Los conceptos de Firma Digital y Firma Electrónica han tomado cada vez más auge tanto en Argentina como en el mundo.

Luego de la llegada del COVID-19 fue mucho más inminente la llegada de la Transformación Digital a las empresas que aún no habían dado el paso.

Distintos departamentos fueron adoptando nuevas herramientas digitales que permitieran darle continuidad a las labores diarias que se realizaban de manera presencial en las empresas.

Muchos procesos fueron modificados, mejorados y, en muchos casos, muchos desaparecieron debido a la pandemia y sustituidos por nuevas formas de abordar la tarea.

Por supuesto, el departamento de Recursos Humanos no se quedó atrás y decidió emprender la digitalización de sus procesos para poder seguir adelante.

A pesar de que este departamento es uno de los más fáciles de digitalizar, pues, es bien conocida su problemática y ya existen muchas herramientas que lo resuelven, algunos dieron el paso durante la coyuntura del 2020.

Pero para digitalizar los procesos de Recursos Humanos, es necesario elegir entre la firma digital o la firma electrónica para la firma de la documentación laboral que así lo requiera.

Por este motivo entró la gran duda sobre elegir la firma digital o la firma electrónica.

Si te encuentras justo en esa disyuntiva, entonces te invito a seguir leyendo porque en este artículo despejarás todas las dudas. ¡Que comience la batalla!

Qué es la Firma Digital

La Ley 25.506 la define de la siguiente manera:

“Es el resultado de aplicar a un documento digital un procedimiento matemático que requiere información de exclusivo conocimiento del firmante, encontrándose ésta bajo su absoluto control. La firma digital debe ser susceptible de verificación por terceras partes, tal que dicha verificación simultáneamente permita identificar al firmante y detectar cualquier alteración del documento digital posterior a su firma”.

Es decir, la firma digital sustituye a la firma hológrafa ya que una tercera parte procede a identificar al firmante con su documento de identidad.

Además, el trámite de la firma digital se hace de manera presencial y personal para brindar mayor seguridad al firmante.

La firma digital se rige bajo el principio de no repudio. ¿Qué quiere decir esto? Que se invierte la carga de la prueba.

Javier Outeiral, CEO de Cardinal Paperless Experts, lo explica con mucha claridad:

Quote Javier Firma Digital

“En el caso de que el firmante desconozca la firma, es responsabilidad de quien la invoca demostrar su validez.

Es decir, en el caso de la firma digital, si un colaborador desconoce su firma, entonces él deberá ser quién demuestre que alguien más firmó por él.

Mientras que, en el caso de la firma electrónica, si un colaborador desconoce su firma, será la empresa la encargada de demostrar que efectivamente fue el colaborador quien firmó”.

Existen muchos motivos para elegir la firma digital para tu empresa, pero siempre te aconsejamos que consultes con tu departamento de legales para que la selección de la firma vaya de la mano con las necesidades de la empresa.

Cómo Hacer la Firma Digital en Argentina

Para obtener la Firma Digital en Argentina es necesario acudir a una Autoridad de Registro certificado por el Ministerio de Modernización.

A partir de este momento te voy a hablar del caso Cardinal, que es Autoridad de Registro y está certificado para otorgar firma digital en Argentina.

Para obtener la firma digital se contrata el servicio y se puede hacer de dos formas: en las oficinas de Cardinal o las oficinas de la empresa que contrata el servicio.

En las jornadas estará un Oficial de Registro (OR) que se encargará de enrolar a cada uno de los colaboradores de la empresa. Y seguirá el siguiente proceso:

  • El OR validará la identidad del Suscriptor contra su DNI
  • Le tomará una foto y las huellas de ambos pulgares a la persona y la validará contra el ReNaPer
  • Pedirá algunos datos del suscriptor, entre ellos su correo personal
  • Se procederá a configurar las distintas contraseñas para que la persona pueda firmar digitalmente cualquier documento.
  • Terminado este proceso, el suscriptor recibirá un mail en su correo personal cuando el OR apruebe su solicitud.

Esta firma digital es válida para firmar recibos de sueldo digitales, cualquier comunicación oficial que emita la empresa. Inclusive es válida hasta para la compra de un departamento o un vehículo.

Es importante que sepas que para el empleado, se puede otorgar la firma electrónica o la firma digital.

Mientras que para el empleador, la única firma posible y válida, en Argentina, es la firma digital.

¿Cómo saber que un documento se firmó digitalmente?

Esta es una de las preguntas típicas sobre firma digital y electrónica.

Para verificar que un documento ha sido firmado digitalmente en un PDF o Word, el proceso es muy sencillo.

Gerardo Dionofrio, CISO de Lakaut, explica cómo hacer la verificación::

“Los archivos PDF tienen un característica que es embeber dentro del archivo la firma digital. Y con el simple hecho de abrir el archivo PDF, se realiza la verificación”.

como verificar una firma digital

Si quieres saber más sobre cómo verificar la firma digital, te invito a que ingreses acá.

¿Cómo utilizar la firma digital en Humanage?

Las empresas que deciden trabajar con Humanage, plataforma de gestión documental, y eligen la firma digital, garantizan la máxima seguridad a sus colaboradores.

Para firmar digitalmente en Humanage se pasa por 4 procesos de autenticación para garantizar que quién está ingresando y firmando es realmente la persona que dice ser.

