La digitalización de los procesos ha tenido cada vez más auge en el mundo en el que vivimos, y el legajo digital es muestra de ello.

Cada vez son más los procesos que se pueden digitalizar y automatizar para conseguir una mejor productividad del equipo.

Uno de los departamentos que más sólidos se encuentran en este sentido es el de Recursos Humanos.

Su problemática fue ampliamente identificada hace muchos años y, por ende, la solución ya está más que disponible en el mercado.

El primer paso fue con el recibo de sueldo digital. Poder tener en la nube la liquidación de haberes de los empleados y que pudieran tener acceso a ellos en cualquier lugar y en cualquier momento fue todo un éxito.

Y por esto, se dio paso a digitalizar otros procesos del área como lo fue el legajo digital, el onboarding y hasta el offboarding digital.

Hoy veremos cómo digitalizar el legajo puede traer grandes beneficios a tu empresa. Si te interesa el tema, sigue leyendo.

Qué es el Legajo Digital

Para poder adentrarnos en el fascinante mundo de la digitalización de la carpeta laboral del colaborador, lo primero que tenemos que hacer es definirlo.

El legajo digital es un repositorio digital de toda la documentación laboral de un colaborador que te permite gestionar, almacenar y disponibilizar toda la información de manera rápida y eficiente.

Si la empresa que decide tener el legajo digital tiene un archivo histórico en papel, se procede a digitalizar toda la documentación para tenerlo en formato de imagen.

Una vez que se ha digitalizado todo el legajo o carpeta laboral del colaborador, todas las planillas y documentos que deban ser presentados, se hacen de manera digital.

Para lograr este proceso, uno de los recursos que más se utilizan son los eforms. Pero más adelante hablaremos más del tema.

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ebook legajo digital

Muchas personas piensan que solo se pueden digitalizar algunos documentos del legajo. Vamos a ver qué documentos se pueden digitalizar.

¿Qué Documentos del Legajo se pueden Digitalizar?

Todos los documentos del legajo se pueden digitalizar sin ningún problema. Justamente, la existencia de esta opción que olvidarse para siempre del papel.

Para que tengas una idea, en el caso de Argentina, los documentos que conforman un legajo y que hoy en día se encuentran, o pueden encontrarse, de manera digital son los siguientes:

  • Copia de DNI
  • Solicitud de Empleo
  • Constancia de Cuil
  • Copia de descripción de puesto
  • Apto Médico del examen preocupacional
  • Nota de entrega credencial ART
  • Apertura de cuenta bancaria
  • Declaración Jurada de Domicilio
  • Alta del trabajador
  • Alta afiliación del sindicato (si está en convenio)
  • Declaración Jurada de situación previsional
  • Afiliación Beneficiarios Obra Social
  • Formulario 572
  • Formulario 5.3 Dec Jurada Grupo Familiar
  • Formulario Beneficiarios de su Seguro de vida
  • DDJJ Nov Unificadas 2.55
  • Formulario 5.7 derivación de aportes de OS de cese de servicios
  • Formulario 2.4
  • Formulario 2.61
  • F649
  • Telegrama de desvinculación (renuncia, despido, intercambio telegráfico)
  • Evaluaciones de desempeño
  • Certificación de Servicios Art. 80
  • Certificación de Aportes y contribuciones

Y esto por nombrar solo algunos. Cualquier documento que por ley se exija tener dentro del legajo o carpeta del colaborador se puede digitalizar.

Y en el caso de que el documento requiera la firma por parte del colaborador y del empleador, existen la firma digital y firma electrónica para autenticar la veracidad del documento digital.

¿Para Qué Sirve el Legajo Digital?

Como te he venido comentando, el legajo digital es uno de los más grandes aliados que puede tener hoy en día el área de Recursos Humanos.

No solo porque el ahorro en costos es muy grande, sino porque aumenta, considerablemente, la productividad del equipo, automatiza procesos y permite una mejor gestión de la información.

Ahora, veamos en detalle para qué nos podría servir tener la carpeta del colaborador digitalizada:

Administrar la Documentación Laboral

La gestión de toda la documentación laboral de manera digital es uno de los principales usos del legajo digitalizado.

Esto incluye cualquier documento que se necesite del empleado como DNI, licencia de conducir, preocupacional, recibos de sueldo, entre otros.

Ingresar Nuevos Colaboradores

Como pudiste ver en la lista de todos los documentos que se pueden digitalizar, digitalizar el legajo también permite darle la bienvenida al onboarding y offboarding digital.

Este proceso de ingresar nuevos colaboradores a la empresa se puede hacer 100% de manera digital y a distancia, disminuyendo tiempos y maximizando resultados.

Monitorear Licencias

Con el legajo digital podrás gestionar y monitorear las licencias de los colaboradores. Ver el detalle los días que tiene disponible, cuántos le faltan, etc.

