Poder llevar a cabo un proceso de Onboarding y Offboarding Digital hoy en día es posible gracias a las múltiples herramientas que tenemos a disposición.

Como parte del legajo digital de una empresa, los procesos de ingreso de un candidato y egreso de un colaborador llevan trámites que hoy en día se hacen sin el uso de papel.

La idea de tener un software de gestión documental que permita llevar todo el ciclo de vida de los colaboradores de manera digital resulta muy atractiva para Recursos Humanos.

No solo por la clara reducción de costos en RRHH que esto representa, sino porque los procesos mejoran notablemente.

Desde el Proceso de OnBoarding de los candidatos, toda la relación laboral, hasta el OffBoarding del mismo se puede llevar a cabo sin utilizar ni un papel.

ciclo de vida Humanage

Si te interesa el tema, te invito a que sigas leyendo este artículo sobre Onboarding y Offboarding Digital.

Onboarding Digital: Qué es

El onboarding digital es el procedimiento digitalizado del ingreso de un nuevo candidato a la empresa sin la necesidad de la presencialidad ni del uso de papel.

¿Qué quiere decir esto? Que si una empresa ha seleccionado a un candidato para que forme parte de su staff, no será necesario que este vaya a la oficina a realizar el onboarding.

Todo este procedimiento lo podrá llevar a cabo desde donde sea, con acceso a internet y, por supuesto, con una computadora o dispositivo móvil.

Recordemos algunos de los documentos que son requeridos para realizar el onboarding de un candidato:

  • Psicotécnico
  • Exámenes preocupacionales
  • Declaración Jurada de Domicilio
  • Curriculum
  • Políticas y Reglamentos de la empresa
  • Carta oferta

En esta pequeña lista te menciono solo 6 de los documentos que contiene el onboarding de un candidato a una empresa.

Estos y todos los documentos requeridos por la ley, y por la empresa contratante, se pueden digitalizar y hacer el proceso mucho más rápido y eficiente.

Pensarás que todo esto se creó por la llegada del coronavirus. Pero lo cierto es que la digitalización de los procesos de Recursos Humanos ya tiene un tiempo en tendencia.

Inclusive, ya existen una serie de mitos en torno a ello. Así que si tienes alguna duda o has escuchado algo que quisieras esclarecer, te invito a que leas nuestro artículo de blog “10 Mitos sobre la Digitalización de Procesos de RRHH”.

Los eforms han sido una ayuda indiscutible para este proceso de digitalización del onboarding y el offboarding.

Cualquier formulario, información o dato que necesites de tu colaborador, podrás solicitarlo de manera digital gracias a los eforms.

onboarding y offboarding digital

Beneficios de Hacer el Onboarding de Manera Digital

Me imagino que a esta altura del artículo ya debes tener claro varios de los beneficios del onboarding digital.

Pero para que no queden dudas, ¿qué tal si hacemos una lista? ¡Aquí vamos!

Proceso más rápido y eficiente

Tener digitalizado el onboarding de candidatos en tu empresa permite agilizar el ingreso del empleado a la empresa.

En los tiempos que estamos viviendo, que se complejiza mucho más todo, el onboarding digital te permite ingresar a los candidatos de manera rápida y eficiente.

Ahorro de costos

En nuestros artículos sobre digitalización en Recursos Humanos siempre solemos abordar el ahorro de costos con un ejercicio práctico.

Este ejercicio básicamente busca que saques la cuenta de lo que hoy en día representa el costo de tu proceso de onboarding e imagines el escenario donde no debes pagar por ninguno de esos elementos.

Es importante que tomes en cuenta todas las variables presentes. Es decir, no solo calcula el costo de papel, impresión, logística y distribución.

También debes tomar en cuenta las horas que invierte una persona de RRHH en hacer un proceso de onboarding convencional. Que podría dedicar perfectamente a tareas más estratégicas para la empresa.

Todas las personas que sacan esta cuenta se quedan sorprendidos del gasto tan elevado que resulta para una empresa llevar los procesos de Recursos Humanos en papel Vs. digitalizarlo.

Te invito a que saques tus cuentas y, si tienes alguna duda de cuánto cuesta digitalizar el proceso de onboarding, puedes ingresar aquí y te ayudamos con esto.