En primer lugar accede al sistema con una contraseña que seteó previamente.

Luego, si debe firmar un recibo de sueldo, selecciona la opción firmar e ingresa la clave que configuró para la firma digital.

Después viene una tercera verificación a través de una OTP (One Time Password). Y por último, ingresa un pin que termina de cerrar el ciclo de verificación de la persona.

firma digital en Humanage

¡Completamente seguro y muy fácil de usar!

Qué es la Firma Electrónica

La Ley 25.506, define la firma electrónica:

“Es el conjunto de datos electrónicos integrados, ligados o asociados de manera lógica a otros datos electrónicos, utilizado por el signatario como su medio de identificación, que carezca de alguno de los requisitos legales para ser considerada firma digital. En caso de ser desconocida la firma electrónica corresponde a quien la invoca acreditar su validez”.

La firma electrónica es válida en Argentina, sin embargo, no serviría para realizar trámites como compra de bienes o servicios.

Es una firma más fácil de obtener pero no cuenta con los mismo factores de autenticación con los que cuenta la firma digital.

Cómo hacer la Firma Electrónica en Argentina

La firma electrónica en Argentina es un poco más fácil de obtener con respecto a la firma digital.

No hace falta hacerla con una Autoridad de Registro. Esta firma se obtiene con un acuerdo entre ambas partes (la empresa que quiere contratar la firma electrónica y la empresa que ofrece este servicio).

Una vez realizado este acuerdo, el colaborador solo tendría que setear una única contraseña con la que podrá firmar un recibo de sueldo, o una comunicación.

La firma electrónica no se rige por el principio de no repudio, como te comenté anteriormente.

En el caso de desconocimiento por parte del empleado, la empresa será la responsable de demostrar lo contrario.

¿Cómo utilizar la firma electrónica en Humanage?

La plataforma Humanage soporta ambas firmas: tanto la firma electrónica como la firma digital.

Incluso, existen algunos clientes que tienen una parte de sus empleados con firma electrónica y otros con firma digital.

La decisión de qué firma utilizar depende completamente de ti y tus necesidades.

Para usar la firma electrónica, el colaborador deberá ingresar a la plataforma con su usuario y contraseña.

Si tiene alguna comunicación que firmar, va a seleccionar que está conforme con lo que se le comunica, ingresará una contraseña que configuró previamente y ¡listo!

Con estos sencillos pasos, el documento habrá quedado firmado por el colaborador e inmediatamente archivado de manera digital.

Por supuesto, el uso de la firma electrónica y la firma digital en Humanage solo será posible si contratas el servicio con Cardinal.

Principales Diferencias entre la Firma Digital y Firma Electrónica

Es probable que todavía te queden dudas sobre la firma electrónica y digital. Por eso te comparto las principales diferencias entre ambas.

  • La Firma Digital se obtiene de manera presencial y personal, mientras que la Firma Electrónica se puede otorgar sin la presencia de la persona, es decir, de manera virtual.
  • La Firma digital tiene más de un factor de autenticación. La Firma Electrónica solo tiene un factor de autenticación.
  • La Firma Digital se rige por el principio de no repudio, mientras que la Firma Electrónica no se rige por el principio de no repudio.
  • La Firma Digital es válida tanto para la firma jurídica como para la firma personal. Por su parte, la Firma Electrónica solo es válida para firma personal, no para juridica.
  • La Firma Digital es otorgada por una autoridad certificante oficial. La Firma Electrónica se trata de un acuerdo entre ambas partes donde se designa una empresa que emitirá esta firma y ambas partes acuerdan que será válida.

diferencias entre firma digital y firma electrónica

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Beneficios de tener la Firma Digitalizada

La digitalización de la firma trae consigo muchos beneficios. Como hemos visto a lo largo de todo este contenido, los procesos se facilitan al tener esta opción en tu empresa.

Veamos algunos de los más importante para tu organización:

  • Ayuda con el proceso de despapelización
  • Agiliza procesos
  • Minimiza tiempos de ejecución y respuesta
  • Ahorra costos en papel, tinta, impresión y distribución
  • Potencia la seguridad en los procesos
  • Automatiza tareas
  • Aumenta la productividad del equipo

Tener la firma electrónica y/o la firma digital será un cambio radical en los procesos de Recursos Humanos.

Será más fácil que el empleado firme su recibo y se mantenga toda la documentación al día.

Hacerle seguimiento a este proceso no será manual, se hará de manera automatizada a través de una plataforma de gestión documental que permite llevarlo a cabo.

Además de digitalizar los recibos, también podrás digitalizar otros procesos del área como el onboarding y el offboarding de empleados.

Como ves, esta solución que llegó para quedarse se ha vuelto un must para cualquier empresa que se encuentre activa y vigente en estos tiempos.

La presencialidad para llevar a cabo ciertos procesos que muchas empresas ya han digitalizado está quedando en el pasado gracias a plataformas digitales.

Como último consejo te recomiendo que averigues bien antes de tomar una decisión.

Ambas firmas son válidas pero una es mucho más segura y que la otra. Además que está avalada 100% por la ley vigente de Argentina.

Consulta con tu departamento de legales y toma la mejor decisión para tu empresa, basándote siempre en información.

Dicho esto, ¡no esperes más! Es hora de adquirir la firma digital o la firma electrónica para tu organización.

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