Administrar una montaña de papeles que implica la gestión de personal es una función fundamental para cualquier departamento de recursos humanos. Por ello, se hace cada vez más necesario el uso de un software de gestión documental electrónica.
Una estrategia exitosa de gestión de documentos protege los datos confidenciales, mejora la eficiencia administrativa y resguarda la información ante cualquier riesgo, entre muchos otros beneficios.
En este artículo te habláremos sobre la gestión documental electrónica y su importancia. Además te presentamos Humanage de Cardinal System, un software con el que podrás facilitar y agilizar los procesos del departamento de recursos humanos.
¿Qué es la gestión documental electrónica?
Un sistema de gestión de documental electrónica, es un software robusto diseñado para centralizar los documentos digitalizados y relevantes de una organización, reemplazando así programas obsoletos, dispares o manuales.
Con ello se proporciona una solución integral para administrar la creación, captura, indexación, almacenamiento, recuperación y disposición de registros y activos de información.
¿La meta? Brindar una fuente única y coherente que pueda agilizar la colaboración, facilitar el cumplimiento, simplificar el control de la versión de los documentos y, en última instancia, conducir a una mayor eficiencia y retorno de la inversión.
Gestión documental electrónica y su papel en la despapelización.
Además de los beneficios ambientales ya conocidos, comenzar a usar documentos digitales también ofrece múltiples ventajas para la empresa y los empleados en sus labores cotidianas.
Puedes aumentar la productividad hasta en un 50%, triplicar la capacidad de procesamiento y crear un acceso rápido a documentos vitales al tiempo que reduce el almacenamiento, entre otros.
Dejar de usar papel optimizará tus procesos comerciales y se amortizará con el tiempo. Su factor clave de éxito es la infraestructura que construye alrededor de la gestión de documentos digitales.
El primer y más importante paso del proceso es encontrar un sistema adecuado. El software Humanage de Cardinal Systems es una excelente opción que puede suplir todos esos requerimientos.
Este sistema de gestión documental electrónico te brinda una gran cantidad de beneficios, a la par que te permite llevar a cabo tus procesos laborales sin la necesidad de usar ni una sola hoja de papel.
Importancia de la gestión documental electrónica
Las empresas y organizaciones descubren que un sistema de gestión documental electrónico bien diseñado e implementado correctamente puede ayudar a sus usuarios a abordar algunas de las tareas más redundantes y propensas a errores de las operaciones diarias.
Al utilizar las funciones sólidas de estos sistemas como el de Humanage de Cardinal Systems, los empleados trabajan más rápido y de manera más eficiente, especialmente cuando les brinda la capacidad de:
Eliminar impresiones y procesos manuales
- Obtener acceso instantáneo a información y documentos relevantes directamente en dispositivos móviles
- Navegar y mantener la relación entre documentos, modelos de diseño y espacios físicos o activos.
- Acceder a documentación precisa y completa, independientemente de la fuente y el formato, con solo unos pocos clics.
- Proporcionar control de versiones de documentos y administración de contenido para evitar que los usuarios trabajen en archivos incorrectos o desactualizados.
- Asegurarse de que los usuarios tengan acceso a documentación completa y actualizada relacionada con las órdenes de trabajo u otros procesos comerciales.
- Mantener la calidad, precisión e integridad de los datos y metadatos en un sistema unificado.
Humanage es un organizador, distribuidor e integrador de documentos que simplificará tus procesos y permitirá que tu equipo utilice los datos de la manera correcta.
A continuación te mencionamos algunos de sus otros beneficios por lo que debes usarlo.
Facturas electrónicas
Con esta funcionalidad podrás convertir a formato digital todos los comprobantes y recibos de pagos de tu plantilla laboral. De esta forma tendrás acceso a ellos desde cualquier lugar y momento.
Cada vez más empresas optan por esta modalidad de facturación cuando realizan el proceso de cambio digital. Esta metodología reduce los costos en gran medida para el departamento de recursos humanos, a la par que mejora los procesos y aumenta el rendimiento.
Firma digital
Ya sabemos que la firma digital es un recurso tecnológico con el que puedes firmar de manera digital tus documentos electrónicos. Con ello cuentas con la seguridad de la autoría de un documento o cualquier tipo de mensaje importante.
Gracias al software Humanage puedes configurar tu firma digital. Así podrás firmar cualquier documento no importando el lugar donde te encuentres, además de agilizar las gestiones de tu organización respaldada por la validez legal
Seguridad de la información
Los documentos y la información almacenada en el software Humanage están protegidos contra el acceso no autorizado mediante estrictas normas de seguridad.
Las copias de seguridad proporcionan registros vitales y protecciones de recuperación ante cualquier tipo de desastres. Esto te generará la confianza de que tus datos están completamente resguardados.
Facilidad de la información
Cuando los documentos se guardan en un sistema de gestión documental electrónica, todo el contenido destacado se archiva e indexa con metadatos.
Esto permite capacidades de búsqueda avanzadas cuando alguien necesita ubicar documentos que se han digitalizado y almacenado. En segundos, las búsquedas complejas producen resultados precisos, lo que ahorra tiempo, dinero y agiliza los procesos.
Conclusión
Un sistema de gestión documental electrónico se emplea para procesar y almacenar tanto documentos como imágenes. En la práctica, esto significa que digitaliza tus documentos en papel reduciendo la necesidad de almacenamiento de archivos físicos y papel.
Con la ayuda de motores de búsqueda sofisticados, los sistemas de administración de documentos brindan acceso rápido a cualquier documento o archivo, eliminando el tiempo dedicado a buscar documentos.
Además te brinda seguridad de información y la posibilidad de trabajar con firmas digitales y facturación electrónica, entre otra gran cantidad de funcionalidades.
Con el software Humanage de Cardinal Systems puedes embarcarte en el viaje hacia la digitalización de tu departamento de recursos humanos. Esta herramienta tecnológica hará que tus labores cotidianas sean más fáciles y ágiles de realizar. No dudes en contactarnos.
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