Disponibilidad de la información

Tanto para el candidato como para la persona de Recursos Humanos, la disponibilización de la información se vuelve un beneficio muy grande de la digitalización de este proceso.

Ambos pueden ingresar a la plataforma desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo para cargar o revisar la documentación que estén requiriendo.

Seguimiento y control de la documentación

Por supuesto, el encargado de Recursos Humanos del nuevo candidato que va a ingresar a la empresa, podrá hacer seguimiento en tiempo real de la documentación que va cargando o falta por cargar del candidato.

Si es necesario, podrá enviar recordatorios al candidato de la documentación que falta por cargar y tener un control más amplio del proceso. Un sueño, ¿no?

Caso de Éxito Onboarding Digital

Como las experiencias de los otros nos cuentan mejor los procesos, hoy te traemos el Caso de Éxito de Cardinal Paperless Experts.

Guadalupe Outeiral, parte del equipo de Capital Humano de Cardinal, cuenta cómo ha sido su experiencia utilizando el Onboarding Digital de Humanage.

“El proceso de Onboarding no solo me facilitó el día a día como herramienta para el ahorro de tiempo y dinero, sino que, además de un proceso que antes realizaba presencial y era tedioso para mí y para el colaborador, en donde ambos queríamos sacarnos esta tarea de encima, ahora se llevó a la simplicidad de tocar dos botones y enviar los documentos.

Por otro lado, la herramienta es intuitiva, y nunca se presentan consultas del colaborador al utilizarla.

El feedback que recibo diariamente de la plataforma es que están entrando a una empresa moderna acorde a el producto que vendemos. Se valora también que se le brinde el espacio al empleado de leer los documentos con tranquilidad y que los tenga a la palma de la mano”.

Definitivamente, el onboarding digital representa una solución no solo para las personas de Recursos Humanos, sino también para el nuevo candidato que está por ingresar a la empresa.

Por su parte, le preguntamos a dos de los empleados de Cardinal que ingresaron a la empresa con un proceso de onboarding 100% digitalizado.

comentarios

Ivan Landinez comenta que todo el proceso fue muy intuitivo. Si bien es cierto que conocía un poco de la plataforma en la capacitación, al utilizarla como usuario la experiencia fue bastante agradable.

Por su parte, Esteban Consigliere expresó:

“La carga de mis datos en el onboarding de la plataforma fue muy fácil, intuitiva y no pide cosas raras. La forma de subir los archivos y cargar los datos son muy fáciles. No había tenido experiencia en cargar datos en este tipo de plataformas, las misma fue más que exitosa”.

Qué es el Offboarding Digital

Así como el proceso de Onboarding se ha digitalizado de manera exitosa, el offboarding de un empleado no se quedó atrás.

El offboarding digital es el proceso de finalización de la relación laboral de un empleado en una empresa sin la utilización de papel, es decir, 100% digitalizado.

Toda la gestión para cerrar con la relación laboral se hace a través de una plataforma, como Humanage por ejemplo, donde el empleado cargará la documentación necesaria.

Todos los documentos del onboarding son digitalizables. Alguno de ellos son:

  • Formulario PS 6.2: Certificación de servicios y remuneraciones
  • Certificado realizado por la empresa en donde menciona de que día a qué día la persona trabajó en la empresa.
  • Formulario de Baja de Anses
  • Liquidación final
  • Entre otros

Cada documento del legajo de un empleado contiene su propia lógica, comportamiento y seguridad.

Esto permite determinar cuáles requieren visualización por parte del colaborador o únicamente por parte de RRHH.

Cuáles requieren firma, cuales pueden ser creados por el propio colaborador, y tener distintas plantillas para crear documentos desde la plataforma.

Contar con una herramienta de gestión documental que permita manejar todo el ciclo de vida del empleado desde el onboarding hasta el offboarding digital proporciona eficiencia, automatización de procesos y máxima productividad para la empresa.

¿ Qué estás esperando para digitalizar el onboarding y offboarding de tu empresa?

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Si quieres que saber cómo digitalizar el onboarding y offboarding en tu empresa, déjanos tus datos aquí y te contactaremos en breve.



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