma su tiempo, tengamos o no tengamos un ATS. Esto es porque existe un periodo entre la publicación de la propuesta y el análisis de los CVS. Esto se puede reducir en un futuro si contamos con una base de candidatos de otras propuestas laborales anteriores.
Estos datos los obtenemos bajo situaciones como, por ejemplo, que algunos candidatos buenos no fueron seleccionados o las vacantes se llenan muy rápido. Por suerte, un ATS te ayuda a mantenerlos en una base de datos dispuesta para ti cuando necesites contactarlos.
Retorno de Inversión
Dentro de nuestros sistema de rastreo de talento nos encontraremos con la posibilidad de tener indicadores para determinar el ROI del proceso de selección. Cuando hablamos del ROI nos referimos al retorno de la inversión obtenido luego de nuestro proceso de selección.
Para poder saber si es positivo el ROI necesitamos contar con indicadores como: el coste de cada contratación, el tiempo invertido y las vacantes ocupadas. Muchas empresas también tienen entre los KPI´s de sus ATS al tiempo de retención de talento, porque sin duda si el mismo es negativo, entonces estamos invirtiendo mal nuestros recursos para cazar talentos.
Elaboración de Informes
Los sistemas ATS proporcionan informes con los datos de los talentos reclutados. Esto te permite tener mejor ubicadas y sintetizada toda la información que recolectamos durante las entrevistas y los análisis de cvs.
Los informes además de ayudarnos a tomar decisiones sobre a cuál candidato escoger, también nos permiten tener una perspectiva global del proceso de reclutamiento y sus resultados.
Es Tiempo de Digitalizar tus Procesos en Recursos Humanos
Tener al departamento de Recursos Humanos sumado a lo analógico se traduce a: fracaso y retraso. Puede sonar crudo, pero es la realidad, es una realidad comprobable en número. La parte buena es que tiene solución y no es tan complicada: digitalizar el departamento.
Nuestra recomendación es que si aún tu departamento de RRHH no está 100% digitalizado o acostumbrado a nuevas tecnologías, entonces empieza por un sistema de Gestión Documental.
La motivación vendrá junto al ahorro de tiempo que tu equipo percibirá, a la reducción de estrés incluso, por el simple hecho de tener procesos más ágiles.
Luego de dar este paso podrás implementar todas estas herramientas digitales de gestión como lo son el ATS. Construyendo así una empresa más sostenible y consciente de la importancia de la tecnología en el avance empresarial.
Conclusión
Contar con un ATS en tu empresa significa una revolución en la forma en la que contratas personal. Además del gasto administrativo que reduces en los procesos de selección, obtienes personal más calificado para tu empresa gracias a los filtros por los que pasan los candidatos en su proceso de selección.
Es una de las tantas herramientas consideradas esenciales dentro de recursos humanos porque te permite la creación de un workflow sin márgenes de errores y automatizado. Este es el futuro dentro de toda empresa: la automatización.
Un ATS no distingue entre tamaño de la empresa, la pueden usar las grandes y pequeñas, lo importante es entender que una compañía está formada por personas y los ATS nos ayudan a encontrar a las personas indicadas para el trabajo.
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