Comunicar Políticas

Al contar con el legajo digital y una herramienta de gestión documental podrás enviar cualquier comunicación a tus colaboradores.

Cambios en políticas de seguridad, días libres, o cualquier comunicación que amerite, inclusive, ser firmado, podrás llevarlo a cabo digitalizando los procesos de RRHH.

documentos

Generar Alertas y Recordatorios

Esta funcionalidad resulta un atractivo muy grande para todos los que trabajan en el departamento de Recursos Humanos.

Muchas empresas necesitan mantener actualizada alguna información como la licencia de conducir de sus colaboradores.

Teniendo el legajo digitalizado, puedes crear alertas de fechas de vencimiento de las licencias de los choferes de la empresa, para mantener siempre en regla la documentación.

Caso de uso Legajo Digital

En uno de nuestros artículos sobre Business Intelligence para Recursos Humanos hablamos sobre el caso de uso preventivo del legajo digital.

En el abordamos el caso de una empresa de transporte que se le venció la licencia a uno de sus choferes.

Al chofer le quitan la licencia y se queda sin poder conducir un vehículo por tiempo indeterminado y a la empresa le ponen una multa millonaria.

Este tipo de problemas se pudieran evitar si la empresa contara con el legajo digitalizado y un sistema de alertas automatizado que le permitiría gestionar la documentación por vencer con tiempo y evitaría multas innecesarias.

Si quieres leer el caso de uso con más detalle, ingresa acá.

Beneficios del Legajo Digital

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Al llegar a este punto, seguramente ya conoces alguno de los beneficios que tiene el legajo digital.

Son varios y hoy queremos hacer doble clic en cada uno de ellos para que veas la dimensión que esto le puede dar a tu negocio. ¡Comenzamos!

Rápido Acceso a la Información

El acceso a la información es uno de los más grandes beneficios de tener el legajo digital.

No solo porque se puede acceder a la documentación desde cualquier lugar y cualquier dispositivo móvil de manera rápida y eficiente.

Sino también porque permite el acceso en simultáneo de los distintos usuarios que tienen acceso a la documentación.

Gestión Eficiente de la documentación

Al poder tener acceso en simultáneo a la información, esto permite que la gestión sea mucho más eficiente.

Además de eso, las distintas plataformas disponibles para tener el legajo digital permiten hacer búsquedas por distintos filtros que hacen que el proceso sea mucho más sencillo.

Se pueden hacer búsquedas por nombres, por sucursales, por centros, por número de legajo, por información determinada como “colaboradores que aún no han firmado el recibo de sueldo”, etc.

Mayor Seguridad de la Información

La seguridad de la información es uno de los valores más importantes que se debe tener a la hora de manejar documentación confidencial.

Tener los registros en la nube proporciona una seguridad extra de la información que en papel no se va a tener.

Además, con el legajo digital no hay riesgo de que un colaborador vea la información de otro. Cosa que al tenerlo en papel podría pasar. Por ejemplo, que se entregue manualmente el recibo de sueldo de un colaborador que no le corresponde.

Aumento de la Productividad del Equipo

Al reducir los tiempos de gestión, el equipo de Recursos Humanos podrá destinar el tiempo que dedicaba a tareas manuales a gestiones más importantes para la empresa.

El departamento de Recursos Humanos podrá dedicar más tiempo en las personas y estrategias que en papeleo.

Disminución de Gastos del Departamento

Por supuesto, el factor económico también se ve influenciado, de manera positiva, al implementar el legajo digital.

Al eliminar por completo el papel, sin tomar en cuenta tinta, logística, distribución y otros factores que generan costos importantes para la empresa, la reducción de gastos en el departamento será evidente.

¿Cómo implementar el Legajo Digital en tu Empresa?

El proceso de implementación del legajo digital en tu empresa es más sencillo de lo que parece pero va a ameritar que tengas tiempo para hacerlo.

Si deseas digitalizar el archivo histórico de tu organización puedes ir haciéndolo en paralelo que se va implementando el legajo digital en tu empresa.

Es decir, un proceso no limita al otro. Esta será completamente tu decisión y tu sabrás de qué manera hacerlo.

El mejor consejo que puedo darte en este sentido es que armes un equipo que lleve adelante el proyecto.

Una vez que contrates una empresa que ofrezca el legajo digital, este equipo que conformarás previamente será el encargado de tener reuniones de kick off con su nuevo aliado estratégico.

Además deberán definir los tipos documentales que se quieren digitalizar. Diseñar el workflow, armar eforms y entender cómo funciona la plataforma para poder comenzar a disfrutar los beneficios de digitalizar los procesos de Recursos Humanos.

No tomes a la ligera la elección del proveedor. Este deberá ser un aliado para tu empresa, entender tu negocio y ayudarte a diseñar el mejor proceso digital para tu compañía.

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Si quieres que te asesoremos sobre cómo digitalizar el legajo en tu empresa, déjanos tus datos aquí y te contactaremos en breve.



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