Algunas empresas se han tomado en serio la digitalización y hoy en día son ejemplo para todos.
Digitalizar una empresa no siempre es abandonar todo lo físico para quedarse por siempre en plano digital, sino implementar lo digital en áreas específicas.
El área que más se está digitalizando actualmente es Recursos Humanos. Y es que el objetivo de reducir costos en RRHH ha impulsado el uso de gestores documentales y firma digital en cada vez más empresas.
Hoy queremos hacer especial foco en las empresas de servicios de seguridad. Estas empresas se han destacado en lo digital, sobre todo en Argentina y hoy te contaremos cómo.
¿Qué implican los Costos en RRHH?
Para que Recursos Humanos pueda funcionar, necesita un presupuesto. En el mismo introducimos gastos operativos que van más allá de los sueldos. Entre estos gastos operativos tenemos por ejemplo:
*Los insumos que requiere del departamento para realizar sus actividades
* El espacio físico que deba usar el departamento de recursos humanos
Y la verdad es que los costos en RRHH varían siempre dependiendo de las operaciones generales de cada empresa. Sin embargo, haciendo una visión general en cuanto a insumos, el departamento suele tener un gasto elevado en materiales de papelería.
Es aquí donde la necesidad de ahorrar para invertir en algo mejor se hace presente y es así como lo hacen las empresas que ofrecen Servicios de Seguridad.
Costos en RRHH: Empresas de Seguridad, Pioneras en Transformación Digital
Los empleados de las empresas de servicios de seguridad no suelen estar en una oficina física. Esta distancia supone un reto para recursos humanos en cuanto a la entrega y recepción de documentos y también para el empleado, ya que debe abandonar su puesto para ir a buscar ciertos documentos.
La solución a esto fue implementar herramientas digitales en el área de Recursos Humanos. Lo primero fue trabajar con un Gestor Documental. Mediante el gestor de documentos digitales, las empresas de Servicios de Seguridad pueden entregar a sus empleados sus recibos de sueldo, sin importar en donde estén.
Es decir, Recursos Humanos hace llegar al empleado toda la información administrativa que éste requiera, como su recibo de sueldo, mientras el mismo se encuentra realizando algún servicio de seguridad para un cliente.
De esta forma es como lo digital incrementa la productividad e impulsa el crecimiento de la organización.
Costos en RRHH: Optimización en Empresas que Ofrecen Servicios de Seguridad
Las empresas de servicios de seguridad acortan el tiempo que hay entre la comunicación que tienen sus empleados con el departamento y con los clientes, mediante la implementación de herramientas digitales.
Si los procesos en recursos humanos no resultan en gasto de tiempo y pérdida de dinero debido al uso excesivo de insumos, entonces lograremos avanzar mejor en los siguientes temas:
Realizar Auditorías
La optimización de una empresa mediante la digitalización acorta distancias y reduce tiempos. Esto se ve reflejado en las auditorías. Ahora, las empresas de Servicios de Seguridad pueden ofrecer tranquilidad a sus clientes mediante el servicio de “no contacto”.
Y es que realizar auditorías de forma digital y a distancia te permite ahorrar hasta en insumos como la nafta, que requieren los automóviles para movilizarse hasta el lugar donde deberían realizar dicha auditoría.
En los tiempos que corren es importante encontrar soluciones que nos ayuden a acercarnos a nuestros clientes, usando medidas adaptables a la actualidad.
Establecer Pagos por Objetivos
Crear un ambiente laboral óptimo es objetivo para Recursos Humanos. El departamento de RRHH debe velar por la satisfacción de sus empleados y nada motiva más que dar bonos y premios por el logro de objetivos.
Los objetivos no solo deben ser reales, sino que también deben poder medirse. Una empresa que se encarga de motivar a sus empleados, contará con un personal dispuesto a mejorar y adaptarse a nuevos retos.
Además, establecer pagos por objetivos es también un gran incentivo para aprender cosas nuevas. Nos referimos a que en algunas empresas, la implementación de nuevas tecnologías puede ser un reto para muchos empleados, ¿el secreto para lograrlo? Motivarlos.
Crear Sistemas de Recompensa
La ley del trabajador en Argentina tiene especificado que el empleado recibe una recompensa monetaria por “cumplimiento de horario”. Con esta premisa, podemos entender la importancia de este tipo de sistemas.
Deben estar pensados para promover la mejora de las actividades del empleador. Como ejemplo tenemos la recompensa por cumplimiento de horario, si resulta sustanciosa, podemos reducir el margen de empleados impuntuales.
Así mismo ocurre en otras instancias como: entregar informes a tiempo, mantener espacios ordenados. Las recompensas las entregas tú y las diseñas tú pero deben resultar siempre en un beneficio para el empleado.
Asesorarse en Temas Legales
El departamento de Recursos Humanos debe estar en constante capacitación. Necesitamos contar con un personal que sepa solucionar problemas relacionados a: incumplimientos por parte del empleado, resolverle dudas al empleado sobre su contrato y su pago, ofrecerle un ambiente de trabajo donde cuenta con un seguro de vida en caso de accidentes.
Es imperativo tener un respaldo legal, ya que el departamento de Recursos Humanos además de operativo, también debe estar al frente de la resolución de problemas relacionados con el capital humano.
Fomentar una Cultura de Ahorro
La educación financiera es importante dentro de nuestro trabajo. El ahorro de insumos de papelería (o la eliminación de los mismos) es un gran paso para construir una cultura de trabajo sustentable.
También tenemos casos como los fondos para pensiones y jubilaciones. Esto debe explicarse al empleado para que entienda la importancia de trabajar en el presente para construir su futuro.
Es decir, la cultura del ahorro empresarial se aplica tanto a nivel de la vida corporativa, como de la integridad del empleado.
Informatizar los Procesos
De nada te sirve tener todos estos planes, si no se comunican. Da uso de la tecnología para llegar a tus empleados de forma más efectiva. La tecnología nos permite “estar en el bolsillo” de todos y con esto nos referimos a que uses la ventaja de tener smartphones para comunicarlo todo.
Desde los memos, hasta los objetivos y recibos de sueldo, todos tus procesos deben estar informados y digitalizados. Tus empleados deben tener acceso rápido a la información que es de su utilidad. Sin comunicación no hay proyecto que avance.
Un Gestor Documental para una empresa que ofrece servicios de seguridad permite acortar el tiempo entre generar facturas al cliente. Así mismo, también ofrece al empleado el gran beneficio de tener toda su documentación al día. Es en resumen, la herramienta de comunicación y avance entre Recursos Humanos y el personal.
Conclusión
Las empresas de Servicios de Seguridad son un ejemplo claro de cómo digitalizarnos promueve el desarrollo de tu negocio. Se encargan de optimizar sus procesos y al mismo tiempo instaurar una nueva modalidad, logrando que se adapten desde sus empleados hasta sus clientes.
Su principal objetivo es la eficiencia y vaya que lo logran. En la actualidad, este sistema de optimización y digitalización les permite abrir el campo a la competencia. Y recordemos que mientras exista competencia tendremos mayor demanda y emprendimiento.
¿Aún dudas sobre digitalizar tu empresa? Nuestro consejo siempre es que no lo pienses dos veces porque el tiempo no se detiene.
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