En el momento en el que cualquier empresa decide ir hacia la despapelización, ha decidido optimizar y dar un paso de suma importancia. 

 

Hoy en día, despapelizar representa una tarea muy relevante para aquellas organizaciones que necesitan no sólo dejar de consumir papel, sino también para poder agilizar los procesos de consulta y generación de información. Además, la despapelización ofrece contar con mayor seguridad de dicha información.

 

Otro factor a considerar es el tiempo que te pueda tomar digitalizar cada uno de los procesos y documentos que tenías en físico. Pero una vez hecho esto, todo lo que le sigue son procesos cada vez más fluidos y menos pérdida de tiempo en cuanto al archivado de documentos.

Despapelización: Impacto Positivo para tu Empresa

Impacto Positivo de la Despapelización

El proceso de despapelización dentro de las empresas puede resultar un desafío para muchas de ellas, también involucra grandes beneficios que aún en la actualidad parecen desconocidos para quienes las lideran.

 

Entre esos beneficios tenemos: 

 

  • El acceso fácil y rápido a la información. Encontrarás lo que estás necesitando y podrás manejarla según esté demandando la organización.
  • Agilizar los flujos de trabajo y archivar tus documentos de forma segura.

 

Parte del impacto positivo que podrá recibir será el cambio cultural a nivel interno, y el beneficio ambiental que involucra generar este cambio. 

Sistema de Gestión Documental Novedoso

Es necesario renovarse, por medio de la despapelización, porque ofrece bajos costos a la empresa y un impacto positivo en el medio ambiente.  Esta alternativa se ha convertido en una necesidad para comenzar a tener toda la información más organizada, y con ello poder lograr un manejo más efectivo de la misma.

 

Además de todos los beneficios internos que puede traerte la despapelización, estarás siendo parte de una alternativa sustentable y ecológica. Esta iniciativa involucra a tu empresa como un ente dedicado a reducir su impacto ambiental. Otorgándole así una mejora en su Imagen Corporativa y cómo las personas recuerdan y reconocen a tu empresa.

 

Reducción de Tiempo

Este tipo de prácticas digitales agilizan los procesos habituales. Dichas actividades van desde: la publicación de nuevas vacantes o todo el proceso de onboarding, hasta la comunicación de los beneficios y la salida del talento. Recibirán un nuevo impulso inmediatamente por este nuevo procedimiento implementado.

 

Además, podrás simplificar y disminuir los errores en la distribución y manejo de cada uno de los documentos para las diferentes tareas a realizar. 

Perdurabilidad de los Documentos

Otro beneficio que tendrás al momento de implementar el proceso de despapelización será la perdurabilidad de tus documentos.

 

Al trasladar esta información de un plano físico y endeble a un plano digital, podrás hacer que tus documentos se mantengan por mucho tiempo. Es así como la despapelización nos salva de extravíos o daños físicos a los documentos.

Mejora en el Seguimiento de Trámites

La despapelización nos ofrece un acceso más inmediato a la información. Cuando contamos con papeles en físico, a esos documentos sólo podemos acceder yendo al lugar donde están guardados.

 

Pero cuando digitalizamos los documentos, nos encontramos con que podemos tener acceso a ellos en cualquier lugar. De esta forma, podemos darle seguimiento a trámites y procesos desde cualquier lugar o en cualquier momento. 

 

Despapelizar tus archivos te permite eliminar todos los obstáculos que hay entre el papel y la rapidez. Todo es más rápido y este es un beneficio inmediato para tu empresa, porque te permite trabajar más y mejor.

 

Herramientas  para Comenzar el Proceso de Despapelización

Proceso De Despapelización

Para poder ejecutar el proceso de despapelización, es importante que hagas una serie de pasos y además cuentes con herramientas que te permitan lograrlo.

 

Cualquier empresa que desee hacer esto de forma sólida necesitará herramientas que agilicen todo el proceso y hagan el trabajo más simple.

 

Existen diversas herramientas que están para ayudarte a lograrlo, algunas de ellas son los sistemas de gestión documental y la implementación de una firma digital para validar la documentación legalmente. 

Sistema de Gestión Documental

Un sistema de Gestión Documental es una gran herramienta para la organización de documentos dentro de cualquier empresa.  Con esto podrán organizar y gestionar de manera más eficiente la documentación que se lleva a nivel interno y externo. 

 

Al brindarte beneficios como: organizar, administrar y agilizar la documentación, hará que esta se traslade de manera más eficiente a niveles internos.  Obtendrás beneficios como seguridad, eficiencia y transparencia, además de poder contar con toda la información actualizada. Con un gestor documental podrás darle foco a nuevos tipos de acciones e iniciativas que seguirán dando crecimiento a la compañía.  

 Implementación de la Firma Digital

En el caso de Argentina, la firma digital es una solución tecnológica que te ofrece la seguridad y confianza con respecto a los documentos electrónicos. Por medio de esta firma los documentos digitales obtienen validez legal.

 

En la actualidad, muchas organizaciones han entendido la relevancia de este tipo de firmas, debido a la gran cantidad de trámites que están obligados a realizar.  

 

Para implementar un Firma Digital en Argentina el primer requisito indispensable es  acudir a una Autoridad de Registro certificado por el Ministerio de Modernización. Inicia el trámite con la contratación del servicio. Esto lo puedes hacer de 2 formas: acudiendo a la oficina de alguna autoridad de registro, o dicha autoridad de registro podrá trasladar a oficiales de registro a las oficinas de la empresa que está contratando este servicio.  

Transformación Cultural en tu Empresa Gracias a la Despapelización

Para poder lograr una transformación de este tipo, como es la despapelización, es necesario generar un cambio total dentro de tu empresa. Necesitas que tu equipo pueda entender los beneficios y las consecuencias que puede traer el  realizar este tipo de cambios.

 

Para ello, es recomendable identificar las necesidades principales de la organización, estipular fases a seguir y, por supuesto, dejar claro los objetivos que deben cumplirse. Es decir, debes armar un plan para el proceso de transición y adaptación de las nuevas modalidades que involucran la despapelización. 

Despapelización: Relevancia de la Conciencia Medioambiental

Pasar toda tu documentación en papel a lo digital representa un cambio de conciencia relevante para el medio ambiente. Por ello, es necesario que tengas presente que al eliminar el consumo de papel, tu empresa será percibida como responsable con su impacto ecológico. 

 

Por muchos años las empresas han invertido grandes sumas de dinero únicamente en compra de papel. Parte de la magnitud de esto se ve reflejado en la producción de resmas de papel.

 

¿Sabías que por cada 16 resmas de papel producidas, estas equivalen a un árbol? 

Conclusión

Es una realidad: las grandes cantidades de papel que manejan las empresas tiene un impacto en su economía y en el medio ambiente. Este impacto es la razón principal para comenzar a despapelizar. 

 

Entendiendo esto, la importancia acerca de la despapelización va creciendo exponencialmente con los años.

 

Las organizaciones cada vez más buscan reducir costos, optimizar procedimientos internos y además tomar conciencia del impacto ambiental.

 

Partiendo de esto es que urge adoptar medidas eficaces para el tratamiento del papel, no solo desde el punto de vista tecnológico sino también cultural.

 

Es en esta situación donde la utilización de documentos digitales y firma digital aparecen como respuesta positiva a la despapelización de nuestros procesos en papel.

 

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