En Argentina firmar los documentos de forma electrónica tiene la misma validez que la tradicional del tipo manuscrita. Pero para ello debes realizar el registro de firma digital.
Son innumerables los beneficios que se desprenden de esta herramienta. Te da la facilidad de validar tus documentos no importando donde te encuentres, además puedes gestionarlos más fácilmente con la comodidad que te brinda la tecnología.
En este artículo te hablaremos sobre el proceso de registro de firma digital, qué es, cómo hacerlo de la manera correcta y la importancia que tiene llevar a cabo este procedimiento.
¿Qué es una firma digital?
Las firmas digitales funcionan de manera similar a las “huellas dactilares” digitales. La firma digital, que adopta la forma de un mensaje codificado, vincula de forma segura a un firmante con un documento en una transacción registrada.
Es un esquema matemático para demostrar la autenticidad de mensajes o documentos digitales. Es una huella digital virtual que es exclusiva de una persona y se utiliza para identificar a los firmantes y proteger los datos en documentos digitales.
En muchos países, incluido Argentina, las firmas digitales se consideran legalmente vinculantes, de la misma manera que las firmas tradicionales de documentos escritos a mano. Tal como lo refleja la Ley 25.506 de Firma Digital.
La firma digital tiene su fundamento en dos pilares: la tecnología blindada con la que no se puede hacer ninguna alteración y un ente que permite certificar la identidad del firmante. Esto le otorga a la firma digital integridad, autenticidad, confidencialidad y confiabilidad.
¿Cómo hacer el registro de una firma digital?
En Argentina el ente encargado de regular estos procesos es la Secretaría General de la Gobernación. Fue encomendado por la Oficina Nacional de Tecnologías de Información (ONTI), dependiente del Ministerio de Modernización de la Nación.
El registro de firma digital en Argentina puede hacerse de dos formas:
Firma digital por hardware
En este caso consiste en gestionar el certificado de firma digital emitido por AC-ONTI. Esta modalidad te permite firmar digitalmente cualquier documento o transacción, con la utilización de un dispositivo criptográfico (token).
Este certificado de firma digital se emitirá a nombre del suscriptor.
Para ello necesitas:
- Documento Nacional de Identidad (DNI) y tener número de CUIL o CUIT.
- Contar con un dispositivo criptográfico Token con ciertas especificaciones técnicas. (Debe ser válido ante Instituto Nacional de Estándares y Tecnología NIST).
- Para validar los archivos firmados digitalmente se deberá incorporar la cadena de certificados emitidos por AC-Raíz, que incluye todos los certificados de las autoridades certificantes públicas y privadas. No es requisito excluyente al momento de tramitar la firma.
Firma Digital Remota
Consiste en realizar el certificado de firma digital emitido por la Secretaría de Modernización de la Nación (AC-Modernización-PFDR). En este caso podrás firmar únicamente documentos en formato PDF desde la Plataforma de Firma Digital Remota, empleando para ello tu teléfono inteligente.
Para ello necesitas:
- Tener un teléfono inteligente
- Tener una cuenta de correo electrónico asociada al teléfono
- Instalar en el teléfono la aplicación para generar código OTP (One Time Password). Además, sincronizar fecha y hora en modo automático.
- Documento Nacional de Identidad (DNI) y tener número de CUIL o CUIT.
¿Por qué hacer el registro de firma digital?
La seguridad es el principal beneficio de las firmas digitales. Las capacidades de seguridad integradas en las firmas digitales garantizan que un documento no se altere y que las firmas sean legítimas.
Pero además de proteger los datos confidenciales en línea, las firmas digitales no impiden la eficacia de los flujos de trabajo de documentos en línea; de hecho, en comparación con los procesos en papel, a menudo ayudan a mejorar la gestión de documentos.
Cuando se implementa este recurso, la firma de un documento se vuelve simple y se puede realizar en cualquier computadora o dispositivo móvil. Y, dado que la firma digital está incrustada en el archivo, se puede usar en cualquier lugar donde se transmita y en cualquier dispositivo.
Al proporcionar el estado de todos los documentos, determinar si han sido firmados o no y observar un registro de auditoría, los documentos firmados digitalmente también son fáciles de controlar y realizar un seguimiento.
Otros beneficios del uso de firmas digitales incluyen:
- Ahorro de tiempo. Las firmas digitales simplifican los lentos procesos de firma, almacenamiento e intercambio de documentos físicos, lo que permite a las empresas acceder y firmar documentos rápidamente.
- Disminución de costes. Las organizaciones pueden dejar de usar papel y ahorrar el dinero que antes gastaba en los recursos físicos y en el tiempo, el personal y el espacio de oficina que se usaba para administrarlos y transportarlos.
- Impacto ambiental positivo. Minimizar el uso de papel también reduce los desechos físicos generados por el papel y el impacto ambiental negativo del transporte de documentos en papel.
- Trazabilidad. Las firmas digitales crean un registro de auditoría que facilita el mantenimiento de registros internos para las empresas. Con todo registrado y almacenado digitalmente, hay menos oportunidades para que un firmante manual o un encargado del registro cometa un error o extravíe algo.
Conclusión
Los acuerdos y transacciones que alguna vez se firmaron en papel y se entregaron físicamente ahora se reemplazan con documentos y flujos de trabajo totalmente digitales a medida que se realizan más negocios en línea.
Pero para ello debes realizar el registro de firma digital. De forma tal que puedas verificar y autenticar que estos documentos, datos y comunicaciones comerciales críticos son confiables y se entregan de manera segura.
Actualmente existen soluciones tecnológicas en el mercado que son autoridad de registro y que permiten emplear tu firma digital para realizar las transacciones diarias de la empresa. El software de gestión documental de recursos humanos Humanage de Cardinal Systems es uno de ellos.
Comentarios recientes