Todo cambio viene con miedos e inseguridades de las personas que deben llevarlo a cabo.

Y la digitalización de procesos de Recursos Humanos no está exenta de mitos y leyendas urbanas que paralizan a muchos y les impiden dar el gran salto a la Transformación Digital.

Javier Outeiral, CEO de Cardinal Systems Paperless Experts, asegura que el área de Recursos Humanos es clave para el proceso de Transformación Digital de una organización.

Al ser tan conocidos los problemas específicos que tiene el departamento de RRHH con ciertas tareas como la impresión, envío, firma de los recibos de sueldo, ya existen varias soluciones digitales en el mercado que facilitan el proceso.

Esto permite que su proceso de digitalización sea mucho más fácil, inspirando así a otros departamento a lanzarse a la aventura de ser del #TeamPaperless.

Es por esto que hoy queremos hablar de los 10 mitos que rondan la digitalización de procesos de Recursos Humanos que, en muchas ocasiones, paralizan a la personas y no permiten que se lleve a cabo el proceso de despapelización.

Si te interesa este tema, te aconsejo que sigas leyendo.

Digitalización de Procesos de RRHH: Derrumbando Mitos

Uno de los objetivos principales que desde Cardinal siempre nos hemos propuesto es brindarle el panorama completo al cliente.

Darles toda la información necesaria para que tomen la decisión correcta para su empresa y elijan al proveedor, y a la solución, que mejor se adapte a sus necesidades.

Persiguiendo este objetivo nos hemos encontrado con 10 mitos sobre la digitalización de Recursos Humanos que hoy nos parecen importantes derrumbar. ¡Aquí vamos!

1. Hace falta hacer una inversión inicial muy grande

La persona que te diga que para despapelizar al departamento de Recursos Humanos debes hacer una inversión muy grande, te están mintiendo y te aconsejo que huyas inmediatamente de allí.

Tienes que tomar en cuenta que tiene un costo la impresión, logística y distribución y el tiempo que se tarda una persona de Recursos Humanos en garantizar que:

  • Todos los colaboradores reciban su recibo de sueldo (no importa en donde estén)
  • Cada uno de los empleados firme el recibo de sueldo
  • El recibo vuelva firmado al departamento de Recursos Humanos
  • Sea archivado correctamente en la carpeta de cada colaborador (legajo)

Saca la cuenta : el papel, la tinta, la impresora, los sobres y la distribución. ¿Cuánto gastas mensualmente en esto? Súmale las horas que le pagas a una persona de RRHH para garantizar todo el proceso.

¿Cuánto te da la suma? Bueno, te garantizo que si decides despapelizar este proceso, mensualmente gastarás mucho menos, garantizarás la confidencialidad y la seguridad de la documentación sensible de tus colaboradores y maximizarás la productividad del departamento.

2. La gente no se va a adaptar

El miedo al cambio muchas veces produce respuestas inmediatas para justificar el porqué no se hacen ciertas cosas.

Una de las resistencias típicas que hemos escuchado de algunas personas es que “la gente no se va a adaptar” a las herramientas digitales.

El 65% de las personas que utilizan nuestra plataforma, Humanage, firman sus recibos de sueldo desde el celular, de manera rápida y sin dificultad.

El rango etario varía desde los más jóvenes hasta los más viejos, por lo que la edad no representa un problema. Y en todas las implementaciones que hemos hecho, jamás nos hemos encontrado un solo caso donde la gente no se haya adaptado.

Así que confía, las personas son capaces de todo lo que se propongan. No dejes que esto sea un impedimento para mejorar los procesos de Recursos Humanos.

3. En el caso de tener una auditoría, debo tener todo en papel

Este es uno de los mitos típicos con respecto a la digitalización de la documentación en Recursos Humanos.

En nuestro artículo Firma Digital Vs. Firma Electrónica: Principales Diferencias Entre Ambas, una de las respuestas que contestamos fue esa:

“En la resolución 346/19 se autoriza a cualquier empresa a llevar sus recibos de forma digital, de forma que si se presenta una auditoría la forma de presentarlos en digital, a través de PDF o nuestro portal”.

Así que no te debes preocupar, ya que la presentación de la documentación de manera digital está avalada por la ley vigente.

4. La firma digital es muy costosa

Es probable que escuches de algún proveedor que la firma digital es muy costosa. En ocasiones suelen afirmar que puede costar hasta 200$USD por colaborador.

En Argentina existe la Plataforma de Firma Digital Remota de la AC Modernización que es completamente gratuita para las personas físicas.

