La vida sin papeles podría tener su propia canción de Disney por lo hermosa que resulta para las empresas.
Sin dudas, tener un negocio paperless es el futuro de toda compañía. Hoy hablaremos, con especial atención, sobre las empresas de limpieza y el reto que afrontan en la renuncia al papel.
¿Qué Significa Ser un Negocio “Paperless”?
En inglés paperless es la unión de “paper” (que significa papel) y “less” (que significa menos) Así es como la unión de estos dos sintagmas da origen al término: sin papel. Ser un negocio paperless es pasar los documentos que están en papel a lo digital.
La mayoría de las empresas deciden hacer la transición al paperless empezando por documentos como: recibos de sueldo, facturas, declaraciones de impuestos y otras constancias legales.
Estos documentos pasan de lo físico a ser administrados digitalmente mediante un gestor documental.
El principal objetivo a nivel empresarial es reducir el margen de error que existe cuando tenemos documentos en físico. Este margen de error abarca situaciones como:
- Documentos repetidos
- Errores en Transcripciones
- Documentos perdidos o extraviados
- Pérdida de tiempo buscando y archivando el documento
Esos son los problemas a nivel de procesos internos que eliminas cuando una empresa pasa a ser paperless. Por otro lado, tenemos el beneficio de la sustentabilidad y reducción de costos que ofrece. Sigue leyendo porque te explicaremos de qué trata en el siguiente título.
Paperless: Un Camino hacia la Sustentabilidad
Un estudio comprobó que un oficinista promedio usaba entre 8 mil y 10 mil hojas de papel al año. Para hacer 16 resmas de papel se necesita un árbol entero. Así es como vemos que el papel no es el camino hacia una vida larga en este planeta.
Por suerte, la conversión de un negocio sin papel nos ayuda a aportar nuestro grano de arena al planeta a nivel ecológico. Por otro lado, tenemos la reducción de costos. Y no nos referimos solamente a comprar papel.
El uso de papel trae consigo a las impresoras, cartuchos, bolígrafos, marcadores, resaltadores, carpetas de archivo y cajoneras para archivar. Todos estos están hechos de materiales no biodegradables. Así que tener una empresa que usa papel no es sólo malo para los bosques, sino que también contaminan nuestro suelo y mares.
Con esto podemos concluir que eliminar el papel es un paso para asegurarnos el futuro en nuestro planeta. Apostemos por lo digital sin dudar.
5 Ventajas de Convertir a las Empresas de Limpieza en Paperless
En la actualidad, las empresas que presentan un reto grande en el negocio paperless son las empresas de limpieza. Colocamos especial foco en ellas, ya que con la llegada del teletrabajo, estas empresas manejan todo a distancia.
El trabajo a distancia no se lleva bien con el manejo de papel. Por ello, las empresas que ofrecen servicios de limpieza encuentran especial beneficio en ser paperless. Te enumeramos estos beneficios para describirlos mejor.
Mejora tu Branding
¿Es posible que ser una empresa paperless beneficie mi reconocimiento de marca? En el momento en el que tu empresa empieza a ser paperless está transitando el camino hacia el futuro.
El branding de una empresa no es solo el logo y la publicidad que ves en la calle. El branding es el conjunto de activos tangibles e intangibles de una empresa. La cultura empresarial alimenta directamente al branding.
Por lo tanto, crear una empresa que su capacidad de procesos se triplique, elimina los obstáculos burocráticos entre el papeleo y el empleado, reduce errores e incrementa el rendimiento de su staff administrativo, es una empresa cuyo branding despegará.
Precisión de Procesos
Sumemosle al branding la precisión de procesos. Cuando trabajamos con papel solemos estar frente al reto de llenar el documento a mano y que el mismo resulte legible. Esto nos deja una ventana abierta para cometer errores.
Los procesos se agilizan cuando nos comunicamos eficientemente. En las empresas de limpieza, el personal suele estar siempre en la calle moviéndose. ¿Cómo distribuir nuestros tiempos para firmar un documento? Fácil: se hace todo digital.
Un empleado que no puede ir a una oficina a hacer estos procedimientos, se beneficia un montón de poder firmar un documento desde su teléfono mientras está en el auto, por ejemplo.
Al digitalizar nuestros documentos y migrar al estilo de vida paperless, reducimos los errores de escritura a mano y los incómodos momentos de “no entiendo qué dice aquí”.
Así obtenemos precisión de procesos. Los procesos que más se benefician son los de contratación de empleados, liquidación de sueldos, recibos de sueldos y depósitos bancarios.
