Una de las prácticas más perjudiciales para el medio ambiente es la producción de papel. Necesitamos talar 1 árbol para crear 16 resmas de papel.
Ya sabemos que en una oficina esta cantidad no era ni por mucho la mensual Y hablamos con verbo en tiempo pasado porque nuestro objetivo es reducir el uso del papel.
Sin embargo, el impacto ambiental de la producción de papel no está nada más en la deforestación de nuestros bosques. La industria productora de papel es la que más agua y energía utiliza.
Esto nos deja claro que la producción de papel es un gasto increíble para nuestros recursos no renovables.
La reducción del uso de papel se traduce en menos desechos y más árboles. Todo esto es lo que el planeta necesita y lo que convertiría a tu empresa en un negocio sustentable. ¿Quieres saber por qué y cómo dar el paso? Quédate leyendo.
Papel Cero: Buenas Prácticas en Pos del Medio Ambiente
¿Qué podemos hacer para ser parte del cambio? Lo primero es dar el paso y ser paperless. Toda empresa debe pensar a futuro y entender que lo que no es sustentable para el planeta, tampoco lo es para nosotros.
Cuando damos el paso a usar la factura electrónica y el recibo digital, somos parte de la reducción de emisiones CO2 al medio ambiente. Y es que la energía que se necesita para producir papel es desorbitante.
Algunas empresas no se convencen del todo con el abandono del papel. Te explicamos las necesidades que hacen que una empresa cambie del papel a lo digital.
Necesidad de Abandonar el Papel
El papel es una tradición, una costumbre. Como sabemos, a muchas personas les cuesta abandonar viejos hábitos. Sin embargo, el uso de papel es malo para tu empresa en todos los niveles posibles. Algunas consideraciones a tomar en cuenta:
Trazabilidad: y es que no podemos confiar en quién y cuándo vio un pedazo de papel. Es decir, no tenemos un registro seguro y además nos genera mucha desconfianza transportar los documentos en papel.
Almacenamiento innecesario: Cuando hablamos de almacenamiento innecesario nos referimos a que el papel va a ocupar mucho espacio físico. Imagina usar ese espacio físico que ocupan los documentos en papel y usarlo para remodelar tu oficina.
El papel almacenado además es proclive a la humedad que genera en algunos lugares su almacenamiento. La mejor parte es que todo esto lo puedes evitar haciendo el cambio a lo digital.
Errores: Un papel está abierto a muchos errores. Los principales son los errores de escritura, cuando nos toca escribir a mano sobre dicho documento. Pero un papel también se pierde, se rompe, se mancha. Es obvio que el papel es muy endeble, si no lo fuera no se usará como analogía para lo débil.
Gasto económico: Una de las razones por las que las empresas comienzan a abandonar el papel es porque suele ser un gasto que no trae ningún beneficio. Es casi imposible para una empresa controlar el gasto de papel.
Pérdida de tiempo: Este factor es inevitable cuando usamos papel. Tienes que escribir el documento, imprimirlo o sacarle copias. Ir hasta donde debes entregarlo, luego almacenarlo. Todo esto lo puedes hacer en menos de 1 minuto si digitalizas tu empresa.
Papel Cero: Un Gesto para Nuestro Entorno
El uso de herramientas digitales en las empresas para reducir el papel se puede hablar con cifras. Cuando nos hacemos paperless reducimos:
- La emisiones de Dióxido de carbono
- La deforestación de nuestros bosques
- El consumo excesivo de agua
- La acumulación de basura que deja el papel que desechamos
Una empresa paperless no solo tiene una misión con su evolución sino que también es protagonista en el foco para frenar el cambio climático. A este punto, eliminar el papel en las empresas es imperativo y no una opción.
Impacto Medioambiental de las Empresas
Los puntos que tocamos sobre el impacto medioambiental de la fabricación de papel son bastante superficiales. Y es que como el papel ha dejado sin árboles a muchas zonas del mundo, esta industria ha creado algo llamado “monocultivo de árboles”.
El monocultivo se basa en sembrar árboles con fertilizantes químicos que aceleran el crecimiento de estos. Es así como la producción de papel logra que se destruyan ecosistemas naturales y que poblaciones indígenas tengan que desplazarse.
Este es el impacto negativo, pero el impacto positivo medioambiental que tiene una empresa va más allá de dejar de consumir papel, es también dar el ejemplo.
Sería recomendable que toda empresa que haga las transición a papel cero o paperless, deje en claro esto en sus valores empresariales.
La reducción de papel también debe ir de la mano con la reducción de plástico. Por eso, más empresas no solo se identifican como “paperless” sino que evitan al máximo el uso de material POP.
Hacia un Liderazgo Sostenible
Los líderes de una empresa deben darles a entender a sus empleados que están siempre abiertos a mejorar y cambiar. Por eso deben incentivar la cultura del papel cero en sus empresas. Deben comenzar por ser ellos el ejemplo.
Es importante que reforcemos la reducción del consumo de papel en las empresas como un deber u obligación.
Cuando hablamos de liderazgo sostenible es de enfocar las ideas de la empresa hacia el futuro, reforzando las fallas, mejorando nuestros sistemas siempre desde lo consciente.
Los valores bien identificados de una empresa atraen a empleados que se identifican con ellos, y es así como tu cultura empresarial y corporativa va in crescendo.
Creación de un Plan de Eficiencia Empresarial
La eficiencia empresarial que viene con la transformación de papel cero o paperless necesita un plan. Lo primero es trabajar las área o departamentos de tu empresa que tienen más consumo de papel.
A cada área debemos facilitarle una herramienta que digitalice todos sus procesos. Incluso, algunas empresas han enfocado esfuerzos en educar a sus empleados en el mundo digital. Esto es mediante capacitaciones constantes sobre el uso y manejo de herramientas digitales.
Es por eso que cada vez más empresas encargadas de crear sistemas como CRM o gestores documentales organizan webinars a fin de explicar y educar sobre ciertos temas. Pero hablemos del departamento que es motor de cambio en la transición a cero papel.
Recursos Humanos como Precursora del Cambio
Uno de los departamentos que más papel utiliza en una empresa es Recursos Humanos. En la actualidad, nos encontramos con casos particulares, por ejemplo: empresas que han dedicado sumas importantes de dinero en digitalizar su acceso a leads y/o ventas, pero siguen desperdiciando papel en recursos humanos.
Además, muchos departamentos de recursos humanos se ven obligados a seguir usando papel para ciertos agentes externos. Por ejemplo, tenemos a las empresas que venden automóviles y necesitan hacer un papeleo enorme por el tema: patente/cedula/licencia.
Sin embargo, el cambio en tu departamento de recursos humanos hacia el papel cero es posible. Comienza por introducir un gestor documental, firma electrónica o firma digital si aún no la tienes.
Los grandes cambios empiezan con pequeños pasos y convertirse en una empresa sin papel es más fácil de lo que piensas.
Conclusión
Las empresas sin papel empezaron como una alternativa para reducir distancias y costos. Sin embargo, son la única solución para hacer un cambio positivo en el creciente cambio climático que experimentamos.
En Cardinal Systems creemos firmemente en que lo digital es el camino a lo sostenible. Es de hecho, el único camino que te asegura el crecimiento de tu empresa, porque lo digital nos acerca y el papel solo construye barreras.
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