Errores en el cálculo total del salario o retrasos en la fecha de pago, son algunas de las consecuencias que puede generar una deficiente gestión de nóminas y recursos humanos.

Este tipo de incidentes puede afectar la moral de los empleados, crear descontento y hasta llegar a interferir en su productividad laboral. Esto puede atentar contra la estabilidad general de la organización.

En este artículo te hablaremos sobre las mejores prácticas para la gestión de nóminas y recursos humanos, las funcionalidades que debe tener un software para estos procesos y los beneficios de implementarlo.

Gestión de nóminas

La nómina es el total de toda la compensación que una empresa debe pagar a sus empleados durante un período o una fecha determinada. Por lo general, es administrado por el departamento de recursos humanos de una empresa.

 La nómina también puede referirse a la lista de empleados de una empresa y el monto de la compensación que se le debe a cada uno de ellos.

 La gestión de nóminas es un proceso complejo que implica una estrecha colaboración entre varios departamentos. Toda esta información es recopilada para cada empleado y luego el monto neto a pagar se calcula en función de algunas variables, también influyen las deducciones y bonificaciones.

 Los cálculos se pueden hacer manualmente o con la ayuda de un software que lo genera automáticamente y sin posibilidades de errores humanos.

¿Qué debe hacer tu software de nómina para tu empresa?

A continuación te mostramos algunas funcionalidades que debe tener un software de gestión de nóminas y recursos humanos:

Integración

Te debe permitir conectar a los sistemas ya existentes. La integración de datos reúne toda la información necesaria en un solo lugar, lo que resulta en una gestión de nómina sin ningún tipo de problemas.

Gestión fiscal

Un sistema de nómina bien adaptado tiene su propio módulo de gestión fiscal. El cálculo automatizado de los parámetros fiscales no deja lugar a errores en la nómina.

Gestión de cumplimiento

Las leyes cambian ocasionalmente, lo que hace que la gestión del cumplimiento sea la más complicada. Debes asegurarte de que el software de nómina cumpla con la ley y pueda actualizarse cuando sea necesario.

Basado en la nube

Un sistema basado en la nube no sólo agilizará el ritmo de trabajo, sino que también proporciona un alto nivel de seguridad de los datos. De esta forma puedes entregar los recibos de pago para que sean visualizados por los empleados desde cualquier lugar y dispositivo.

Gestión de facturas

La gestión de facturas y el manejo de gastos son las dos características más importantes del software de gestión de nómina y recursos humanos. Llevar un registro de tus solicitudes de reembolsos y créditos se vuelve fácil con este tipo de soluciones.

Personalización

Un sistema de nómina eficiente es el que presenta plantillas y parámetros personalizables. Los parámetros establecidos como los impuestos, contribuciones, salarios básicos y otras características te permiten personalizarlo en cualquier momento.

Envío de impuestos

Con este software podrás generar casi cualquier informe y documento, así como el procesamiento de impuestos para cumplir con las leyes fiscales.

Precisión de cálculo

Para obtener resultados precisos, debes asegurarte de que tu software implemente correctamente todos los algoritmos y fórmulas de cálculo. Así, hay menos posibilidades de que se cometan errores humanos.

 Procesos de la gestión de nóminas y recursos humanos

Beneficios de un software de gestión de nóminas

Los softwares de gestión de nómina brindan una serie de beneficios. Entre ellas incluyen: 

  • Realiza más rápidamente cálculos de nómina y deducciones.
  • Genera recibos de pago precisos.
  • Calcula con el mínimo esfuerzo bonificaciones, gastos, pago de vacaciones, entre otros.
  • Automatiza ciertas tareas, como los informes de fin de año.
  • Eliminar la necesidad de comprender la compleja legislación fiscal.
  • Almacena datos como nóminas e informes anuales en un sistema seguro y de fácil acceso.

Estos software también pueden proporcionar datos y análisis adicionales para que la información de nómina sea más útil para la empresa..

Papel del departamento de RRHH en la gestión de nóminas.

En ocasiones la gestión de nómina puede ser manejada por otro personal y tiene entre su responsabilidad realizar los pagos y calcular los impuestos que deben retenerse cada mes.

El departamento de recursos humanos gestiona los procesos relacionados con el pago de un empleado, como aumentos salariales, bonificaciones e incentivos, días de vacaciones y permisos, entre otros.

Pero con el avance continuo en las últimas tecnologías, la gestión de los empleados y sus registros se ha vuelto más ágil y rápida de llevar.

Es por ello que muchas empresas ahora vinculan su sistema de gestión de nómina con las actividades de RR.HH. Esto simplifica aún más los procesos, lo que ahorra tiempo y dinero.

Como su único punto de encuentro es el recurso humano, es de vital importancia la conexión entre estas dos áreas para que puedan lograrse los objetivos de cumplir con los salarios puntuales para los empleados.

Requisitos de ley para la gestión de nóminas.

Para cualquier empresa que contrata personal, es importante comprender las obligaciones legales relacionadas con la gestión de nómina y recursos humanos.

 Por lo general, un empleador es libre de establecer su propio sistema de administración de nóminas y puede elegir la frecuencia de pago. Sin embargo, existen límites a lo que un empleador puede hacer y lo que debe hacerse para mantener el cumplimiento legal.

 Un software de gestión de nóminas debe estar actualizado con las leyes estipuladas dependiendo del país donde se esté ejecutando. Gestiones para el seguro social, impuestos, deducciones, bonificaciones, prestaciones sociales, aguinaldos, utilidades y vacaciones, entre otros, son algunas de las características con las que debe contar.

Beneficios de la gestión de nóminas y recursos humanos

Conclusión

Claramente, para cualquier empresa u organización, la nómina es uno de los aspectos más importantes. Es un proceso elaborado y desarrollado para controlar y mantener las tareas multifacéticas relacionadas con el salario de los empleados.

Cuando los pagos se depositan a tiempo y sin errores, conduce a la satisfacción y motivación de los empleados. Por tanto, un sistema de gestión de nóminas y recursos humanos es una de las mejores alternativas tanto para los empleados como para la organización.

El software Humanage de Cardinal System puedes integrarlo con los sistemas de gestión de nóminas y obtener innumerables beneficios como distribuir los recibos que generan estas herramientas. Esto se traduce en mayor comodidad tanto para ti como para tus empleados.

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