Ten en cuenta que ser paperless te ofrece acceder a la información de tu empresa donde sea que estés. Desde tu teléfono inteligente podrás encontrar ese archivo que necesitas y podrás contratar staff nuevo a distancia usando funcionalidades como el onboarding digital.
Disminución de Costes
Una empresa de limpieza ya tiene un gasto enorme en insumos como para enfocarse en gastar en el papel del área de recursos humanos o administración.
Los costos que se eliminan cuando renunciamos al uso de papel son: resmas de papel, gastos en materiales de papelería, gastos en remesas que envíen los documentos hasta dónde deben llegar y otros inconvenientes que surgen por la cualidad física del papel.
Si no te convences, solo debes hacer un resumen de todo lo que gastas en un año en estos insumos. Con ello podrás tener claro lo que te ahorrarás al convertirte en paperless.
Fomentas un Modelo de Negocio Sostenible
El estilo de trabajo paperless nos acerca más a estar en todas partes. ¿A qué nos referimos con esto? Crear un contrato de trabajo en papel y enviarlo por correo te quita tiempo y dinero. Pero al ser paperless nuestros procesos de contratación son más inmediatos.
Un empleado que va a realizar un servicio, puede administrar mejor su tiempo entre cliente y cliente si tiene de forma digital todo lo que necesita para trabajar. Hablamos de: recibos, generación de facturas y firma de contratos y servicios.
Sumado a esto tenemos la nueva modalidad empresarial de “no contacto”. Cada vez son más las empresas que no entregan facturas físicas sino por email, que no te piden firmar un papel sino una imagen digital.
Establecer sistemas de contratación y facturación paperless es tener un espacio asegurado en el futuro. Antes del 2020 muchas empresas no esperaban entrar con tanta fuerza al mundo digital, pero aquí estamos. El estilo de vida paperless le otorgará a tu empresa la posibilidad de trabajar incluso sin tener que asistir a una oficina.
Seguridad Más Estricta
Pasar tus papeles a lo digital te ofrece más seguridad en tu información. El papel lo podemos quemar, mojar y romper con facilidad. Sin embargo, con un sistema de gestión documental tienes:
Capacidad de almacenamiento. Esto nos beneficia porque nuestros documentos no pueden ser tocados físicamente para ser dañados. Imagina el caos de tener que esperar que tus empleados lleven los documentos hasta la oficina central luego de un día de trabajo.
En las empresas de limpieza podemos evitar estos extravíos si centralizamos y digitalizamos todo. Tu empleado puede estar trabajando en un cliente y revisar su recibo de sueldo desde su teléfono.
Verificación de modificación. Cuando gestionamos nuestros documentos de forma digital podemos rastrear quién lo abrió por última vez y quién lo modificó, así como también podemos archivar sus distintas versiones.
Recuperación. Implementar un sistema de gestión documental nos ayuda a recuperar archivos en caso de que por error los hayamos eliminado. Somos humanos y cometemos errores.
Si tienes un empleado que está en la calle todo el día, es probable que en ese proceso de traslado en la ciudad algunos accidentes pasen y se extravíen documentos. Olvídate de esta situación cuando tienes un sistema de gestión documental.
Con estos 3 factores principales nos queda claro que al digitalizar nuestros documentos, colocamos a los mismos bajo seguridad absoluta.
Desafíos del Paperless en Empresas de Limpieza
El desafío de entrar al mundo paperless para las empresas de limpieza no está alejado del resto de las compañías. La capacidad de adaptación a nuevos sistemas de trabajo es el reto más común. Primero empezamos por la implementación de un sistema de gestión documental.
Esto trae consigo la adaptación del personal administrativo a trabajar bajo nuevas reglas y procesos. La transición a ser un negocio/empresa paperless empieza por la educación. Es importante que eduquemos a nuestros personal sobre los beneficios de tiempo que les traerá trabajar de forma digital.
Conclusión
La reducción de papel acelera los procesos administrativos en las empresas de limpieza. El trabajo a distancia en estas compañías será cada vez más práctico y óptimo. Además, la eliminación de papel permite a las empresas de limpieza entrar con más fuerza en el mundo de los “negocios sin contacto”.
Este rubro de los negocios sin contacto es uno de los efectos post pandemia que se mantendrán en pie. Así que ser paperless le ofrece a una empresa de limpieza: agilidad, eficiencia y seguridad a sus trabajadores y clientes.
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