Hay empresas que son Autoridad de Registro(A.R.), avaladas por la AC de Modernización y que lo único que cobran es la jornada de enrolamiento.

La diferencia en costos entre la firma digital y la electrónica es que, al ser la firma digital un trámite que se debe hacer de manera personal y presencial, las empresas que son Autoridad de Registro(A.R.), cobran jornadas de enrolamiento ya que debe haber un Oficial de Registro que haga dicha labor.

Para que tengas una idea, en una jornada de 8 horas se pueden enrolar, apróximadamente, hasta 30 colaboradores. Así que si tienes 100 empleados, necesitarás solo 3 jornadas y el proceso habrá finalizado, sin ningún costo adicional. Y puede ser en las oficinas del cliente o en las oficinas de la A.R.

Los costos y forma de enrolamiento de la firma electrónica quedan a criterio de cada proveedor de la misma

5. La firma electrónica tiene la misma validez legal que la firma digital

Este tema lo hemos tocado en varias ocasiones en contenidos de blog, ebooks y webinars.

Si quieres conocer a profundidad las diferencias entre firma digital y firma electrónica, te invito a que descargues nuestro ebook.

Pero, para derrumbar este mito, te comento que no, la firma electrónica no tiene la misma validez legal que la firma digital.

La firma digital se rige por el principio de no repudio , lo que la hace tan legal que hoy en día sirve hasta para comprar o vender un auto, departamento o cualquier activo . La firma electrónica no.

6. La nube es insegura

Otro de los mitos recurrentes en torno a la digitalización de procesos de Recursos Humanos es que la nube es insegura.

Javier Outeiral asegura que:

“Si bien es cierto que la sensibilidad de datos en la nube es un tema a tener en cuenta, es importante pedirle al proveedor del servicio las credenciales que aseguren que la plataforma opera en Datacenters seguros y que el proveedor suscribe e implementa los procedimientos relacionados a la protección de datos personales”.

7. Para usar herramientas digitales, mis empleados deben tener cierto nivel académico

Esto es completamente falso. Hoy en día, 95% de la población ya tiene un smartphone.

Esto quiere decir que ya están bastante familiarizados con herramientas digitales, más allá de algún grado de instrucción académica.

Dentro de la cartera de clientes que tenemos, no existe ninguno que nos haya comentado haber tenido un problema en este sentido.

8. No se puede digitalizar toda la documentación

Una de las más grandes preocupaciones de los departamentos de Recursos Humanos es que, una vez que comiencen a digitalizar ciertos procesos, existan documentos que no se puedan digitalizar.

Hoy en día, en el caso de Argentina, desde el DNI hasta el formulario de ANSES puede estar digitalizado.

Esto quiere decir que los procesos que se habían pensado para ser presenciales y en papel como, por ejemplo, el onboarding , ya se pueden hacer 100% digitales con gestores documentales que ofrezcan esta opción.

9. Implementar la digitalización en RRHH es un proceso muy complicado

La implementación de la digitalización de procesos de Recursos Humanos no debe ser una tarea complicada si se tiene el tiempo y se elige al proveedor indicado.

En Cardinal se han implementado los recibos de sueldo digitales en 2 días hábiles. Sí, como leíste, solo dos días. Lo que demuestra que no es un proceso complicado.

Por supuesto, los procesos que requieren más documentación como la digitalización de toda la carpeta laboral del colaborador puede tomar un poco más. Dependerá de la cantidad de documentos que se deben digitalizar.

En la mayoría de los casos, los tiempos de implementación se incrementan porque el cliente no tiene toda la documentación a mano para el proceso de digitalización. Pero dependerá de tu organización, tiempo y ganas de sacar adelante el proyecto.

10. Todas las soluciones de digitalización de procesos de RRHH son iguales

Muchas veces nos enfocamos en buscar una solución y solo evaluamos el producto y no al proveedor.

No todos los proveedores son iguales ni ofrecen lo mismo. Por eso, la recomendación siempre es que te informes bien sobre cómo es el proceso, la normativa y los tiempos de implementación de cada uno.

Consulta a más de un proveedor y conoce sus soluciones para que, al final del día, puedas tomar la mejor decisión para tu empresa

Recuerda que un proveedor, de cualquier tipo, en tu empresa debe ser un socio estratégico que entienda tu negocio y te ayude a conseguir los objetivos de la empresa.

Como ves, hemos logrado el objetivo de derrumbar los 10 típicos mitos que rondan alrededor de la digitalización de los procesos de Recursos Humanos.

¿Qué otro mito has escuchado?

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