Es una realidad que la digitalización de los procesos es una necesidad para cualquier empresa. Ahora estamos siendo testigos de cómo cada vez más empresas están tomando consciencia de esto. 

En situaciones como la actual pandemia, este proceso de cambio tuvo que acelerarse en muchas organizaciones. Compañías de diferentes sectores han optado por dar un paso hacia la digitalización.

En este caso de estudio veremos la historia de una compañía que compite en el sector petrolero para no quedarse atrás y rápidamente optar por ese cambio, el cual trajo mejoría en los procesos internos maximizando la productividad. 

Recibos de Sueldo Digitales: Caso Gulf Oil

Recibo De Sueldo Digitales

Gulf Oil decidió realizar una transformación ante la situación que se vivía con los recibos de sueldo. En el año 2020, comenzaron a hacer los cambios hacia la era digital al implementar el recibo de sueldo digital.  

Para poder lograr esto se implementó una plataforma que se encargaría de esta gestión y que permitiría tener la firma digitalizada y además enviar los recibos de forma electrónica a cada empleado. 

Objetivo: Digitalización de la Documentación en Pandemia

Para Gulf Oil representaba una problemática real el hecho de no haber digitalizado la documentación en Recursos Humanos, si bien lo tenía fijado para el 2020 aún esto no había ocurrido.

Comenta Verónica Mineti que los recibos de sueldo se habían convertido en una problemática para la empresa debido a las restricciones de la pandemia, pues, esto les dificulta realizar la entrega a los empleados. 

Desafío: Gestión de Recibos de Sueldo Digitales

El entregar los recibos de sueldo se había convertido en una problemática real para esta compañía, esto se veía afectado directamente por todo el proceso de gestión.

Antes de la implementación de Humanage, la gestión debía hacerse de forma manual por el gerente financiero, él en conjunto a otras dos personas se encargaban de repartir, firmar, realizar la entrega a los empleados y además recogerlos para finalmente archivarlos.

Una dificultad que se presentó era que algunos empleados deseaban el recibo de sueldo de manera física y otros de forma digital. Además; existía el problema de tener al gerente financiero encargado de esta documentación lo cual generaba una gran pérdida de tiempo.  

Solución: Implementación de Humanage

En el caso de Gulf Oil Argentina cuentan con una nómina de 65 empleados de diferentes grupos etarios. Destaca Minetti que en el caso de los empleados más jóvenes fue un proceso sencillo el lograr la implementación.

En el caso de los empleados de mayor rango etario el proceso no fue tan sencillo, sin embargo, se sabe que solo una pequeña parte de los empleados han solicitado asistencia con la herramienta.Y es que esta herramienta resulta muy fácil de usar.

También se fue preparando a cada empleado acerca de la nueva implementación para los recibos de sueldo y por último se generó una capacitación acerca del uso de la herramienta. 

Recibos de Sueldo Digitales: Beneficios para Gulf Oil

Beneficios para Gulf Oil

Dentro de los beneficios de la digitalización para Gulf Oil se encontró el gran ahorro de tiempo que se pudo alcanzar.

Por medio de esta solución se generó un impacto no solo en este aspecto si no en otros como lograr la automatización de procesos que antes eran manuales, además, se pudo alcanzar mayor seguridad en el manejo de la información.

Otro aspecto relevante que se obtuvo como beneficio es que ahora al no tener que invertir tanto tiempo en procesos que antes eran manuales, ahora se cuenta con tiempo para tareas más estratégicas a nivel interno. 

Confidencialidad y Seguridad

Al implementar los recibos de sueldo digitales una ventaja que destaca es la de tener la información con total seguridad y además que esta se mantenga confidencial.

Humanage te ofrece la posibilidad de tener toda la información almacenada en un mismo lugar y que además no sea vulnerada. 

Ahorro de Costos y Tiempo

Como toda empresa antes de ser digitalizada, el procedimiento relacionado a los recibos de sueldo demanda mucho tiempo y muchos recursos como papel. Esto sin sumar el protocolo de entrega. 

Viéndose afectada la productividad de cada miembro y en consecuencia la empresa. Al ahorrar tanto tiempo y recursos puede verse un crecimiento notable en toda la organización. 

Automatización de Procesos 

El procedimiento durante la entrega de los recibos de sueldo incluye una serie de pasos como la recepción y devolución de las copias firmadas, que en algún momento puede hacer más lento el proceso de entrega de los recibos.

Sin embargo; con Humanage las personas involucradas en el proceso de recibo de sueldos tienen más tiempo para otras actividades. Lo que antes tomaba horas, ahora son tan solo unos minutos. Ahora este trabajo al digitalizarse no demanda tanto tiempo como en el pasado. 

Implementación Sencilla

Algo que destaca durante todo este proceso es la sencillez de la herramienta, se trata de una herramienta de fácil manejo. En el caso de Gulf Oil dependían de dos personas encargadas. 

Antes de implementar la solución de Humanage era una tarea que demandaba una serie de pasos y procedimientos que necesitaban a más empleados y mucho más tiempo y recursos.

Luego de la contratación se ha necesitado de una sola persona quien es capaz de encargarse de la gestión de los recibos por medio de la herramienta, y al ser tan rápida esta solo necesita de poco tiempo para poder realizar toda la tarea de entrega. 

Conclusión

Con el caso de Gulf Oil hemos demostrado que la digitalización no es cosa de un solo sector o un tipo de empresa. Ahora conoces de otra forma qué tan importante se ha vuelto implementar herramientas digitales como el recibo de sueldo electrónico.

En este caso has podido ver los beneficios que obtiene una compañía al dar este tipo de cambios, la forma en la que una empresa que compite en el sector petrolero pudo ahorrar costos e incrementar productividad.

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